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7 Tipps, um Zahlungsausfälle
im Online-Shop zu minimieren

Zahlungsausfall - der größte Stressfaktor für jeden Online-Händler. Wenn die Ware versandt ist, aber die Rechnung unbezahlt bleibt, schnellt der Puls in die Höhe und Panik setzt ein - was nun? Zahlungsausfälle sind aus vielerlei Gründen eine unangenehme Angelegenheit. Sie sind nicht nur anstrengend, sondern können auch existenzbedrohend sein. Ausfälle von Zahlungen beschränken außerdem auch langfristig das Wachstum Ihres Unternehmens und sollten daher unbedingt vermieden werden.

Im Idealfall reicht eine Erinnerung an den Kunden, während Sie im schlimmsten Fall ein Inkassoverfahren einleiten und Ihr Geld vielleicht sogar gerichtlich einklagen müssen - ärgerlich, nervig, vermeidbar. Sie können durch verschiedene Maßnahmen ausbleibenden Zahlungen vorbeugen, genauso aber auch kluge Wege finden, damit umzugehen.

Für Ihren Online-Handel haben wir 7 Tipps unserer Experten, wie Sie Zahlungsausfälle vermeiden:

Tipp 1 - Bieten Sie Ihren Kunden eine geeignete Zahlungsart an

Das Risiko für einen Zahlungsausfall hängt maßgeblich mit den von Ihnen angebotenen Zahlungsarten zusammen. Der Kunde wünscht sich einen unkomplizierten Zahlungsablauf passend zu seinen Bedürfnissen. Viele Warenkorbabbrüche könnten beispielsweise ein Zeichen dafür sein, dass Sie Ihren Kunden noch nicht die passenden Zahlungsarten zur Verfügung stellen.

Beliebte Zahlungsarten sind unter anderem:

  • Kauf auf Rechnung
  • Lastschrift
  • PayPal
  • Vorkasse
  • AmazonPay
  • Kreditkarte

Jede Zahlungsart verfügt über ihre ganz eigenen Vorteile und Nachteile. Während die Zahlung per PayPal sehr unkompliziert und für viele Online-Shopper unverzichtbar ist, bietet Ihnen Vorkasse hinsichtlich Zahlungsausfällen eine besondere Sicherheit.

Tipp

Stellen Sie Ihren Nutzern eine passende Auswahl an Zahlungsarten zur Verfügung. Kann der Kunde seine bevorzugte Zahlungsart auswählen, minimieren Sie das Risiko für Zahlungsausfälle.

Tipp 2 - Machen Sie die Zahlungen attraktiv

Rabatte für bestimmte Zahlungsarten anzubieten, ist nicht zulässig. Für die von Ihnen gewünschten oder bevorzugten Modalitäten können Sie aber klar die Vorteile aufzeigen, zum Beispiel der schnelle Versand bei Zahlung per PayPal oder die schnelle Durchführung einer Sofortüberweisung. Empfehlenswert ist es grundsätzlich, Sofortzahlungen attraktiv zu machen, um Zahlungsausfall zu verhindern.

Ausbleibende Zahlungen können Sie ebenso vermeiden, indem Sie es dem Kunden bereits rein technisch einfach machen, bei Ihnen zu bestellen. Das bedeutet der Zahlungsvorgang sollte schnell und einfach, aber auch mit der gewünschten Variante möglich sein.

Tipp 3 - Das Zahlungsverfahren soll sicher sein für Ihre Kunden

Sie stehen vor der Herausforderung, Ihre Sicherheitsbedürfnisse als Online-Händler mit denen Ihrer Kunden in Einklang zu bringen. Sie möchten natürlich einige Schritte einleiten, um ausbleibende Zahlungen zu vermeiden. Dennoch können Sie nicht auf alle risikoreichen Zahlungsvarianten verzichten, da diese auf der Seite des Kunden eine gewisse Sicherheit versprechen. Dazu zählt beispielsweise der Kauf auf Rechnung, was für Sie ein erhebliches Risiko für einen Zahlungsausfall mit sich bringt. Der Kunde muss aber zum Beispiel keine sensiblen Zahlungsdaten eingeben und kann die Ware überprüfen, bevor er sie bezahlt.

Kunden vertrauen außerdem vor allem bewährten Zahlungsmethoden - wer gerne mit PayPal bezahlt, möchte dies auch auswählen können. Gleiches gilt für den Rechnungskauf, der noch immer zu den beliebtesten Zahlungsarten gehört. Um das Risiko für Zahlungsausfälle zu minimieren, ist es verständlich, dass Sie sich absichern möchten. Dennoch müssen Sie Ihren Kunden den nötigen Spielraum lassen, um ihnen ein Gefühl von Sicherheit zu geben. Dazu zählt ebenso ein guter Kundenservice, der Ihnen Aufschluss darüber geben kann, ob der Kunde mit der Lieferung oder der Ware unzufrieden war und die Zahlung deshalb ausblieb.

Tipp 4 - Verhindern Sie Zahlungsausfälle durch Anzahlungen

Insbesondere bei größeren Käufen ist ein bewährtes Mittel, um Zahlungsausfälle zu verhindern, nicht erst am Ende eine Rechnung zu stellen, sondern einen Zahlungsplan zu vereinbaren. Sie können auf verschiedene Varianten zurückgreifen, zum Beispiel Teilzahlungen während des Projekts, monatliche Raten oder auch Anzahlungen.

