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Nach Art. 15 DSGVO besitzen natürliche Personen ein umfassendes Recht zu, zu erfahren ob von wem welche personenbezogenen Daten von ihnen gespeichert, weitergegeben oder auf andere Weise verarbeitet werden. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen (Art. 4 lit. a DSGVO). Umfasst sind also alle Daten, die Rückschlüsse auf die auskunftsersuchende Person zulassen (z. B. Name, Anschrift, Bankdaten, auch: IP-Adresse).
Wir empfehleen Ihnen eine sichere und von uns geprüfte Vorgehensweise bei Erhalt eines Auskunftsersuchens und geben Ihnen verschiedene Muster zum Auskunftverlangen und zum Löschungsverlangen mit auf den Weg.
Bei Erhalt eines Auskunftsersuchens empfehlen wir folgende Vorgehensweise:
Prüfen Sie zunächst, ob Sie die auskunftsersuchende Person anhand der gemachten Angaben eindeutig identifizieren können. Falls weitere Angaben für eine eindeutige Identifizierung notwendig sind oder begründete Zweifel an der Identität des Antragstellers bestehen (insb. bei elektronischen Auskunftsersuchen), sollten vor Auskunftserteilung die zur Identifizierung erforderlichen Informationen angefordert werden. Zu diesem Zweck können u. a. der vollständige Name, die Anschrift und das Geburtsdatum abgefragt werden.
Verwenden Sie dazu gerne unser Musterschreiben "Auskunft - weitere Angaben zur Identifizierung erforderlich"
Alle Rechtstexte für einen sicheren Online-Handel. Impressum, AGB, Widerrufsbelehrung, Datenschutzerklärung etc. für Online-Shops und Plattformen wie Amazon und eBay.
Prüfen Sie dann anhand der Angaben des Auskunftsersuchenden, wie bspw. der E-Mail-Adresse und des Namens, umfassend und gründlich, ob und welche personenbezogenen Daten des Betroffenen Sie gespeichert haben. Beachten Sie dabei sämtliche Systeme im Unternehmen, mit denen personenbezogene Daten gespeichert werden, insbesondere Ihre Newsletterverteiler. Bei größeren Unternehmen kann es auch vorkommen, dass ehemalige Mitarbeiter eine Auskunft anfordern. Sollten Sie in den Datenbanken Ihrer Kunden also keine Daten des Betroffenen finden, kann ein Blick in Mitarbeiterdatenbanken ebenfalls sinnvoll sein.
Inhalt der Auskunftserteilung bei stattfindender Datenverarbeitung
Werden personenbezogene Daten des Auskunftsersuchenden in Ihrem Unternehmen gespeichert, erteilen Sie zunächst Auskunft über diese Daten, indem Sie eine Kopie der Daten zur Verfügung stellen. Dabei genügt nach allgemeiner Auffassung eine Kopie der Übersicht sämtlicher gespeicherten, personenbezogenen Daten. Nicht gemeint ist eine Kopie aller zur betroffenen Person gespeicherter Dokumente. Diese Kopie der Daten kann unmittelbar im Auskunftsschreiben oder in einem gesonderten, gleichzeitig mit dem Auskunftsschreiben zu übermittelnden Dokument zur Verfügung gestellt werden. Teilen Sie dem Kunden zusätzlich zur Kopie bitte folgende Informationen mit:
Weitergehende Informationen zur Datenübermittlung in Drittstaaten können Sie dem Kurzpapier der Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder (Datenschutzkonferenz) hier entnehmen.
Verwenden Sie dazu gerne unser Musterschreiben "Auskunft"
Verarbeiten Sie keine personenbezogenen Daten des Betroffenen oder wurden diese unumkehrbar anonymisiert, muss dem Betroffenen auch hierüber entsprechend Auskunft (sog. Negativauskunft) erteilt werden. Eine solche Negativauskunft ist auch zu erteilen, wenn die personenbezogenen Daten des Betroffenen für die weitere Verarbeitung gesperrt und allein zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.
Verwenden Sie dazu gerne unser Musterschreiben "Negativauskunft".
