Qualifiziertes Arbeitszeugnis – Formulierungen und ihre Bedeutung

Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist ein Nachweis über die Berufserfahrung und die Eignung eines Bewerbers, welches unter Personalern einen hohen Stellenwert genießt. Das qualifizierte Arbeitszeugnis, das im österreichischen beispielsweise Dienstzeugnis genannt wird, enthält eine detaillierte Bewertung der Leistung, aber auch des Sozialverhaltens deines Arbeitnehmers.

Das meint zunächst Charaktereigenschaften und Verhaltensweisen, sogenannte Soft Skills. Im Arbeitszeugnis, übrigens auch in Stellenausschreibungen, fallen dabei Begriffe wie: Teamfähigkeit, Lernbereitschaft, Engagement, Kreativität oder Flexibilität.

Grundsätzlich enthält das qualifizierte Arbeitszeugnis die gleichen Informationen wie ein einfaches Arbeitszeugnis. Durch die zusätzlichen Bewertungen des Verhaltens und der persönlichen Fähigkeiten wird es aber deutlich länger. Das qualifizierte Arbeitszeugnis muss von deinem Mitarbeiter allerdings aktiv eingefordert werden, da für ihn eine sogenannte Holschuld besteht. Ohne das Einfordern des qualifizierten Arbeitszeugnisses, musst du deinem Arbeitnehmer nur ein einfaches Arbeitszeugnis ausstellen.

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Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis?

Die verschiedenen Arten von Arbeitszeugnissen unterscheiden sich in ihrem Umfang. Dies richtet sich einerseits nach der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses, als auch nach dem Wunsch des Arbeitnehmers.

Neben den persönlichen Daten deines Arbeitnehmers enthält das einfache Arbeitszeugnis nur Informationen über die Art und Dauer der Beschäftigung und eine ausführliche Beschreibung der ausgeübten Tätigkeiten. Den genauen Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses darfst du nur auf ausdrücklichen Wunsch deines Mitarbeiters mit in das Arbeitszeugnis aufnehmen. Ein einfaches Arbeitszeugnis dient eher dem Zweck, nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer in einer gewissen Zeit nicht untätig war.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis kann als eine Erweiterung zum einfachen Arbeitszeugnis betrachtet werden. Im qualifizierten Arbeitszeugnis wird mehr als nur die geleistete Arbeit, also die Art der Tätigkeit, beschrieben und bewertet. Zusätzlich unter Betrachtung steht hierbei:

1. die Arbeitsweise des Mitarbeiters,
2. seine Leistung und Führung sowie
3. seine soziale Kompetenz.

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Was muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beinhalten?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte folgende Themen beinhalten:

1. Tätigkeitsbeschreibung
2. Beschäftigungsdauer
3. Nennung spezieller Fähigkeiten oder Kenntnisse
4. Bewertung der Leistung bzw. Arbeitsweise
5. Bewertung der fachlichen Kompetenz
6. Bewertung des Führungsverhaltens
7. Bewertung des sozialen Verhaltens (gegenüber von Vorgesetzten, Kollegen und Kunden in genau dieser Reihenfolge)
8. Ggf. Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Das Auslassen bestimmter Passagen könnte zur Annahme führen, dass eine negative Bewertung vorliegt. Dein Arbeitnehmer wird das qualifizierte Arbeitszeugnis daher genau auf Reihenfolge, Inhalt und Vollständigkeit überprüfen und gegebenenfalls auf dich als Arbeitgeber zurückkommen, wenn er Anpassungen oder Ergänzungen für notwendig hält.

Wie muss das Dokument des qualifizierten Arbeitszeugnisses aufgebaut sein? Eine konkrete Struktur ist gesetzlich nicht genau festgelegt, es muss keine bestimmte Reihenfolge bzw. kein bestimmter Aufbau eingehalten werden.

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Was sind rechtliche Anforderungen an ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Für dich als Arbeitgeber gibt es im Arbeitsrecht einiges zu beachten. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss beispielsweise über einen Dokumentencharakter verfügen. Der Text muss also gedruckt und mit einer Überschrift als formales Dokument gekennzeichnet sein. Daher muss das qualifizierte Arbeitszeugnis auch ordentlich und fehlerfrei sein. Formatierungsfehler oder grammatikalische Fehler sind aus diesem Grund zu vermeiden.

Darüber hinaus gilt für dich die sogenannte Wohlwollenspflicht. Das heißt, dass das qualitative Arbeitszeugnis weder durch Form noch durch seinen Inhalt einen negativen Eindruck erwecken darf. Es darf die zukünftige Jobsuche deines Mitarbeiters nicht negativ beeinflussen bzw. beeinträchtigen.

