Der Online-Handel ist in Deutschland in den letzten Jahren rasant gewachsen. Speziell zu der Zeit während Corona hieß es: Schneller, weiter, höher. Die Umsätze vieler Online-Shops sind explodiert und es war dann in der Konsequenz der Startschuss, hohe Fixkostenblöcke aufzubauen. Fixkostenblöcke, die den Online-Händlern nun um die Ohren fliegen.
Denn während die Kosten angezogen haben, ist in vielen Branchen der Umsatz nicht entsprechend mitgewachsen. Weniger Umsatz und höhere Kosten bedeuten eines: Sinkende Profitabilität. Sinkende Profitabilität führt auf Dauer zu zusätzlichen Schwierigkeiten und vor allem unruhigen Zeiten. Online-Händler müssen nun gegensteuern. Aber nicht durch ein schier unmögliches Umsatzwachstum, sondern durch eine gezielte Optimierung von Ausgaben und Kostenstrukturen.
Wir geben dir 7 effektive Tipp deine Kosten zu reduzieren, um am Ende des Tages die Profitabilität zu steigern.
Dieser Artikel ist in Kooperation mit https://www.steireif.com/
Kostenoptimierung ist nicht sexy, aber lohnenswert
Glaubt man dem Internet, vor allem den vielen Werbeanzeigen auf Instagram, so geht es nur um eines. Umsatzwachstum. Coaches, die den Online-Shop auf sechs- oder siebenstellige Monatsumsätze skalieren wollen. Mehr Umsatz, schnellerer Umsatz. Und eben nur ein Ziel: Mehr Bestellungen mit höherem Average Order Value.
Dieser Ansatz hat in den letzten Jahren zugegebenermaßen ganz okay funktioniert. Die Leute waren im Kaufrausch, hatten das Urlaubsbudget während der Corona-Zeit in Konsumartikel gesteckt. Doch diese Zeiten sind vorbei.
Wir selbst sehen übergreifend über verschiedene Branchen und Geschäftsmodelle zum Teil rückläufige Umsätze im zweistelligen Prozentbereich. Viele Umsatzrückgänge sind nicht gewünscht, aber speziell im Jahr 2025 gibt es viele Händler, die bewusst auf Mehrumsatz verzichtet haben. Einfach aus diesem Grund, da die Online-Marketingkosten stark gestiegen sind. Man hat also auf den Kauf von Umsatz verzichtet.
Was auch immer die Gründe dafür waren, Fakt ist: Umsätze sind in vielen Online-Shops rückläufig. Nicht um 2-3%, sondern zum Teil um 20%. Shops, die noch signifikant wachsen, sind zu beneiden, denn dies ist gerade nicht mehr die Norm.
Anstatt nun aber Wachstum zu erzeugen, wo kein Wachstum möglich ist, sollten Online-Händler lieber den Hebel ziehen, den sie selbst unter Kontrolle haben. Und das sind die Kosten. Denn Kostensenkungen können autark herbeigeführt werden. Keine externen Abhängigkeiten, hier geht es einfach darum, die eigenen Hausaufgaben zu machen.
Und ja, Kostenoptimierungsprogramme sind langweilig und unsexy. Aber sie sind gerade der größte Hebel, um den eigenen Online-Shop wieder auf den Pfad der Profitabilität zu führen.
Hürden, wenn es um Kostensenkungen geht
Kosten zu senken ist oftmals viel leichter gesagt als getan. Denn wenn es so offensichtlich wäre und Spaß bereiten würde, würde es jeder Geschäftsführer, Entscheider und E-Commerce Manager letztendlich von sich aus tun.
Zur Wahrheit gehört aber auch die Tatsache, dass sich Kostenapparate über die Zeit entwickeln. Hier mal eine SaaS-Lösung, dort mal ein Freelancer und am Ende die schlechten Einkaufskonditionen bei der Firma XY – all das führt dazu, dass nach einer gewissen Zeit im Business zu hohe Kosten entstehen.
