Zwischenzeugnis: Was Arbeitgeber wissen müssen

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Situationen und Gründe, derentwegen ein Zwischenzeugnis von deinem Mitarbeiter gefordert werden kann, sind vielfältig. Es kann bei internen Stellenwechseln, Beförderungen oder auch bei der Suche nach neuen beruflichen Chancen als Referenz von deinen Mitarbeitern gebraucht und genutzt werden.

Für Arbeitszeugnisse jeglicher Art wird jedoch ein eigener Fachjargon verwendet, der nicht immer jedem geläufig ist. Dementsprechend aufwendig ist die Suche nach den richtigen Formulierungen. Außerdem bist du dir als Arbeitgeber vielleicht unsicher, ob und in welcher Frist du dem Verlangen deiner Mitarbeiter auf ein Zwischenzeugnis überhaupt nachkommen musst, ruft es doch auf den ersten Blick mehr Konfliktpotenzial hervor. In diesem Ratgeber findest du die Antworten.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Zwischenzeugnis und wie unterscheidet es sich von einem normalen Arbeitszeugnis?

Ein Zwischenzeugnis ist ein Schriftstück, das du deinen Mitarbeitern auf Verlangen ausstellen kannst. Wie der Name schon andeutet, wird es während der laufenden Beschäftigung erstellt. Es dient dazu, eine Zwischenbilanz über die Arbeitsleistung, Fähigkeiten und/oder das Verhalten deines Mitarbeiters zu ziehen. Ein Zwischenzeugnis kann auf Wunsch des Mitarbeiters hin oder in bestimmten Situationen, wie beispielsweise bei einer internen Versetzung oder einem Wechsel des Vorgesetzten, proaktiv ausgestellt werden.

Im Gegensatz zum Zwischenzeugnis wird ein Arbeitszeugnis üblicherweise am Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt und enthält eine umfassende Bewertung der gesamten Beschäftigungszeit.

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Haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

Deine Mitarbeiter haben grundsätzlich keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis - anders als beim Arbeitszeugnis am Ende des Beschäftigungsverhältnisses, welches gesetzlich garantiert ist; es sei denn, du hast deinen Mitarbeitern das Zwischenzeugnis im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarungen schon zugesichert. Wenn in deinem Unternehmen aber regelmäßig Zwischenzeugnisse ausgestellt wurden, können sich auch Mitarbeiter darauf berufen.

Viele Arbeitgeber vermuten nichts Gutes, wenn ihre Angestellten sie um ein Zwischenzeugnis bitten. Du denkst bestimmt auch sofort daran, dass dein Angestellter sich bestimmt woanders bewerben möchte. Du solltest dem Wunsch deines Personals auf ein Zwischenzeugnis aber jederzeit nachkommen, statt ihnen Steine in den Weg zu legen. Fragen kostet nichts. Offene Kommunikation in deinem Unternehmen kann dich vor voreiligen Schlüssen, Missverständnissen und Konflikten schützen.

Gibt es Voraussetzungen, unter denen ein Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis anfordern darf?

Mangels eines festen Anspruchs gibt es auch keine expliziten Zeiträume für die Erstellung eines Zwischenzeugnisses, außer du hast die genauen Modalitäten im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung schriftlich festgehalten. Deine Angestellten können grundsätzlich jederzeit ein Zwischenzeugnis bei dir beantragen, wenn sie dafür einen berechtigten Grund haben.

Wie muss ein Zwischenzeugnis formuliert werden?

Ein Zwischenzeugnis sollte objektiv und wohlwollend formuliert sein. Es sollte die Leistungen und Fähigkeiten des Mitarbeiters angemessen widerspiegeln, ohne negative Konnotationen oder Doppeldeutigkeiten aufzuweisen. Es ist wichtig, klare und präzise Formulierungen zu verwenden, um Missverständnisse zu vermeiden. Ein Zwischenzeugnis sollte stets im Einklang mit den tatsächlichen Leistungen und Qualifikationen des Mitarbeiters stehen. Eine elektronische Ausstellung ist (noch) nicht zulässig.

Was beinhaltet ein Zwischenzeugnis?