Wurde das Auskunftsersuchen auf elektronischem Weg gestellt (z. B. per E-Mail), ist die Auskunft in einem gängigen elektronischen Format zu erteilen, vgl. Art. 15 Abs. 3 S. 3 DSGVO). Sie können die Auskunft in dem Fall beispielsweise als pdf-, png- oder txt-Datei per E-Mail an den Betroffenen übermitteln. Die elektronische Übermittlung kann alternativ mittels eines passwortgeschützten Fernzugangs zu einem sicheren System, über den der betroffenen Person direkter Zugang zu ihren personenbezogenen Daten ermöglicht wird, erfolgen. Die Auskunft ist schriftlich per Postsendung zu erteilen, wenn der Betroffene dies wünscht oder der Antrag auf diesem Weg gestellt wurde. Zu Dokumentations- und Beweiszwecken empfehlen wir den Versand z. B. per Einwurf- Einschreiben.
Frist der AuskunftserteilungAuskunftserteilungen müssen unverzüglich erfolgen, spätestens aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Auskunftsersuchens der betroffenen Person zur Verfügung gestellt werden. In Ausnahmefällen kann die Monatsfrist überschritten werden. Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, sofern dies vor dem Hintergrund der Komplexität und Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Darüber muss die betroffene Person, unter Angabe der für die Verzögerung verantwortlichen Gründe, einen Monat nach Eingang des Antrags unterrichtet werden.
Professionelle Rechtsberatung vom Anwalt
Guter Rat ist teuer? Nicht bei uns. Unsere auf E-Commerce-Recht spezialisierten Anwälte stehen Ihnen bei rechtlichen Fragen gern zur Seite.
Im Folgenden sehen Sie eine Vorschau unsere Mustervorlagen. Die ausführlichen Dokumente inklusive umfangreicher Ausfüllhinweise können Sie hier im HB Marketplace kaufen. Die Dokumente sind auch zum Ausfüllen am Computer vorbereitet.
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Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau ....................................................................,
vielen Dank für Ihr Auskunftsersuchen vom ............................... .
Wir haben dieses geprüft und festgestellt, dass wir Sie anhand der mitgeteilten Angaben nicht zweifelsfrei identifizieren können. Eine Beantwortung Ihres Auskunftsersuchens ist uns ohne weitere Informationen zu Ihrer Person deshalb nicht möglich.
Um Ihr Auskunftsersuchen beantworten zu können, bitten wir Sie daher, uns die folgenden Informationen zu Ihrer Person mitzuteilen:
Im Einzelfall haben uns die Kunden hier folgendes mitgeteilt:
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Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau ....................................................................,
vielen Dank für Ihr Auskunftsersuchen vom ..............................., welches uns am ............................... ist.
Mit dem Auskunftsersuchen haben Sie uns gebeten, Ihnen Auskunft darüber zu erteilen, welche Daten wir von Ihnen zu welchem Zweck verarbeiten.
1. Daten, die wir von Ihnen verarbeiten (*Zutreffendes bitte ankreuzen):
Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten:
| ☐ Name | .................................................................... |
| ☐ Anschrift | .................................................................... |
| ☐ Telefon | .................................................................... |
| ☐ E-Mail-Adresse | .................................................................... |
| ☐ Telefonnummer | .................................................................... |
| ☐ Faxnummer | .................................................................... |
| ☐ Zahlungsdaten | .................................................................... |
| ☐ Geburtsdatum | .................................................................... |
| ☐ .................................. | .................................................................... |
| ☐ .................................. | .................................................................... |
| ☐ .................................. | .................................................................... |
2. Zwecke der Verarbeitung (*Zutreffendes bitte ankreuzen):
Wir verarbeiten diese Daten
| ☐ | zur Erfüllung des mit Ihnen am .................................. geschlossenen Vertrages über .................................................................... |
| ☐ | um Ihnen postalische/elektronische/telefonische* Werbung zukommen zu lassen |
| ☐ | .................................................................... |
| ☐ | .................................................................... |
| ☐ | .................................................................... |
3. Kategorien von Empfängern der Daten (*Zutreffendes bitte ankreuzen):
Die Daten wurden bzw. werden von uns an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt (abschließende Auflistung notwendig):
| ☐ | Hostingdienstleister |
| ☐ | Versandunternehmen |
| ☐ | Zahlungsdienstleister |
| ☐ | Bonitätsauskunfteien |
| ☐ | Anbieter eines Warenwirtschaftssystems |
| ☐ | Lieferanten |
| ☐ | Newsletterempfänger |
| ☐ | Shopsystembetreiber |
| ☐ | .................................................................... |
| ☐ | .................................................................... |
| ☐ | .................................................................... |
| ☐ | Eine Übermittlung der Daten von uns an Dritte ist nicht erfolgt und nicht geplant. |
4. Datenübermittlung in Drittstaaten (*Zutreffendes bitte ankreuzen):
☐ Eine Übermittlung Ihrer Daten an Empfänger in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union erfolgt nicht.
