E-Rechnungspflicht 2025 » Digitale Rechnung für Unternehmen

Elektronische Rechnungspflicht: Rechtlicher Hintergrund und Geschichte

Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz, welches bereits 2023 von der Bundesregierung als Teil einer umfassenden Steuerreform beschlossen wurde. Eine weitere Grundlage stellt die E-Rechnungsverordnung dar, welche die verbindliche Nutzung der elektronischen Rechnung für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 einführt.

Ziel dieser Regelung ist es, die Steuerhinterziehung insbesondere bei der Umsatzsteuer effizienter zu bekämpfen. Hierbei wird auf europäische Normen zurückgegriffen, die eine medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen ermöglichen sollen.

Die Grundlage hierfür bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den rechtlichen Rahmen für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen schuf.

Auf dieser Basis entstand in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen, die zunächst im öffentlichen Sektor implementiert wurde und ab 2025 nun auf alle B2B-Umsätze ausgeweitet wird.

Ein weiteres wichtiges Gesetz stellt das E-Rechnungsgesetz (auch: Gesetz zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen) dar. Gemäß diesem sind Unternehmen, welche öffentliche Aufträge erfüllen, bereits seit November 2020 verpflichtet, für diese E-Rechnungen auszustellen.

Bezug zur EU: „VAT in the Digital Age“

Die E-Rechnungspflicht ist Teil der europäischen Strategie zur Digitalisierung des Steuerwesens. Besonders relevant ist die Initiative VAT in the Digital Age (ViDA), die der Rat der Europäischen Union am 11.03.2025 verabschiedet hat. Ab dem 1. Juli 2030 wird die strukturierte E-Rechnung samt digitaler Echtzeit-Meldepflicht auch für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU verpflichtend. Diese Systeme sollen durch die Daten aus E-Rechnungen gespeist werden, was eine europaweite Harmonisierung der Umsatzsteuererfassung und -meldung bis spätestens 2035 unterstützen soll.

E-Rechnungspflicht: Wer ist betroffen?

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft sämtliche umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) abwickeln. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – ausgenommen sind hiervon Kleinunternehmen nach § 19 UStG.

Bei diesen regelte der § 19 UStG bisher, dass die Umsatzsteuer „nicht erhoben“ wurde. Das am 22.11.2024 beschlossene Jahressteuergesetz 2024 passte den Paragrafen nun jedoch an. Ab Januar 2025 gelten Kleinunternehmen mit, einem Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro und aktuellen Jahresumsatz bis höchstens 100.000 Euro, als von der Umsatzsteuer befreit. Ein zusätzlicher neuer § 34 a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung legt zudem fest, dass Kleinunternehmen auch weiterhin sonstige Rechnungsformate, also PDF oder Papierform, zurückgreifen können.

Ganz vorbei am Thema E-Rechnung kommen Kleinunternehmen jedoch nicht. Denn wenn Lieferanten E-Rechnungen versenden, müssen Kleinunternehmen diese dennoch annehmen, verarbeiten und archivieren.

Für alle Betroffenen gelten darüber hinaus die folgenden vier Ausnahmen:

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
Fahrausweisrechnungen
Rechnungen aus dem B2C-Bereich
Rechnungen, bei denen Rechnungsaussteller oder Rechnungsempfänger ihren Sitz im Ausland haben – hier bleibt weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung zulässig

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss bestimmten technischen Standards entsprechen, um maschinell verarbeitet werden zu können. Dies umfasst insbesondere die Norm EN 16931, die für den strukturierten Datenaustausch sorgt. Zudem ist es essenziell, dass die Rechnung interoperabel und automatisiert verarbeitbar ist. Das bedeutet, dass das Dateiformat durch verschiedene Geräte und Software universell lesbar sein muss.

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:

XRechnung: XML-basiertes maschinell lesbares Format
ZUGFeRD: „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, ein hybrides Format, das sowohl für maschinelle als auch für menschliche Lesbarkeit geeignet ist

Ein PDF oder ein anderweitig digital eingescanntes Rechnungsdokument sind keine E-Rechnungen. Diese Formate, ebenso wie auch die Papierrechnung, werden künftig unter der Bezeichnung „sonstige Rechnungen“ gehandhabt.

Zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im korrekten Format erstellen und empfangen kann. Gängige Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexware und WISO bieten bereits entsprechende Funktionen an.

Wie bewahrt man eine E-Rechnung korrekt auf?

