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Vorbereitet auf die DSGVO – Händlerbund bietet zentrale Dateiablage

Services | 16.05.2018

Die Vorbereitungen beginnen...

Die Sammelwut bei der Datenerhebung – die ganz bestimmt auch unbemerkt in Ihrem Unternehmen grassiert – hat zur Folge, dass immens viele Datensätze herumgeistern und unzählige Datenverarbeitungsvorgänge stattfinden. Weil es der Name schon sagt, Daten“schutz“grundverordnung, sollen die Betroffenen, also alle, deren Daten verarbeitet werden, auch mehr Auskunfts- und Schutzrechte haben.

Für Händler resultiert dies in neuen Dokumentationspflichten, sowie in Informations- und Auskunftspflichten gegenüber den Betroffenen. Anspruchsberechtigt sind hierbei die Aufsichtsbehörden sowie die Betroffenen selbst, deren Daten Sie verarbeiten (z. B. Bestandskunden, Webseitenbesucher, Vertragspartner).

Für Händler erstreckt sich die Umsetzung der DSGVO daher neben der Aktualisierung der Datenschutzerklärung insbesondere auf folgende Bereiche: 

Schritt 1: Dateninventur durchführen

Um mit der Umsetzung der DSGVO beginnen zu können, müssen sich zunächst alle betroffenen Unternehmen einen Überblick verschaffen, welche Daten sie überhaupt in ihrem Unternehmen verarbeiten, um einschätzen zu können, wo optimiert, angepasst und gelöscht werden muss. Gehen Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen durch, wo persönliche Daten erhoben, gespeichert und weiterverarbeitet werden. Nutzen Sie für dieses sog. Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten gerne unser Muster. Die Ausichtsbehörden können ab dem 25. Mai 2018 Einsicht 

Schritt 2: Auftragsverarbeitung anpassen

Haben Sie Ihre Dateninventur sorgsam durchgeführt, wissen Sie nun genau, wer in Ihrem Unternehmen mit Daten arbeitet. Darunter sind ganz gewiss auch externe Dienstleister und Vertragspartner, etwa Callcenter, Mailing-Dienstleister oder Cloud-Services. Verträge mit solchen Helfern, sog. Auftragsverarbeitungsverträge, müssen noch vor dem 25. Mai 2018 überprüft und künftig neu gefasst werden. Noch keine Verträge im petto? Nutzen Sie unser Muster.

Gut strukturiert mit einer zentrale Dateiablage für Ihre Dateien

Mit einem aufbereiteten Verzeichnis über Ihre Datenverarbeitungsvorgänge in einer zentralen Dateiablage können Unternehmen Anfragen und Auskunftsersuchen in der Praxis leichter und strukturierter Herr werden.

Die kostenlose Dateiablage steht allen Händlerbund-Mitgliedern zur Verfügung und bietet Platz für

  • alle Verträge zur Auftragsverarbeitung;
  • das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten;
  • Sonstige Dateien (z. B. IT-Sicherheitskonzept, Dokumentation von Datenpannen)

Zugang zur zentralen Dateiablage erhalten Mitglieder ohne gesonderte Registrierung wie folgt:

  1. Loggen Sie sich dafür bitte mit Ihren persönlichen Zugangsdaten unter https://cloud.haendlerbund.de/ ein.
  2. Laden Sie Ihre Dateien über den Button „weitere Datei hochladen“ hoch.

Ein weiterer Vorteil: Das Archiv erinnert Händler regelmäßig daran, ihre Datenverabeitungsvorgänge und Verträge zu überprüfen.

Lesetipp: Ausführliches Informationsmaterial und Handlungsempfehlungen rund um die DSGVO finden Sie unter den folgenden Links:

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