So erstellen Sie
eine Rechnung

Im Online-Handel spielen Rechnungen genauso eine große Rolle wie im stationären Handel, deshalb ist es wichtig zu wissen, wie so eine Rechnung richtig aufgebaut ist, wann eine Rechnung ausgestellt werden muss und wie Rechnungen richtig aufbewahrt werden. In diesem Ratgeberbeitrag bekommen sie alle wichtigen allgemeinen Infos zu Thema Rechnungen.

Themenübersicht

1. Was ist eine Rechnung?
2. Rechnung = Vertragsschluss?
3. Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?
4. Wie sieht eine Rechnung inhaltlich aus?
5. Wie muss die Rechnung übersandt werden?
6. Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
7. Achtung Bußgeld!
8. Rechtlich abgesichert durch den Händlerbund

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird, § 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Rechnung = Vertragsschluss?

Die Erstellung oder Übersendung einer Rechnung lässt grundsätzlich keine Rechte oder Pflichten entstehen. Eine Zahlungspflicht entsteht im Zweifel schon mit Vertragsschluss. Einer gesonderten Rechnung bedarf es dazu nicht. Auch ist die Vorlage einer Rechnung nicht Voraussetzung, um Gewährleistungsansprüche geltend zu machen. 

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

• Führt ein Unternehmer eine Lieferung und sonstige Leistung für ein anderes Unternehmen aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen.
• Eine Rechnungsausstellungspflicht gegenüber einem Verbraucher gilt nur bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.B. Bauleistungen etc.).

Andere Leistungen an einen Nichtunternehmer berechtigen den Unternehmer zwar zur Rechnungsausstellung - es gibt jedoch keine Pflicht.

Wie sieht eine Rechnung inhaltlich aus?

Die Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers,
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (Netto-Betrag) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
• einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (nur bei Bauleistungen) und
• in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe "Gutschrift".

Kleinunternehmer ergänzen auf der Rechnung für den Kunden folgenden Hinweis: "Gem. § 19 UStG wird die Mehrwertsteuer in der Rechnung nicht ausgewiesen." Für Rechnungsbeträge mit einem Gesamtbruttobetrag bis einschließlich 250,00 Euro darf eine sog. "Kleinbetragsrechnung" erstellt werden, § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV). Beachte: Die Vereinfachung gilt nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung (§ 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG.

Wie muss die Rechnung übersandt werden?

Eine Rechnung kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (z.B. per E-Mail, Download) zur Verfügung gestellt werden. Bei Übersendung per E-Mail muss der Versender jedoch die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. Die elektronische Rechnung muss keine eingescannte Unterschrift enthalten. Eingescannte Unterschriften oder auch Hinweise wie z.B. "Diese Rechnung wurde elektronisch erstellt und ist ohne Unterschrift wirksam" sind aber nicht schädlich und dürfen weiterhin verwendet werden.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Der Unternehmer hat ein Doppel der von ihm ausgestellten Rechnungen sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Achtung Bußgeld!

Ein Verstoß gegen die oben genannten Pflichten (z.B. Aufbewahrungspflicht) kann eine Geldbuße nach sich ziehen. Vereinbarungen in der Absicht, die Leistungen ohne Ausstellung einer Rechnung zu erbringen, obwohl eine solche erforderlich war, um Umsatzsteuern zu ersparen, können sogar strafrechtliche Konsequenzen (z.B. wegen Steuerhinterziehung) nach sich ziehen.