Tipps für ein gutes Forderungsmanagement
Kauf auf Rechnung — ja, aber nicht für alle
Eine Bonitätsprüfung der Kunden, die auf Rechnung kaufen wollen, ist für Online-Händler die beste Vorsorge, um Zahlungsstörungen zu vermeiden. Eine Online-Bonitätsprüfung lässt sich in die meisten Shop-Systeme einfach integrieren und bildet bereits vor Abschluss des Kaufvertrages einen wichtigen Schritt im Forderungsmanagement. Eine Bonitätsprüfung minimiert das Risiko. Kunden mit auffälligem Zahlungsverhalten können bereits im Vorfeld erkannt werden und bekommen die Möglichkeit des Rechnungskaufs gar nicht erst angezeigt. Online-Händler sollten sich darüber hinaus auch das Zahlungsverhalten ihrer Bestandskunden regelmäßig genau anschauen.
Zahlungsziele sorgfältig einräumen
Online-Händler, die Zahlungsziele einräumen, sollten diese sorgfältig festlegen. Branchenunübliche und zu langfristige Zahlungsziele sind dabei zu vermeiden. Handelt es sich um höhere Zahlungsbeträge, sollten Sicherheiten wie zum Beispiel Bankbürgschaften verlangt werden. In jedem Fall müssen etwaige Kosten, die dem Online-Händler durch den gewährten Kredit entstehen, in den Angebotspreis einkalkuliert werden.
Sofortzahlungen erhöhen
Ein höherer Anteil von Zahlungsmethoden mit sofortiger Zahlung, wie Kreditkarte, Vorkasse, Einzugsermächtigung sorgt für ein geringeres Risiko von Zahlungsausfällen und sollte von Online-Händlern gefördert werden. Eine Möglichkeit, die Anzahl sofortiger Zahlungen zu erhöhen, ist das konsequente Angebot von Skonto bei ausgewählten Zahlungsmethoden. Online-Händler die Skonto gewähren, müssen diesen allerdings in der Angebotskalkulation berücksichtigen.
Zeitnahe Rechnungsstellung
Um den Zeitraum zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang so gering wie möglich zu halten, müssen Rechnungen zeitnah, das heißt am besten am Tag der Leistungserbringung gestellt werden.
Zahlungseingänge im Auge behalten
Optimales Forderungsmanagement bedeutet auch den Überblick über Zahlungseingänge und Zahlungstermine zu behalten. Auf diese Weise können Zahlungsstörungen schnell erkannt und im Zuge weiterer Schritte im Forderungsmanagement behoben werden.
Ein- und Auszahlungen planen
Häufen sich die offenen Forderungen, kann im schlimmsten Fall die Existenz eines Unternehmens bedroht werden, da es selbst nicht mehr zahlungsfähig ist. Online-Händler sollten ihre Finanzen daher sorgfältig planen. Erwartete Kundenzahlungen sollten in der Liquiditätsplanung nicht zu optimistisch geschätzt werden. Stattdessen sollte die durchschnittliche Zahlungsfrist der Kunden errechnet und als Planungsgrundlage verwendet werden. Um eigene Zahlungsprobleme zu vermeiden, sollten Online-Händler rechtzeitig mit ihrer Hausbank über eine mögliche Zwischenfinanzierung ihrer Zahlungsstörungen sprechen und nicht warten, bis die verfügbare Kreditlinie ausgeschöpft ist.
Gespräche suchen
Beim Auftreten von Zahlungsstörungen sollten Online-Händler als ersten Schritt das Gespräch mit den Kunden suchen um zu klären, worin die Gründe für die Störung liegen. Denn nicht jeder Fall ist gleich und nicht immer ist der Kunde unwillig zu zahlen.
"Kommunikation und Kundenservice dürfen auch beim Forderungsmanagement nicht aufhören, denn ein Kunde mit Zahlungsstörung ist immer noch ein Kunde und muss als solcher behandelt werden.", sagt Mike Kühn, Geschäftsführer der HB Payment GmbH.