Warum kappt man diese dann nicht einfach? Folgende Gründe gehören sozusagen zur Top 5, warum es für Unternehmen gar nicht so einfach ist, Geld zu sparen:
- Unklarheit hinsichtlich Ausgaben: Unternehmen fehlt schlicht der Überblick. Wo geht eigentlich das ganze Geld hin? Für was wird der monatliche Cashflow geopfert? Was kostet eigentlich ABC? Transparenz und Klarheit fehlen in vielen Fällen. Und was nicht klar ist, kann nicht gelöst werden
- Trägheit: Man hat keine Lust, sich in das Fegefeuer der Diskussion hinsichtlich der Nutzung von Tool X und Dienstleister Y zu begeben. Gerade in größeren Unternehmen ist die Trägheit der Faktor Nummer 1, warum die Kosten nicht signifikant gesenkt werden. Man könnte auch sagen: man ist zu faul, man ist zu satt. Das funktioniert auch in Zeiten wirtschaftlichen Aufschwungs, ist aber in der Krise eine fatale Eigenschaft.
- Angst: Kostensenkungen werden immer mit Verzicht verbunden. Aber Kosten zu senken ist nicht gleichbedeutend mit Abnehmen. Einer Herausforderung, die vielen aus dem Privatleben kennen. Abnehmen funktioniert nur über Kaloriendefizit. Weniger essen, mehr Sport treiben. Aber so funktionieren Kostensenkungsprogramme nicht. Man kann weniger ausgeben und dabei sogar an Effizienz gewinnen. Weniger Tools können oftmals besser sein. Weniger Freelancer können einen wahren Boost im Unternehmen auslösen. Angst ist hier eigentlich fehl am Platz
- Vertragliche Hürden: Ja, manchmal geht’s einfach nicht. Weil man in langfristigen Verträgen hängt. Das kann eine Hürde, aber kein Grund sein. Denn Verträge können verhandelt werden.
- Interne Querelen: Speziell wieder im Konzern oder in größeren Unternehmen, kann dies der Grund schlechthin sein. Nimmt man Ressourcen aus der Abteilung, oder kappt man teure Software, gleicht das oft einer öffentlichen Demütigung. Die Reaktion: Fach- oder Abteilungsleiter wehren sich und schießen quer.
Aber am Ende des Tages sind Hürden da, um sie zu überwinden. Folgende sieben Tipps können dabei helfen, wirklich signifikant Kosten einzusparen.
7 Tipps für Kostensenkung und mehr Profitabilität
Die folgenden Tipps und Strategien funktionieren nicht überall und in jedem Kontext. Kann man aber immerhin einen Gedanken mitnehmen, wird man Ergebnisse erzielen können.
1) Lizenzkosten prüfen
Viele Online-Händler geben viel zu viel Geld für Tools aus. Dort mal Slack, hier mal eine teure E-Commerce Software mit jährlichen Lizenzkosten. Der Ansatzpunkt Nummer 1 ist die regelmäßige Prüfung von Lizenzkosten.
- Gibt es günstigere Alternativen?
- Braucht man die Software überhaupt?
- Hat man zu viele Lizenzen, sprich wurde überlizenziert?
All diese Fragen sollten regelmäßig gestellt werden. Zudem lassen sich gerade in schwierigen Zeiten Softwarekosten gut verhandeln. Es ist daher nicht ungewöhnlich, speziell bei Webshop-Systemen, hohe zweistellige Discounts und Rabatte zu erhalten.
2) Agenturkosten reduzieren
Externe Dienstleister leben nicht von der Luft und Liebe, haben aber Spiel bei Tagessätzen. Wie oft wurde dieser verhandelt? Bei vielen Online-Händlern lautet die Antwort: Nie. Auch wenn natürlich externe Dienstleister Preissteigerungen unterliegen und selbst mit hohen Kosten zu kämpfen haben, ist es nicht verwerflich, Vertragsmodalität zu hinterfragen.
Bekommt man mehr Leistung für denselben Preis? Kann man die Kosten etwas senken, beispielsweise durch verlängerte Vertragslaufzeiten und welche Spielräume gibt es grundsätzlich für Anpassungen? In der aktuellen Situation gilt: Es gibt mehr Agenturen, die auf Auftragssuche sind, als Aufträge, die vergeben werden. Ein perfekter Zeitpunkt, um den großen Kostenblock “Agentur” elegant zu reduzieren.