Das Zwischenzeugnis sollte die wichtigsten Aspekte der Arbeitsleistung deines Mitarbeiters abdecken. Das können unter anderem Angaben zur Position, den Tätigkeiten, den erreichten Zielen, der Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten sowie zur persönlichen Kompetenzentwicklung sein.

Inhalte:

Name des Unternehmens
Namen des Mitarbeiters, sowie persönliche Daten wie Anschrift, Geburtsdatum
Position des Mitarbeiters
Zeitraum der Beschäftigung
Hauptverantwortlichkeiten und Aufgaben
Leistungen und Erfolge
ggf. Beispiele für erfolgreiche Projekte, erreichte Ziele und Fähigkeiten
persönlichen Qualitäten und Fähigkeiten
Ausstellungsgrund
Dank und Wertschätzung des Mitarbeiters für seine Arbeit und seinen Beitrag zum Unternehmen
Datum, Unterschriften

Das Zwischenzeugnis wird immer im Präsens formuliert, da das Arbeitsverhältnis und damit die zu beurteilende Situation noch besteht.

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Was ist der Unterschied zwischen einem erweiterten und einem einfachen Zwischenzeugnis?

Ein erweitertes Zwischenzeugnis und ein einfaches Zwischenzeugnis unterscheiden sich in Bezug auf den Umfang und die Tiefe der Informationen, die sie enthalten. Ein einfaches Zwischenzeugnis ist eine kompakte Darstellung der Arbeitsleistung, Aufgaben und Position des Mitarbeiters. Ein erweitertes Zwischenzeugnis geht detaillierter auf die Arbeitsleistung, Fähigkeiten und Qualifikationen des Mitarbeiters ein und enthält oft konkrete Beispiele für erfolgreiche Projekte, erreichte Ziele, besondere Fähigkeiten und persönliche Stärken (soft skills).

Einfaches Zeugnis: Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit
Qualifiziertes Zeugnis: zusätzliche Angaben zu Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis

Formulierungsbeispiele (von sehr gut bis mangelhaft):

In höchstem Maße motiviert und fachlich uneingeschränkt überzeugend
Stets vorbildlich und freundlich
Bewältigt Aufgaben erfolgreich
Entspricht den Erwartungen
Bei uns tätig/angestellt

Wie lange dürfen sich Arbeitgeber bei der Ausstellung Zeit lassen?

Es gibt keine spezifische Frist, innerhalb derer du ein Zwischenzeugnis ausstellen musst. Die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses liegt in deinem Ermessen, und die Zeit, die dafür benötigt wird, kann je nach Unternehmenspolitik und Arbeitsbelastung bei dir in der Firma variieren.

Allerdings solltest du das gewünschte Zwischenzeugnis in angemessener Zeit nach der Anfrage deines Mitarbeiters ausstellen und seine Bedürfnisse ernst nehmen. Länger als zwei Wochen solltest du das Verlangen daher nicht ohne Begründung hinauszögern, es sei denn, du hast vertraglich etwas anderes zugesichert.

Darf ich die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses verweigern?

Du kannst die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses verweigern, wenn du glaubst, dass dein Arbeitnehmer keinen ausreichenden Grund für die Anforderung hat oder wenn du der Meinung bist, dass ein solches Verlangen willkürlich oder missbräuchlich ist. Allerdings solltest du das gut und angemessen schriftlich begründen. Es gibt jedoch gute Gründe, warum ein Arbeitnehmer ein Interesse an einem Zwischenzeugnis haben kann, und in solchen Fällen solltest du seinem Wunsch nachkommen.

Was sind häufige Gründe für Arbeitnehmer, um ein Zwischenzeugnis zu beantragen?

Referenz für zukünftige (interne oder externe) Karriereschritte
Beförderung/Versetzung
Wechsel des Vorgesetzten
Vor einer längeren Pause (z.B. Elternzeit)
Interne Konflikte
(Drohende) Insolvenz
Selbstreflexion

Gibt es abweichende Regelungen zu einem Zwischenzeugnis in der Ausbildung?

Auszubildende haben gemäß Berufsbildungsgesetz (BBiG) das Recht auf mindestens ein Zwischenzeugnis zur Mitte der Ausbildungszeit. Dieses Zwischenzeugnis soll den bisherigen Ausbildungsverlauf, die erworbenen Fähigkeiten und das Verhalten des Auszubildenden bewerten.