Zusätzlich unterliegst du als Arbeitgeber der Wahrheitspflicht. Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis bist du dazu verpflichtet, auf negative Äußerungen zu verzichten und nur die Leistung des Arbeitnehmers zu bewerten. Da dies nicht bedeutet, dass du nur lobende Worte verlieren darfst, haben sich mit der Zeugnissprache Formulierungen etabliert, die mittelmäßige oder gar schlechte Leistungen umschreiben.

Außerdem sollte ein formal korrektes qualifiziertes Arbeitszeugnis auf Firmenpapier ausgestellt sein, da ein Arbeitszeugnis in elektronischer Form nicht zulässig ist.

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Verschiedene Formulierungen im qualifizierten Arbeitszeugnis und was sie bedeuten

In einem qualifizierten Arbeitszeugnis werden selbstverständlich keine Noten vermerkt. Und obwohl Geheimcodes laut § 109 GewO verboten sind, wird sogenannte Zeugnissprache verwendet. Dabei gehen gewisse Formulierungen mit einer an schulische Bewertungen angelehnte Beurteilung einher. Die Verwendung von Zeugnissprache wird dann auch als Arbeitszeugnis Code bezeichnet. Auch die Rechtsprechung erkennt eine Notenskala an, die sich an den Noten im Schulsystem orientiert. Zum Beispiel:

Sehr gut (Note 1): „stets zu unserer vollsten/ höchsten Zufriedenheit”

Gut bis Befriedigend (Note 2 bis 3): „zur vollen Zufriedenheit”

Ausreichend (Note 4): „zur Zufriedenheit”

Mangelhaft oder Ungenügend (Note 5 bis 6): „stets bemüht/ zur Zufriedenheit”

Weitere Formulierungen für mangelhafte Leistungen, die unter Personalern schon bekannt sind, sind beispielsweise:

1. „war in der Regel erfolgreich”
2. „war um zuverlässige Arbeit bemüht”
3. „zeigte für seine Arbeit Verständnis und Interesse”
4. „Das persönliche Verhalten war im Wesentlichen tadellos”

Die Verwendung von Geheimcodes ist nicht gestattet, da Arbeitszeugnisse eindeutig und unmissverständlich formuliert sein müssen. Es handelt sich dann um einen Geheimcode, wenn das Gemeinte dem Gesagten widerspricht. Es gibt dabei Formulierungen, die sich vielfältig interpretieren lassen und negative Bedeutungen haben könnten. Zum Beispiel:

Gesagt wird: „Er bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden.”
Gemeint könnte sein: Den Anforderungen konnte er nicht gerecht werden.

Gesagt wird: „Sie verstand es, alle Aufgaben erfolgreich zu delegieren.”
Gemeint könnte sein: Sie gibt ihre Aufgaben gern an ihre Kollegen ab.

Gesagt wird: „Er erledigte alle Aufgaben pflichtbewusst und ordnungsgemäß.”
Gemeint könnte sein: Er hat nur das gemacht, was man ihm sagte und zeigte keinerlei Eigeninitiative.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG, 9 AZR 584/13) hat entschieden, dass ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mindestens der Note „befriedigend” entsprechen muss. Eine Bewertung schlechter als diese, muss nicht nur triftig begründet, sondern auch bewiesen werden. Dein Arbeitnehmer kann sein Arbeitszeugnis sogar vor Gericht anfechten, wenn er mit dem Inhalt nicht einverstanden ist.

Der Teufel steckt im Detail

Bestimmte Adverbien und Adjektive sind positive Marker in einem qualifizierten Arbeitszeugnis. Werden „stets”, „jederzeit”, „sehr”, „immer” oder „zur vollsten” durch vage Formulierungen wie „im Großen und Ganzen” ersetzt, hat dies eine abwertende Funktion.

Welche Formulierungen sollten nicht in einem qualifizierten Arbeitszeugnis stehen?