3) Marketingbudget optimieren
Das Budget des Marketings, speziell wenn es um Performance Marketing geht, ist häufig ein undurchsichtiger Sumpf. Geld geht raus, Geld kommt rein. Wie hoch die Profitabilität oder der ROAS ist, wird zwar häufig geschätzt, aber oftmals nicht gewusst. Klingt hart, ist aber so.
Die Frage lautet daher: Welche Kampagnen erzeugen wirklich signifikante Umsätze und Profite und was “läuft” einfach mit. Gar nicht so einfach, dies zu beantworten. Speziell wenn man Branding und Non Branding Kampagnen versucht zu verstehen. Aber die Chance liegt vor allem im Testing. Senken und Erhöhen von Budgets mit der Ableitung von Learnings. Der Hebel ist beim Marketing Budget dabei oftmals der größte. Denn Änderungen können schnell durchgeführt und Reaktionen direkt geprüft werden.
4) Payment Gebühren
Klingt verrückt, aber je nach Volumen macht es einen Unterschied ob man 2,0 oder 1,7 oder 1,3% Gebühren bezahlt. Speziell wenn man im Bereich von mehreren Millionen Euro Umsatz liegt. Doch Payment Provider werden häufig weder gechallenged noch verhandelt. Aber hierin liegt der Fehler.
Denn beim Thema PSP geht bei jeder Transaktion direkt eine Gebühr ab. Je niedriger diese Gebühr ist, desto höher die Marge. Klar, bei einigen tausend Euro im Monat Umsatz ist dies noch kein Thema, aber speziell dann, wenn der eigene Online-Shop größer wird, dann sollte auf diesen Bereich geachtet werden.
5) Versandkosten
Ähnlich wie beim Zahlungsverkehr entstehen beim Versand der Waren relativ schnell enorme Kosten. Denn es multipliziert sich einfach enorm schnell nach oben. Auch hier können kleinere Optimierungen der Kosten bei hohen Versandmengen direkten Einfluss haben. Dabei kommt es nicht nur auf den Versanddienstleister an.
Denn innerhalb des gewählten Versanddienstleisters können gegebenenfalls andere Pakete, Versandmethoden etc. gewählt oder grundsätzlich die Kosten nachverhandelt werden. Volle Transparenz über die Sendungen ist hierfür aber das Gebot der Stunde. Wie schwer sind meine Pakete? Brauche ich wirklich eine Sendungsverfolgungsnummer? Und welche Maße sind wirklich notwendig für den Versand meiner Waren.
6) Prozesse und künstliche Intelligenz
Wenn’s ums Geld geht, springt die KI plötzlich aus der Hype-Bubble heraus. Auch wenn Coaches sich aktuell sehr stark dem Thema Content Creation widmen, so hat die künstliche Intelligenz einen großen Vorteil. Sie kann Kosten sparen. Wie? Indem Prozesse automatisiert werden.
Hierfür ist es im ersten Schritt aber notwendig zu wissen, welche Prozesse existieren. Ähnlich wie beim eigenen Abnehmversuch habe ich nur dann Erfolg, wenn ich weiß wie viel ich wiege und auf welches Gewicht ich kommen möchte. Prozesse kann ich dann automatisieren, wenn ich weiß, wie viel Zeit ein Mitarbeiter braucht, um einen bestimmten Prozess auszuführen und ich hochrechne, wie viel Zeit ich durch die Automatisierung sparen kann.
Wenn diese Transparenz entsteht, kann mit einem Tool wie n8n in Verbindung mit ChatGPT oder Google Gemini viel erreicht werden. Ja, auch wenn es hart klingt, kann es sein, dass dadurch der eine oder andere Mitarbeiter ersetzt wird. Auf der anderen Seite, so hart dies klingen mag, ist es aber auch nicht vernünftig, Dinge mit höheren Kosten zu erledigen, als es eigentlich nötig gewesen wäre. Zumal Mitarbeiter für alternative Aufgaben eingesetzt werden könnten.