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, betreffen E-Rechnungen genauso wie auch zuvor andere Rechnungsformate. Ganz konkret bedeutet dies im Falle der E-Rechnungen, dass diese revisionssicher und im Originalzustand aufbewahrt werden müssen. Weiterhin gilt auch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gemäß § 14 UStG.

E-Rechnungspflicht: Übergangsfristen

Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen die E-Rechnung nutzen, müssen jedoch nicht sofort auf die Nutzung von Papier- oder PDF-Rechnungen verzichten. Eine Übergangsfrist erlaubt die weitere Nutzung alter Formate bis zum 31. Dezember 2026, wobei die Zustimmung des Empfängers hierfür erforderlich ist.

Alle wichtigen Termine im Überblick

1.Januar 2025

Entfall des Vorrangs der Papierrechnung

Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ganz ohne Übergangsfrist.
bis 31.Dezember 2026

Nutzung „sonstiger Formate“ erlaubt, bei Zustimmung Empfängerseite

Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.
01.Januar 2027

E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch ausstellen und versenden.
01.Januar 2028

E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro

Die Pflicht zum Ausstellen und Versenden gilt dann für alle Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.
01.Juli 2030

E-Rechnungspflicht für grenzüberschreitende EU-Umsätze

Im Rahmen von ViDA wird die strukturierte E-Rechnung mit digitaler Echtzeit-Meldung auch für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU verpflichtend.
01.Januar 2035

ViDA: EU-weit einheitliche Meldesysteme

Vollständige Harmonisierung der nationalen Meldesysteme im Rahmen von ViDA.

Unternehmen, die den Vorgaben der E-Rechnungsverordnung nicht nachkommen, riskieren Sanktionen, da die korrekte Rechnungsstellung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist. Wer vorsätzlich oder fahrlässig keine oder keine rechtzeitige E-Rechnung ausstellt, begeht nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann (§ 26a Abs. 3 UStG). Zusätzlich kann der Rechnungsempfänger seinen zivilrechtlichen Anspruch auf Erteilung einer ordnungsgemäßen Rechnung notfalls vor Gericht durchsetzen. Fehlende oder unvollständige E-Rechnungen können zudem zu Nachforderungen durch das Finanzamt führen.

Was ändert sich 2027 im E-Commerce-Recht?

Hier haben wir für dich alle Änderungen zusammengefasst, die auf Online-Händler und Unternehmen im E-Commerce 2027 zukommen.

Zu den Gesetzesänderungen

E-Rechnung ab 2027: Was ändert sich konkret?

Zum Jahreswechsel 2026/2027 geht es nicht mehr nur um den Empfang, sondern auch um den **Versand** von E-Rechnungen. Entscheidend ist dabei der Umsatz des Vorjahres:

Hast du 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen und versenden.
Lag dein Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, darfst du noch das ganze Jahr 2027 mit Papier- oder PDF-Rechnungen abrechnen – sofern dein Kunde zustimmt.
Spätestens ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle, unabhängig vom Umsatz.

Praxistipp: Prüfe schon jetzt, ob dein Shopsystem, deine Warenwirtschaft oder dein Buchhaltungsprogramm E-Rechnungen im korrekten Format erstellen kann. Eine kurze Rückfrage beim Anbieter oder deinem Steuerbüro schafft schnell Klarheit. Hast du bereits B2B-Kundschaft, kannst du frühzeitig klären, an welche Adresse die E-Rechnung künftig gehen soll.

Welche Vorteile und Nachteile bringt die E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnung wirkt auf Unternehmen zunächst wie ein großer Umbruch tradierter Prozesse. Der größte Vorteil erwächst dabei tatsächlich für die Regierung, welche sich durch die verstärkte Restriktion eine Senkung von Steuerbetrug und damit deutliche Mehreinnahmen erhofft. Aber auch Unternehmen können Positives aus der Neuerung mitnehmen:

Gesenkter Papierverbrauch
Weniger Aktenordner
Weniger Versandkosten für Briefe
Verbesserter Überblick über Finanzen
Effizienzsteigerung (kein manuelles Eingeben von Rechnungen mehr)

Diesen Vorteilen stehen allerdings auch einige Nachteile gegenüber:

Umstellungskosten für neue oder angepasste Buchhaltungssoftware
Schulungsaufwand für Mitarbeitende, die bisher mit Papier- oder PDF-Rechnungen gearbeitet haben
Für die Empfangspflicht gab es keine Übergangsfrist – Unternehmen mussten bereits zum 1. Januar 2025 umstellen
Zusätzlicher Aufwand durch die GoBD-konforme, revisionssichere elektronische Archivierung
Besonders für kleine Unternehmen mit geringer IT-Affinität kann die Umstellung anfangs eine spürbare Hürde darstellen

Bis man diese Vorteile wirklich auskosten kann, stehen jedoch einige Umstellungen um Raum. Unternehmen sollten hier frühzeitig in die Planung gehen.

