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Zahlungsausfall - der größte Stressfaktor für jeden Online-Händler. Wenn die Ware versandt ist, aber die Rechnung unbezahlt bleibt, schnellt der Puls in die Höhe und Panik setzt ein - was nun? Zahlungsausfälle sind aus vielerlei Gründen eine unangenehme Angelegenheit. Sie sind nicht nur anstrengend, sondern können auch existenzbedrohend sein. Ausfälle von Zahlungen beschränken außerdem auch langfristig das Wachstum deines Unternehmens und sollten daher unbedingt vermieden werden.
Im Idealfall reicht eine Erinnerung an den Kunden, während du im schlimmsten Fall ein Inkassoverfahren einleiten, und dein Geld vielleicht sogar gerichtlich einklagen musst - ärgerlich, nervig, vermeidbar. Du kannst durch verschiedene Maßnahmen ausbleibenden Zahlungen vorbeugen, genauso aber auch kluge Wege finden, damit umzugehen.
Für deinen Online-Handel haben wir 7 Tipps unserer Experten, wie du Zahlungsausfälle vermeiden kannst:
Das Risiko für einen Zahlungsausfall hängt maßgeblich mit den von Ihnen angebotenen Zahlungsarten zusammen. Der Kunde wünscht sich einen unkomplizierten Zahlungsablauf passend zu seinen Bedürfnissen. Viele Warenkorbabbrüche könnten beispielsweise ein Zeichen dafür sein, dass du deinen Kunden noch nicht die passenden Zahlungsarten zur Verfügung stellst.
Beliebte Zahlungsarten sind unter anderem:
Jede Zahlungsart verfügt über ihre ganz eigenen Vorteile und Nachteile. Während die Zahlung per PayPal sehr unkompliziert und für viele Online-Shopper unverzichtbar ist, bietet dir die Zahlungsart Vorkasse hinsichtlich Zahlungsausfällen eine besondere Sicherheit.
Stelle deinen Nutzern eine passende Auswahl an Zahlungsarten zur Verfügung. Kann der Kunde seine bevorzugte Zahlungsart auswählen, minimierst du das Risiko für Zahlungsausfälle.
Rabatte für bestimmte Zahlungsarten anzubieten, ist nicht zulässig. Für die von dir gewünschten oder bevorzugten Modalitäten kannst du aber klar die Vorteile aufzeigen, zum Beispiel der schnelle Versand bei Zahlung per PayPal oder die schnelle Durchführung einer Sofortüberweisung. Empfehlenswert ist es grundsätzlich, Sofortzahlungen attraktiv zu machen, um Zahlungsausfall zu verhindern.
Ausbleibende Zahlungen kannst du ebenso vermeiden, indem du es dem Kunden bereits rein technisch einfach machst, bei dir zu bestellen. Das bedeutet der Zahlungsvorgang sollte schnell und einfach, aber auch mit der gewünschten Variante möglich sein.
Du stehst vor der Herausforderung, deine Sicherheitsbedürfnisse als Online-Händler mit denen deiner Kunden in Einklang zu bringen. Du möchtest natürlich einige Schritte einleiten, um ausbleibende Zahlungen zu vermeiden. Dennoch kannst du nicht auf alle risikoreichen Zahlungsvarianten verzichten, da diese auf der Seite des Kunden eine gewisse Sicherheit versprechen. Dazu zählt beispielsweise der Kauf auf Rechnung, was für dich ein erhebliches Risiko für einen Zahlungsausfall mit sich bringt. Der Kunde muss aber zum Beispiel keine sensiblen Zahlungsdaten eingeben und kann die Ware überprüfen, bevor er sie bezahlt.
Kunden vertrauen außerdem vor allem bewährten Zahlungsmethoden - wer gerne mit PayPal bezahlt, möchte dies auch auswählen können. Gleiches gilt für den Rechnungskauf, der noch immer zu den beliebtesten Zahlungsarten gehört. Um das Risiko für Zahlungsausfälle zu minimieren, ist es verständlich, dass du dich absichern möchtest. Dennoch musst du deinen Kunden den nötigen Spielraum lassen, um ihnen ein Gefühl von Sicherheit zu geben. Dazu zählt ebenso ein guter Kundenservice, der dir Aufschluss darüber geben kann, ob der Kunde mit der Lieferung oder der Ware unzufrieden war und die Zahlung deshalb ausblieb.
Insbesondere bei größeren Käufen ist ein bewährtes Mittel, um Zahlungsausfälle zu verhindern, nicht erst am Ende eine Rechnung zu stellen, sondern einen Zahlungsplan zu vereinbaren. Du kannst auf verschiedene Varianten zurückgreifen, zum Beispiel Teilzahlungen während des Projekts, monatliche Raten oder auch Anzahlungen.