Es handelt sich dabei um eine anfängliche Teilzahlung, was sich von einer Vorauszahlung beziehungsweise dem Vorkasse-Verfahren unterscheidet. Mit dieser Möglichkeit gehen Sie individuell auf Ihren Kunden ein und minimieren außerdem das Risiko für Zahlungsausfall.

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Tipp 5 - Formulieren Sie exakte Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Ungenauigkeiten oder gar Fehler in den Verträgen, aber auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, sind zur Vorbeugung von Zahlungsausfällen unbedingt zu vermeiden. Wenn Sie Zahlungsbedingungen konkret in Ihren AGB benennen, können Sie sich im Ernstfall auf diesen Punkt berufen.

Die Gestaltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollte daher professionell vorgenommen werden, denn fehlerhafte Rechtstexte können neben fehlenden Zahlungen hohe Strafen nach sich ziehen. Darum müssen Sie sich aber keine Sorgen machen, denn wir erstellen Ihnen rechtssichere AGB, sowohl für Ihren eigenen Online-Shop, als auch für Ihre Marktplätze wie Amazon und eBay.

Tipp 6 - Nutzen Sie Risikomanagement

Es ist nicht ratsam, risikobehaftete Zahlungsarten zu streichen, da diese sehr beliebt sind. Beim Risikomanagement geht es grundsätzlich um den Umgang mit Risiken, was sämtliche Maßnahmen zum Erkennen, Analysieren und Beobachten von eventuellen Risikofaktoren umfasst. Ziel dabei ist es, mögliche Gefahren sofort zu erkennen und Folgeschäden zu minimieren. Damit Sie Zahlungsausfälle vermeiden können, benötigen Sie also ein wirksames Risikomanagement.

Sie können von Risikomanagement-Werkzeugen profitieren, die in den Dienstleistungen einiger Zahlungsanbieter enthalten sind, wie zum Beispiel bei PayPal. Dieser bietet Ihnen Betrugs- und Verkäuferschutz an.

Aber auch Sie haben die Möglichkeit Maßnahmen einzusetzen, um ausbleibende Zahlungen zu vermeiden, unter anderem:

  • Adressprüfung
  • Identitätsprüfung
  • Bonitätsprüfung

Es lohnt sich außerdem, das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden im Blick zu behalten und entsprechend darauf zu reagieren. Wenn ein Kunde häufiger mit Zahlungsausfall auffällig wird, können Sie aktiv werden. Zum Beispiel durch Entfernen risikoreicher Zahlungsvarianten für diesen Kunden. Somit können Sie sicherstellen, dass besonders riskante Varianten wirklich nur Ihren zuverlässigen Kunden zur Verfügung stehen.

Tipp 7 - Setzen Sie auf effektives Mahnwesen bzw. Forderungsmanagement

Mahnwesen - klingt erstmal schlimm, ist es aber eigentlich nicht. Ein Zahlungsausfall kann verschiedene Ursachen haben, denn Sie kennen es vielleicht selbst, dass eine Rechnung manchmal im Trubel des Alltags einfach untergeht. Aber Sie sollten sich nicht scheuen, ein strukturiertes Mahnverfahren mit festen Fristen aufzubauen. Ein etabliertes System wird Ihnen außerdem dabei helfen, den Überblick über Käufe, Zahlungen und offene Rechnungen zu behalten.

Ein effizientes Mahnwesen beginnt bereits mit dem Registrieren und Organisieren offener Zahlungen. Dazu zählt auch:

  • Zahlungsziel vereinbaren und mitteilen
  • Erinnerung an die Zahlungspflicht
  • Einsetzen von Mahngebühren

Ihr Kunde gelangt bei diesem Vorgehen nach der Erinnerung von einer Mahnstufe zur nächsten. Mahngebühren hinzuzufügen, ist ein weiterer Anreiz für den Kunden, seine Zahlung zu tätigen. Wichtig ist die konsequente Kontrolle der Zahlungseingänge, damit Sie bei einem Ausfall der Zahlungen sofort reagieren können.

Das Mahnwesen hat die Grenzen des Möglichen erreicht, wenn der Kunde trotz mehrfacher Aufforderung nicht aktiv wird. Jetzt kann durch Forderungsmanagement entweder ein gerichtliches Mahnverfahren angestrebt oder ein Inkassodienstleister zu Rate gezogen werden. Mit dem Forderungsmanagement von HB Payment können Sie sich gegen Zahlungsausfälle absichern. Mit unserem Rundum-Service unterstützen wir Sie individuell vom vorgerichtlichen Inkasso-Verfahren bis hin zur Einleitung von gerichtlichen Schritten. Ihre Forderungen werden dabei von einem unserer Spezialisten realisiert. Im Einzelfall ist auch ein Rechnungs- und Debitorenmanagement für Sie möglich, sodass der gesamte Zahlungsprozess überwacht wird.

Also, was tun Sie bei einem Zahlungsausfall?

Zahlungsausfälle können Sie schon vermeiden, bevor Sie passieren - durch konkret formulierte Allgemeine Geschäftsbedingungen, attraktive Bezahlvarianten und korrekte Rechnungen mit gesetzten Zahlungsfristen, die Sie auch Ihrerseits kontrollieren. Durch ein zusätzliches strukturiertes Mahnwesen werden Zahlungsausfälle außerdem sofort registriert und entsprechend darauf reagiert, durch Erinnerungen zum Beispiel.

Obwohl Ihnen diese Erfahrung vielleicht nicht erspart bleiben wird, können Sie einige Maßnahmen ergreifen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Durch eine gute Planung sind Sie aber immer auf den Ernstfall vorbereitet.

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