Es gibt verschiedene Wörter bzw. Formulierungen, die nicht in einem qualifizierten Arbeitszeugnis stehen dürfen. Verboten sind zum Beispiel Aussagen über:

1. Schwangerschaft
2. Elternzeit
3. Krankheiten
4. Anzahl der Krankentage
5. Schwerbehinderteneigenschaft
6. Gehalt
7. Nebentätigkeiten (außer bei Verstößen)
8. ehrenamtliche Tätigkeiten
9. Straftaten (außer bei Arbeitsbezug)
10. Abmahnungen
11. Vorkommnisse aus dem Privatleben (insofern die Arbeit davon nicht beeinträchtigt wurde)

Auch vermeintlich versteckte Hinweise auf etwaige Gewerkschaftstätigkeiten oder Parteizugehörigkeit sind im qualifizierten Arbeitszeugnis nicht gestattet. Dies gilt zum Beispiel im Ausbildungszeugnis ebenso für nicht bestandene Prüfungen. Den Kündigungs- bzw. Trennungsgrund darfst du auch nur auf ausdrücklichen Wunsch deines Mitarbeiters mit in das Arbeitszeugnis aufnehmen.

Wann musst du als Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis musst du nur dann erstellen, wenn dein Arbeitnehmer es verlangt. Dabei hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf das Arbeitszeugnis, also sowohl Voll- oder Teilzeitbeschäftigte, als auch Aushilfen oder Praktikanten. Eine Ausnahme bilden Auszubildende, die bei Beendigung ihrer Berufsausbildung bzw. ihres Berufsausbildungsverhältnisses immer ein Zeugnis bekommen. Es muss nicht erst eingefordert werden.

Wann hat man Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis? Das qualifizierte Arbeitszeugnis steht einem Arbeitnehmer schon nach kurzer Beschäftigungsdauer zu. Und zwar dann, wenn eine grobe Beurteilung der persönlichen und fachlichen Fähigkeiten möglich ist. Gerichten zufolge kann dies schon nach wenigen Wochen der Fall sein.

Die aktuelle Rechtsprechung gesteht deinem Arbeitnehmer ein Wahlrecht zu. Er kann also zwischen einem einfachen und qualifizierten Zeugnis wählen, welches er bei dir anfordert bzw. einfordert. Wurde deinem Mitarbeiter aber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausgestellt, kann er einen Wechsel zum einfachen Zeugnis nicht mehr verlangen.

Gibt es gesetzliche Fristen, bis wann ich dem Arbeitnehmer das qualifizierte Arbeitszeugnis zukommen lassen muss?

Dein Arbeitnehmer hat eine gewisse Zeit lang Anspruch auf die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Unabhängig von der Art der Anstellung kann ein Arbeitszeugnis zwischen sechs Monate bis zu drei Jahre nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses eingefordert werden. Denn nach Meinung der Gerichte muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis alsbald nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eingefordert werden, damit der Anspruch nicht erlischt.

Aber wie lange besteht Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis? In vielen Arbeits- und Tarifverträgen gibt es sogenannte Ausschlussfristen. Diese werden auch Verfallsfristen oder Verfallsklauseln genannt. Im Arbeitsvertrag ist dann eine Klausel vermerkt, bis wann bzw. in welchem Zeitraum Ansprüche auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis geltend gemacht werden müssen, bevor sie verfallen. Mitunter kann der Zeugnisanspruch nur innerhalb eines Monats nach dem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis schriftlich geltend gemacht werden.

So unterstützen wir Arbeitgeber im Arbeitsrecht

Als Arbeitgeber mit Angestellten stehst du vor ganz eigenen Heraus­forderungen. Ob als Kleinunternehmer, mittelständisches oder Groß­unternehmen – das Arbeitsrecht ist oft so individuell wie das Unternehmen selbst. Wir helfen dir in allen Phasen von der Bewerbung bis zur Kündigung – auch in der Zusammenarbeit mit Freelancern. Darunter zum Beispiel:

1. Arbeitsvertrag
2. Kündigung
3. Arbeitszeit
4. Abmahnung
5. Arbeitszeugnis
6. Bewerbung
   
   

Was sind mögliche rechtliche Konsequenzen, falls das qualifizierte Arbeitszeugnis nicht korrekt ausgestellt wird?

Mit Ende des Beschäftigungsverhältnisses besteht automatisch eine Arbeitszeugnis-Pflicht. Denn nach § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und § 109 GewO haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Der Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht bis zu drei Jahre nach Beschäftigungsende.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgericht steht deinem Arbeitnehmer das qualifizierte Arbeitszeugnis also unmittelbar nach seiner Kündigung zu. Dabei ist nicht von Bedeutung, ob es sich um eine Eigen- oder Arbeitgeberkündigung handelt. Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis kann sogar per Klage geltend gemacht werden. Wenn der Arbeitnehmer wegen des fehlenden Zeugnisses nachweislich keinen Job bekommen hat, kann er sogar auf Schadensersatz klagen.