Forderungsmanagement organisieren
Online-Händler sollten für optimales Forderungsmanagement ein funktionierendes Mahnwesen aufbauen. Bewahre die Zustellnachweise für eventuelle Streitigkeiten sicher auf. Beim Ausbleiben einer Zahlung nach dem vereinbarten Zahlungstermin sollte innerhalb weniger Tage eine schriftliche Zahlungserinnerung versendet werden. Bleibt diese ohne Erfolg, sollte zügig eine weitere schriftliche Mahnung (Muster einer Mahnung) verschickt werden. Vorher sollte der Online-Händler jedoch überprüfen, ob die Leistung vertragsgemäß erbracht wurde, welche Zahlungsfrist vereinbart wurde, ob berechtigte Reklamationen oder vielleicht Buchhaltungsfehler vorliegen.
Professionelle Dienstleister im Forderungsmanagement beauftragen
Spätestens wenn die eigenen Mahnungen nicht zum Begleichen der offenen Forderungen führen, sollten Online-Händler nicht zögern, die Hilfe professioneller Dienstleister im Forderungsmanagement in Anspruch zu nehmen. Bei diesem Schritt sollte beachtet werden, dass nicht zu viel Zeit zwischen dem Zahlungsziel und der Beauftragung liegt, denn je mehr Zeit vergeht, desto unwahrscheinlicher wird die Bezahlung einer offenen Forderung. Mit dem Inkasso-Service von Süderelebe Inkasso unterstützt dich unser Partner auch in schwierigen Situationen. Du wirst von Süderelebe beraten und kannst dein Risiko für ein weiteres Vorgehen mit den Inkasso-Spezialisten absprechen.
Den Rechtsweg gehen
Führen alle vorherigen Schritte nicht zum Ziel oder werden die Forderungen vom Kunden bestritten, sollten Online-Händler nicht davor zurückschrecken, den Rechtsweg zu gehen und die offene Forderung im gerichtlichen Mahnverfahren geltend zu machen. Viele Kunden spekulieren vor allem bei kleinen Unternehmen darauf, dass diese vor dem Aufwand, den professionelles Forderungsmanagement und der Weg zum Gericht mit sich bringen, zurückschrecken und lieber auf das Geld aus den offenen Forderungen verzichten. Optimales Forderungsmanagement zielt auch darauf ab, den Kunden klarzumachen, dass auf berechtigte Forderungen nicht einfach verzichtet wird. Daher sollte es auch konsequent betrieben und alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden.
Forderungsmanagement im Überblick
Unsere Handlungsempfehlungen zu Zahlungsausfällen und -störungen haben wir für dich zusammengefasst:
| Prävention von Zahlungsausfällen |
|---|
| 1. Bonitätsprüfung |
| Informiere dich schon vor Abschluss eines Kaufvertrages über das Zahlungsverhalten deiner Kunden |
| 2. Zahlungsziele vereinbaren |
| Halte Zahlungsfristen und andere Zahlungsmodalitäten vertraglich fest und richte dich dabei nach branchenüblichen Vorgaben |
| 3. Sofortzahlungen erhöhen |
| Biete deinen Kunden Anreize wie z.B. Skonto für die Nutzung von Zahlungsarten mit sofortiger Zahlung |
| 4. Zügige Rechnungsstellung |
| Stelle Rechnungen direkt am Tag der Leistungserbringung |
| 5. Zahlungseingänge beobachten |
| Behalte deine Zahlungseingänge im Auge, um zeitnah auf Störungen reagieren zu können |
| 6. Realistische Liquiditätsplanung |
| Errechne die durchschnittliche Zahlungsfrist deiner Kunden und berücksichtige diese in der Liquiditätsplanung |
| Strategien zu Vermeidung von Zahlungsstörungen |
|---|
| 1. Gespräche suchen |
| Suche die Kommunikation mit deinen Kunden, um im Einzelfall entscheiden zu können und Hintergründe zu erfahren |
| 2. Forderungsmanagement organisieren |
| Baue ein funktionierendes Mahnwesen auf und lasse möglichst wenig Zeit verstreichen, bevor du es umsetzt |
| 3. Externe Hilfe in Anspruch nehmen |
| Hole dir rechtzeitig externe Hilfe durch professionelle Dienstleister im Forderungsmanagement |
| 4. Rechtsweg gehen |
| Scheue dich nicht als letzten Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren zu beantragen, um Forderungen geltend zu machen |
Bedenke:
Offene Forderungen sind dein Geld, funktionierendes Forderungsmanagement ist notwendig, um dieses zu bekommen und den Erfolg deines Unternehmens zu garantieren.
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