Checkliste: Wie bereite ich mein Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vor?

Überprüfung bestehender Rechnungsprozesse
Beratungstermin mit Buchhaltungssoftware-Dienstleister
Beratungstermin mit dem Steuerbüro
Gespräch mit allen betreffenden Mitarbeitenden
Gespräch mit den wichtigsten Lieferanten
Auswahl eines geeigneten Formats
Information über Formatwahl an Kunden/Lieferanten mit Fristangabe
Anpassung der IT-Infrastruktur
Schulung der Mitarbeitenden
Testphase

Vor allem eine gezielte Testphase, beispielsweise mit ausgewählten Kunden, kann vor der finalen Umsetzung helfen, Baustellen zu identifizieren und zu beheben. Auch wenn die Übergangsfristen suggerieren, dass bis zur eigentlichen Pflicht noch viel Zeit ist, sollten Unternehmen diese Zeit nutzen, um sich aktiv vorzubereiten.

Zudem könnten Lieferanten hier bereits weiter sein und ab Januar 2025 jederzeit mit dem Versand von E-Rechnungen beginnen. Daher sollten vor allem für den Empfang von E-Rechnungen frühzeitig Vorkehrungen getroffen werden.

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Häufige Fragen zur E-Rechnugspflicht

Muss ich als Kleinunternehmer auch E-Rechnungen empfangen und versenden?

Den Empfang musst du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG genauso sicherstellen wie jedes andere Unternehmen – schon seit dem 1. Januar 2025 und ohne Übergangsfrist. Für das Ausstellen eigener Rechnungen gilt für dich weiterhin eine Erleichterung: Du kannst auch über 2027 hinaus bei sonstigen Formaten wie PDF oder Papier bleiben. Mehr zu den geltenden Umsatzgrenzen findest du in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Ist eine normale PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung muss als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz vorliegen (z. B. als XRechnung oder im hybriden ZUGFeRD-Format). Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht und gilt rechtlich als „sonstige Rechnung".

Brauche ich ein spezielles E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?

Nein. Für den Empfang genügt laut Bundesfinanzministerium ein ganz normales geschäftliches E-Mail-Postfach. Wichtig ist nur, dass eingehende E-Rechnungen dort nicht übersehen werden und du sie unverändert und revisionssicher aufbewahrst.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Kunden im Ausland?

Nein. Hat entweder der Rechnungsaussteller oder der Rechnungsempfänger seinen Sitz im Ausland, greift die inländische E-Rechnungspflicht nicht. In diesem Fall darfst du weiterhin z. B. eine Papier- oder PDF-Rechnung verwenden.

Was passiert, wenn ich trotz Pflicht keine E-Rechnung ausstelle?

Das kann als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Zudem ist ohne ordnungsgemäße E-Rechnung in der Regel kein Vorsteuerabzug möglich, und dein Kunde kann die Ausstellung einer korrekten Rechnung notfalls gerichtlich einfordern.

Ab wann genau muss ich selbst E-Rechnungen versenden?

Das hängt von deinem Vorjahresumsatz ab: Lag dieser 2026 über 800.000 Euro, greift die Pflicht für dich bereits ab dem 1. Januar 2027. Liegt dein Umsatz darunter, hast du bis Ende 2027 Zeit – ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz.

Betrifft mich die E-Rechnungspflicht auch bei Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht gilt ausschließlich im B2B-Bereich. Verkäufe an Verbraucher (B2C) sind davon nicht erfasst.

Was hat es mit ViDA und der E-Rechnung für EU-Geschäfte auf sich?

ViDA (VAT in the Digital Age) ist ein separates EU-Reformpaket, das ab dem 1. Juli 2030 auch für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU eine strukturierte E-Rechnung mit digitaler Echtzeit-Meldung vorschreibt. Die deutsche E-Rechnungspflicht ab 2025/2027 betrifft dagegen zunächst nur inländische Umsätze.

Kann ich eine fehlerhaft ausgestellte Rechnung nachträglich korrigieren?

Ja. Formell falsche Rechnungen lassen sich rückwirkend berichtigen, indem du die Rechnung nachträglich als ordnungsgemäße E-Rechnung im vorgeschriebenen Format ausstellst und versendest.

Geschrieben von
Rechtsanwältin Sandra May