Die Struktur des qualifizierten Arbeitszeugnisses ist rechtlich nicht genau bestimmt. Dein Arbeitnehmer hat aber das Recht, dich um eine Korrektur des Arbeitszeugnisses zu bitten. Das ist legitim, wenn die Zeugnissprache nicht den gängigen Formulierungen entspricht oder gewisse Passagen unverständlich sind.

Nimmst du keine Korrektur vor, kann der Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen nach dem Erhalt des Arbeitszeugnisses eine Zeugnisberichtigungsklage einreichen. Ist die Durchschnittsnote des Zeugnisses aber nicht schlechter als 3, liegt die Beweislast bei deinem ehemaligen Angestellten. Dieser Anspruch auf eine Korrektur verfällt innerhalb von 15 Monaten.

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Weitere Tipps zur Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Grundsätzlich ist bei deinem qualifizierten Arbeitszeugnis zu beachten, dass es:

1. der Wahrheit entspricht und vollständig ist,
2. wohlwollend formuliert ist,
3. in nicht-elektronischer Form ausgestellt wird und
4. fehlerfrei sowie in einem ordentlichen Zustand ist.

Die Einschätzung deines Mitarbeiters solltest du dabei nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn seine Soft Skills können mitunter sehr ausführlich ausfallen. Um eine realistische Einschätzung vornehmen zu können und einen vollumfänglichen Eindruck zu gewinnen, kannst du auch mit Kollegen und direkten Vorgesetzten des Arbeitnehmers Gespräche führen und dir Feedback einholen.

Du, als Arbeitgeber, kannst die Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses natürlich selbst übernehmen. Sollten dir allerdings Fehler unterlaufen, kann es ganz schnell haarig werden und du musst die Debatte ums Zeugnis am Ende vielleicht sogar vor Gericht austragen. Mit unserem Musterschreiben-Assistenten ersparst du dir diesen Ärger, denn die notwendigen Textbausteine für das qualifizierte Arbeitszeugnis für deinen Mitarbeiter werden von unseren erfahrenen Anwälten individuell für dich angefertigt.

Unser Fazit – die Vorteile des qualifizierten Arbeitszeugnisses

Mit einem qualifizierten Arbeitszeugnis beschreibst du allumfassend die Zeit deines Mitarbeiters in deinem Unternehmen. Es geht dabei nicht nur um die ausgeführten Tätigkeiten, sondern auch um die Kompetenzen des Arbeitnehmers in verschiedenen Bereichen. So erfährt der neue Arbeitgeber nicht nur, welche Aufgaben, sondern auch wie diese Aufgaben im Arbeitsalltag erledigt wurden.

Dass Unternehmen qualifizierte Arbeitszeugnisse ausstellen, hat für dich mehrere Vorteile: Zunächst ist da der Mehraufwand, den Unternehmen ohne Arbeitszeugnis betreiben müssen, um einen Bewerber richtig einschätzen zu können. Mit einem qualifizierten Arbeitszeugnis kannst du den nächsten potenziellen Arbeitgeber entweder diskret auf Schwächen des Arbeitnehmers aufmerksam machen oder dem Arbeitnehmer eine erfolgreiche berufliche Zukunft ermöglichen. Diesen Gefallen erwidern dir andere Unternehmen, indem du beim Einstellungsverfahren die Zeugnisse deiner Bewerber einsehen kannst. Ein sehr gutes Arbeitszeugnis ist für viele Arbeitnehmer außerdem ein wichtiger Motivationsfaktor, der sich positiv auf dich, als möglicherweise neuen Arbeitgeber, niederschlägt.

FAQ zum Thema: Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Qualifiziertes Arbeitszeugnis vs. Arbeitszeugnis, gibt es einen Unterschied?

Beim Thema Arbeitszeugnis kommen verschiedene Begrifflichkeiten auf dich zu, die mitunter verwirrend sein können. Arbeitszeugnis, qualifiziertes Arbeitszeugnis, einfaches Arbeitszeugnis – aber was bedeutet was?

Arbeitszeugnis ist dabei kein Synonym für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Damit ist das einfache Zeugnis gemeint, was sich inhaltlich vom qualifizierten Zeugnis abgrenzt.