Es handelt sich dabei um eine anfängliche Teilzahlung, was sich von einer Vorauszahlung beziehungsweise dem Vorkasse-Verfahren unterscheidet. Mit dieser Möglichkeit gehst du individuell auf deinen Kunden ein und minimierst außerdem das Risiko für Zahlungsausfall.
Ungenauigkeiten oder gar Fehler in den Verträgen, aber auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, sind zur Vorbeugung von Zahlungsausfällen unbedingt zu vermeiden. Wenn du Zahlungsbedingungen konkret in deinen AGB benennst, kannst du dich im Ernstfall auf diesen Punkt berufen.
Die Gestaltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollte daher professionell vorgenommen werden, denn fehlerhafte Rechtstexte können neben fehlenden Zahlungen hohe Strafen nach sich ziehen. Darum musst du dir aber keine Sorgen machen, denn wir erstellen dir rechtssichere AGB, sowohl für deinen eigenen Online-Shop, als auch für deine Marktplätze wie Amazon und eBay.
Es ist nicht ratsam, risikobehaftete Zahlungsarten zu streichen, da diese sehr beliebt sind. Beim Risikomanagement geht es grundsätzlich um den Umgang mit Risiken, was sämtliche Maßnahmen zum Erkennen, Analysieren und Beobachten von eventuellen Risikofaktoren umfasst. Ziel dabei ist es, mögliche Gefahren sofort zu erkennen und Folgeschäden zu minimieren. Damit deine Zahlungsausfälle vermieden werden können, benötigst du also ein wirksames Risikomanagement.
Du kannst von Risikomanagement-Werkzeugen profitieren, die in den Dienstleistungen einiger Zahlungsanbieter enthalten sind, wie zum Beispiel bei PayPal. Dieser bietet dir Betrugs- und Verkäuferschutz an.
Aber auch du hast die Möglichkeit Maßnahmen einzusetzen, um ausbleibende Zahlungen zu vermeiden, unter anderem:
Es lohnt sich außerdem, das Zahlungsverhalten deiner Kunden im Blick zu behalten und entsprechend darauf zu reagieren. Wenn ein Kunde häufiger mit Zahlungsausfall auffällig wird, kannst du aktiv werden. Zum Beispiel durch Entfernen risikoreicher Zahlungsvarianten für diesen Kunden. Somit kannst du sicherstellen, dass besonders riskante Varianten wirklich nur deinen zuverlässigen Kunden zur Verfügung stehen.
Mahnwesen - klingt erstmal schlimm, ist es aber eigentlich nicht. Ein Zahlungsausfall kann verschiedene Ursachen haben, denn du kennst es vielleicht selbst, dass eine Rechnung manchmal im Trubel des Alltags einfach untergeht. Aber du solltest dich nicht scheuen, ein strukturiertes Mahnverfahren mit festen Fristen aufzubauen. Ein etabliertes System wird dir außerdem dabei helfen, den Überblick über Käufe, Zahlungen und offene Rechnungen zu behalten.
Ein effizientes Mahnwesen beginnt bereits mit dem Registrieren und Organisieren offener Zahlungen. Dazu zählt auch:
Dein Kunde gelangt bei diesem Vorgehen nach der Erinnerung von einer Mahnstufe zur nächsten. Mahngebühren hinzuzufügen, ist ein weiterer Anreiz für den Kunden, seine Zahlung zu tätigen. Wichtig ist die konsequente Kontrolle der Zahlungseingänge, damit du bei einem Ausfall der Zahlungen sofort reagieren kannst.
Das Mahnwesen hat die Grenzen des Möglichen erreicht, wenn der Kunde trotz mehrfacher Aufforderung nicht aktiv wird. Jetzt kann durch Forderungsmanagement entweder ein gerichtliches Mahnverfahren angestrebt oder ein Inkassodienstleister zu Rate gezogen werden. Mit unserem professionellen Forderungsmanagement kannst du dich gegen Zahlungsausfälle absichern. Mit unserem Rundum-Service unterstützen wir dich individuell vom vorgerichtlichen Inkasso-Verfahren bis hin zur Einleitung von gerichtlichen Schritten. Deine Forderungen werden dabei von einem unserer Spezialisten realisiert. Im Einzelfall ist auch ein Rechnungs- und Debitorenmanagement für dich möglich, sodass der gesamte Zahlungsprozess überwacht wird.
Zahlungsausfälle kannst du schon vermeiden, bevor sie passieren - durch konkret formulierte Allgemeine Geschäftsbedingungen, attraktive Bezahlvarianten und korrekte Rechnungen mit gesetzten Zahlungsfristen, die du auch deinerseits kontrollieren kannst. Durch ein zusätzliches strukturiertes Mahnwesen werden Zahlungsausfälle außerdem sofort registriert und entsprechend darauf reagiert, durch Erinnerungen zum Beispiel.
Obwohl dir diese Erfahrung vielleicht nicht erspart bleiben wird, kannst du einige Maßnahmen ergreifen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Durch eine gute Planung bist du aber immer auf den Ernstfall vorbereitet.
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