☐ Ihre Daten werden an folgende Empfänger in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union übermittelt:
............................................................................................................................................................................................................
5. Speicherdauer (*Zutreffendes bitte ankreuzen):
| ☐ | Die geplante Speicherdauer für Ihre personenbezogenen Daten beträgt für: ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ Die personenbezogenen Daten, für die keine konkrete Speicherdauer angegeben werden kann, werden für den Zeitraum gespeichert, für den Sie zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigt und werden nach Zweckerreichung und Ablauf gesetzlicher Verjährungsfristen gelöscht oder für die weitere Verarbeitung gesperrt. |
| ☐ | Ihre personenbezogenen Daten werden für den Zeitraum gespeichert, für den Sie zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigt und werden nach Zweckerreichung und Ablauf gesetzlicher Verjährungsfristen gelöscht oder für die weitere Verarbeitung gesperrt. |
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Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau ....................................................................,
vielen Dank für Ihr Auskunftsersuchen vom ..............................., welches uns am ............................... zugegangen ist.
Wir haben dieses geprüft und bestätigen Ihnen hiermit, dass wir keine Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeiten.
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Im Folgenden sehen Sie eine Vorschau unsere Mustervorlagen. Die ausführlichen Dokumente inklusive umfangreicher Ausfüllhinweise können Sie hier im HB Marketplace kaufen. Die Dokumente sind auch zum Ausfüllen am Computer vorbereitet.
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Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau ....................................................................,
Ihr Löschungsersuchen vom ..............................., ist uns am ............................... zugegangen.
Wir bestätigen Ihnen hiermit, dass wir sämtliche personenbezogenen Daten, die Ihnen zugeordnet werden konnten, wunschgemäß gelöscht haben.
Die Empfänger, denen gegenüber wir Ihre personenbezogenen Daten offengelegt haben, haben wir über Ihr Löschungsersuchen informiert. Dieses Schreiben und Ihre darin enthaltenen personenbezogenen Daten speichern wir allein zu Nachweisgründen bis zum Ablauf gesetzlicher Verjährungsfristen für 3 Jahre. Anschließend werden wird diese Daten ebenfalls unverzüglich und unaufgefordert löschen.
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Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau ....................................................................,
Ihr Löschungsersuchen vom ..............................., ist uns am ............................... zugegangen.
Wir bestätigen Ihnen hiermit, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies möglich war, gelöscht haben.
Die nachfolgend gelisteten / genannten Daten können unsererseits (noch) nicht gelöscht werden, weil wir bezüglich dieser Daten an gesetzliche Aufbewahrungsfristen gebunden sind:
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Diese Daten wurden für die weitere Verarbeitung gesperrt und werden unsererseits ausschließlich zur Erfüllung der nachstehend gesetzlichen, insbesondere steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Diese Aufbewahrungsfristen ergeben sich beispielhaft aus § 257 HGB, § 14b UStG und § 147 AO und verpflichten uns zur Aufbewahrung der Daten für 6 bzw. 10 Jahre.
Eine Verarbeitung der Daten unsererseits, die über diese Speicherung hinausgeht, erfolgt nicht mehr. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden wir diese Daten unverzüglich und unaufgefordert löschen.
Die nachfolgend gelisteten / genannten personenbezogenen Daten können unsererseits nicht gelöscht werden, weil deren Verarbeitung im Zusammenhang mit dem am ......... mit Ihnen über .................. geschlossenen Vertrages weiterhin erforderlich ist:
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