Pflichtangaben E-Mail-Signatur

1. E-Mails sind Geschäftsbriefe

Für geschäftliche E-Mails gelten die gleichen Formvorschriften wie für herkömmliche "echte" Briefe, die per Post oder Fax übermittelt wurden. Übrigens: Bestellscheine und Rechnungen gelten ebenfalls als Geschäftsbriefe.

Pflichtangaben für eingetragene Kaufleute

Die Pflichtangaben in einer E-Mail-Signatur eines eingetragenen Kaufmannes ergeben sich aus § 37a Handelsgesetzbuch (HGB). Auf allen Geschäftsbriefen (also auch in der E-Mail-Signatur) des Kaufmanns, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen folgende Angaben gemacht werden:

• seine Firma,
• die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere "e.K.", "e.Kfm." oder "e.Kfr."
• der Ort seiner Handelsniederlassung,
• das Registergericht
• und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist

Was gilt für Kaufleute, die nicht eingetragen sind?

Für Einzelkaufleute, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, gilt die genannte Regelung nicht. Sie ist auch nicht sinngemäß auf nicht eingetragene Einzelunternehmer anwendbar. Online-Händler dürfen sich aber freiwillig an den Vorgaben für eingetragene Kaufleute und dem im Online-Shop vorhandenem Impressum orientieren und ihren ausgeschriebenen Vornamen, den Familiennamen und ihre ladungsfähige Anschrift in die Signatur von geschäftlichen E-Mails aufnehmen.

2. Sonderregelungen für Gesellschaften

Die Pflichtangaben für die E-Mail-Signatur einer GmbH ergeben sich aus § 35a GmbHGesetz:

• Firma mit Rechtsformzusatz "GmbH"
• Sitz der GmbH,
• das Registergericht des Sitzes,
• Handelsregisternummer
• alle Geschäftsführer,
• soweit vorhanden der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• Angaben über die Zweigniederlassung
• das Stammkapital, sofern Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden.

Weitere Gesellschaftsformen haben ebenfalls Pflichtangaben in ihre E-Mail-Signatur einzufügen:

• Offene Handelsgesellschaft (OHG), vgl. 125a Abs. 1 HGB
• Kommanditgesellschaft (KG), vgl. §§ 177a, 125a HGB
• Aktiengesellschaft (AG), vgl. § 80 Aktiengesetz (AktG)

Angaben zu Telefon, E-Mail und Webseite sind in der Signatur generell nicht erforderlich. Bei Rechnungen ist zusätzlich die Ust.-.Id.-Nummer anzugeben, sofern beantragt.

3. Besonderheiten bei Signaturen im internen eBay-System

Gemäß den eBay-Grundsätzen ist es nicht gestattet, bei der Kommunikation mit Käufern über das interne Ebay-System folgende Elemente einzufügen:

• elektronische Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse),
• Adresse und
• Hinweis auf den eigenen Online-Shop (z.B. Link).

Damit soll verhindert werden, dass zwar über eBay Kontakt hergestellt wird, Verträge aber außerhalb von Ebay abgeschlossen werden. Ein Verstoß gegen diesen Grundsatz kann zu einer eBay Kontosperrung führen. eBay möchte die Verwendung von E-Mail-Signaturen selbstverständlich nicht gänzlich verbieten, sondern steht einer Einhaltung der gesetzlichen Signaturpflichten (s.o.) nicht im Weg. Es ist lediglich auf alle zusätzlichen - gesetzlich nicht vorgeschriebenen Angaben - zu verzichten.

Beispiel einer Signatur im internen eBay-Nachrichtensystem:

Niet&Nagel GmbH
Sitz: Cloppenburg
Registergericht: Amtsgericht Cloppenburg, HRB 999999
Geschäftsführer: Napoleon Niet, Elisabeth Nagel

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