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Für geschäftliche E-Mails gelten die gleichen Formvorschriften wie für herkömmliche "echte" Briefe, die per Post oder Fax übermittelt wurden.
Übrigens gelten Bestellscheine und Rechnungen ebenfalls als Geschäftsbriefe und bringen damit auch einige Formvorschriften mit sich.
Was Sie beim schreiben von geschäftliche E-Mails zu beachten haben, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Pflichtangaben in einer E-Mail-Signatur eines eingetragenen Kaufmannes ergeben sich aus § 37a Handelsgesetzbuch (HGB). Auf allen Geschäftsbriefen (also auch in der E-Mail-Signatur) des Kaufmanns, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen folgende Angaben gemacht werden:
Für Einzelkaufleute, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, gilt die genannte Regelung nicht. Sie ist auch nicht sinngemäß auf nicht eingetragene Einzelunternehmer anwendbar. Online-Händler dürfen sich aber freiwillig an den Vorgaben für eingetragene Kaufleute und dem im Online-Shop vorhandenem Impressum orientieren und ihren ausgeschriebenen Vornamen, den Familiennamen und ihre ladungsfähige Anschrift in die Signatur von geschäftlichen E-Mails aufnehmen.
Die Pflichtangaben für die E-Mail-Signatur einer GmbH ergeben sich aus § 35a GmbHGesetz:
Weitere Gesellschaftsformen haben ebenfalls Pflichtangaben in ihre E-Mail-Signatur einzufügen:
Angaben zu Telefon, E-Mail und Webseite sind in der Signatur generell nicht erforderlich. Bei Rechnungen ist zusätzlich die Ust.-.Id.-Nummer anzugeben, sofern beantragt.
Gemäß den eBay-Grundsätzen ist es nicht gestattet, bei der Kommunikation mit Käufern über das interne Ebay-System folgende Elemente einzufügen:
Damit soll verhindert werden, dass zwar über eBay Kontakt hergestellt wird, Verträge aber außerhalb von Ebay abgeschlossen werden. Ein Verstoß gegen diesen Grundsatz kann zu einer eBay Kontosperrung führen. eBay möchte die Verwendung von E-Mail-Signaturen selbstverständlich nicht gänzlich verbieten, sondern steht einer Einhaltung der gesetzlichen Signaturpflichten (s.o.) nicht im Weg. Es ist lediglich auf alle zusätzlichen - gesetzlich nicht vorgeschriebenen Angaben - zu verzichten.
Niet&Nagel GmbH
Sitz: Cloppenburg
Registergericht: Amtsgericht Cloppenburg, HRB 999999
Geschäftsführer: Napoleon Niet, Elisabeth Nagel
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