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7) Preispolitik überdenken
Die meisten Online-Händler haben keine Ahnung hinsichtlich ihrer Deckungsbeiträge. Das Ergebnis? Bestellungen gehen raus, die nicht profitabel sind. Oder anders gesagt: Es hat mehr Geld gekostet, dem Kunden etwas zu geben, als dass es Geld gebracht hat. Klingt nicht gut, oder? Ist aber Realität im E-Commerce.
Es ist wichtig, die Deckungsbeiträge zu kennen und auch einen guten Überblick über die Customer Acquisition Costs zu haben. Nur wenn dies gegeben ist, können Produktpreise vernünftig ausgesteuert werden. Vernünftig ausgesteuert bedeutet dabei: Attraktive Preise für den Kunden, gute Margen für den Händler. Wenn beides nicht möglich ist, ist zu hinterfragen, ob das Produkt weiterhin Platz im Sortiment haben sollte. Denn auf Dauer macht es weder den Händler, noch den Kunden glücklich.
Vorsicht vor der Methode Holzhammer
Natürlich müssen Kostensenkungen mit klarer Linie erfolgen. Zu hart oder am falschen Punkt angesetzt, entstehen Risiken. Die zentrale Gefahr ist ein Qualitätsverlust, wenn an sensiblen Stellen gespart wird. Kürzungen beim Service oder an Produktstandards können Kunden direkt vertreiben. Nutzen und Einsparung müssen daher immer gegeneinander stehen.
Ein weiterer Punkt ist die Motivation im Team. Wenn nur der Rotstift dominiert, sinkt die Moral. Mitarbeitende sollten wissen, warum gespart wird und welche Bereiche betroffen sind. Transparenz schafft Vertrauen und verhindert Verunsicherung.
Kurzfristiges Denken ist ebenfalls gefährlich. Kosten für Marketing oder Weiterbildung zu reduzieren bringt zwar sofort bessere Zahlen, schwächt aber die Position im Markt. Kostenoptimierung heißt nicht, das Unternehmen auszutrocknen, sondern ineffiziente Ausgaben zu eliminieren und Ressourcen in wertschöpfende Aktivitäten zu verschieben.
Wichtig ist, dass Kunden die Sparmaßnahmen nicht spüren. Prozessautomatisierung, bessere Konditionen oder interne Effizienzgewinne sind ideale Hebel. Maßnahmen, die die User Experience verschlechtern, sind dagegen kontraproduktiv. Ein günstiger, aber deutlich langsamerer Versand ist ein typisches Beispiel. Kurzfristig günstiger, langfristig schädlich.
Unterm Strich bleibt: Die Herausforderung liegt darin, die richtigen Stellschrauben zu finden und negative Kettenreaktionen zu vermeiden. Mit Planung, klarer Kommunikation und Fokus auf Effizienz überwiegen die Chancen deutlich.
Fazit: Geld sparen ist doch sexy
Online-Händler stehen 2026 vor einer einfachen Wahrheit. Wachstum ist schwierig, Kosten sind explodiert und die Profitabilität steht unter Druck. Wer jetzt weiter auf Umsatzjagd geht, kämpft gegen den Markt. Wer dagegen seine Kosten strukturiert optimiert, gewinnt sofortige Wirkung. Viele Ausgabenblöcke sind über Jahre gewachsen, ohne hinterfragt zu werden. Genau hier liegt der größte Hebel.
Kosten zu senken ist kein Verzichtsprogramm. Es ist ein Effizienzprogramm. Weniger Tools, klarere Prozesse, bessere Konditionen, saubere Preispolitik. All das führt zu einer nachhaltig höheren Marge. Wichtig ist nur, die falschen Stellen zu meiden. Qualität darf nicht leiden und die Customer Experience bleibt tabu. Sparen muss intern passieren, nicht beim Kunden.
Wer Transparenz schafft, sein Team einbindet und systematisch vorgeht, dreht an Stellschrauben, die sich sofort auszahlen. So gelingt der Weg zurück zur Profitabilität. Und plötzlich wird sichtbar, was viele unterschätzen. Kosten zu senken ist nicht langweilig. Es ist der smarteste und schnellste Weg, um 2026 als Online-Händler wieder vorne mitzuspielen.
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