Was gehört in ein wohlwollendes qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Es gibt zwar keine Vorschriften für den konkreten Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses, aber ein wohlwollendes Zeugnis sollte nach einem bestimmten Schema aufgebaut sein. Beispielsweise käme folgende Reihenfolge infrage:

1. Briefkopf mit den Arbeitgeberdaten
2. Überschrift zur Kenntlichmachung des Dokuments
3. Stammdaten des Arbeitnehmers
4. Beschäftigungsart und -dauer
5. Tätigkeitsbeschreibung
6. Leistungsbeurteilung (Arbeitsweise, Fachkompetenz, Arbeitsbereitschaft, Aufgaben und Erfolge)
7. Verhaltensbewertung (Sozialverhalten, Verhalten gegenüber Vorgesetzten/ Kollegen/ Kunden, Führungskompetenz)
8. Ggf. Trennungsgrund
9. Schlussformel und Zukunftswünsche
10. Ort, Datum und Unterschrift

In die Schlussformel mit den Zukunftswünschen wird oft auch eine tiefere Bedeutung hineingelesen. Ist die positive Aussage, dass für die Zukunft alles Gute gewünscht wird, nicht im Zeugnis enthalten, ist dies ein negatives Zeichen hinsichtlich der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Was ist ein qualifiziertes Zwischenzeugnis?

Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis ist eine Bewertung deines Mitarbeiters während seiner Anstellung. Es dient oft dazu, die Bewerbungsunterlagen aufzuwerten und somit auf einen bevorstehenden Wechsel des Arbeitgebers oder eine interne Versetzung vorzubereiten. Oft verlangen Banken für die Kreditvergabe auch ein Zwischenzeugnis, um einzuschätzen, wie sicher der Arbeitsplatz des Kreditnehmers ist.

Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis wird daher im Präsens formuliert, da der Mitarbeiter das Unternehmen noch nicht verlassen hat bzw. noch nicht verlässt. Auch das Zwischenzeugnis gibt es als einfache oder qualifizierte Version. Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis kommt erst ab einer Beschäftigungsdauer von mehreren Monaten in Betracht. Auch hier werden neben der tatsächlich erbrachten Leistung zusätzliche Qualifikationen, wie Leistung oder Sozialverhalten, bewertet.

Arbeitnehmer können und sollten alle zwei Jahre um ein qualifiziertes Zwischenzeugnis bitten. Besonders aber dann, wenn sie in Elternzeit gehen oder eine Auszeit nehmen.

Wann muss ich als Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis ausstellen und welche weiteren Pflichten habe ich diesbezüglich?

Dein Arbeitnehmer kann das qualifizierte Zwischenzeugnis aus vielerlei Gründen jederzeit beantragen. Zunächst besteht ein Anspruch auf die Erteilung eines Zwischenzeugnisses, wenn dies im Arbeitsvertrag vermerkt ist.

Ein weiterer Grund zur Ausstellung ist, wenn ein berechtigtes Interesse auf Erteilung vorliegt. Ein solches Interesse liegt beispielsweise vor, wenn:

1. dein Mitarbeiter im Betrieb versetzt wird,
2. ein neuer Vorgesetzter eingesetzt wird,
3. sich dein Mitarbeiter neu bewerben möchte,
4. der Ablauf der Probezeit bevorsteht,
5. ein Aufhebungsvertrag angestrebt wird.

Das Arbeitszeugnis darf von dem Zwischenzeugnis in der Regel nicht abweichen. Unterschiedliche Leistungsbewertungen sind nur dann gestattet, wenn die Leistung deines Arbeitnehmers in der Zwischenzeit entweder drastisch und nachweislich angestiegen oder abgefallen ist. Das soll den Arbeitnehmer vor einer negativen Bewertung aufgrund persönlicher Differenzen schützen.

Im Gegensatz zum qualifizierten Arbeitszeugnis, was ist ein Beurteilungsschreiben?

Ein Arbeitszeugnis ist wohlwollend zu formulieren, damit es deinem Arbeitnehmer nicht schaden und somit das berufliche Fortkommen nicht erschweren kann. Das Beurteilungsschreiben kann als eine Alternative zum Arbeitszeugnis gesehen werden. Es funktioniert wie ein Empfehlungsschreiben zum Nachweis der Qualifikation.

Ein Beurteilungsschreiben ist aber ganz allgemein verfasst. Es listet rückblickend lediglich auf, welche Tätigkeiten der Mitarbeiter ausgeübt und welche Kenntnisse er erworben hat. Das Beurteilungsschreiben eignet sich vor allem für freiberufliche Mitarbeiter, die keinen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis haben.

Aber das Thüringer Oberverwaltungsgericht entschied, dass ein qualifiziertes Arbeitszeugnis und eine dienstliche Beurteilung miteinander vergleichbar sind. (Thüringer Oberverwaltungsgericht, Beschluss vom 26. Februar 2019 – 2 EO 883/17).

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