Bewerbungs­gespräch – rechtlicher Leitfaden für Arbeitgeber

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Du willst mit deinem Unternehmen auf Fachkräftesuche gehen und stehst nun nicht nur vor der Herausforderung, qualifizierte Bewerber zu finden, sondern dich auch beim Bewerbungsgespräch rechtskonform zu verhalten? Dann hast du schon den richtigen Riecher, denn unser Ratgeber zeigt dir auf, was bei einem Bewerbungsgespräch alles schief gehen kann und was zu beachten ist, um später keine unangenehmen Konsequenzen befürchten zu müssen.

In einer Welt, die sich ständig verändert, ist es entscheidend, auf dem neuesten Stand der rechtlichen Anforderungen zu sein. Erfahre nachfolgend, welche Fragen du im Bewerbungsgespräch stellen darfst und welche Themen tabu sind.

Bewerbungsgespräch - Arbeitgeber und Bewerber geben sich die Hand

 

Welche Gesetze müssen Arbeitgeber bei einem Bewerbungsgespräch einhalten?

Als künftiger Arbeitgeber musst du bei Bewerbungsgesprächen mehrere gesetzliche Bestimmungen beachten, um einen rechtskonformen und fairen Auswahlprozess sicherzustellen. Kernstück ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), welches eine Diskriminierung von Bewerbern aufgrund von Geschlecht, Religion, ethnischer Herkunft, Alter, sexueller Orientierung und anderer persönlicher Merkmale verbitet. Achte daher darauf, dass alle Bewerber gleich behandelt werden. Hier sind einige weitere wichtige Gesetze und Regelungen:

  1. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), betreffend die Speicherung von Bewerberdaten (siehe unten)
  2. Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), wenn ein Betriebsrat vorhanden ist
  3. ggf. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen
  4. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), beispielsweise betreffend die Fahrtkosten

     

     

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Welche Arten und Formen von Bewerbungsgesprächen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten und Formen von Bewerbungsgesprächen, die du als zukünftiger Arbeitgeber einsetzen kannst und entsprechend deinen Vorstellungen und den technischen Möglichkeiten sind dir dabei keine Grenzen gesetzt. Hier einige Beispiele, die meist jedoch nie in Reinform vorkommen, sondern je nach Unternehmen kombiniert werden.

Das klassische Bewerbungsgespräch, welches je nach Unternehmensgröße unter Einbezug von Abteilungsleitung, Personalverantwortlichen oder Betriebsrat abgehalten werden kann, erfolgt meist recht formell und steif und beinhaltet einen klassischen Fragenkatalog. Auch ein offen und locker wirkendes Gespräch fragt jedoch meist einen gewissen Pool an Informationen ab, um mehr über den Bewerber zu erfahren. Es kann geknüpft werden an einen Einstellungstest in Form einer Präsentation, einer Aufgabe oder eines Assessment-Centers. Viele Bewerber empfinden diese Form des Bewerbungsgesprächs als unangenehm und es kommt daher immer seltener zum Einsatz.

Im Regelfall sieht man als Verantwortlicher eines Unternehmens jeden Bewerber zunächst einzeln. Im Anschluss daran führen einige Unternehmen jedoch noch eine zweite Runde ein, die beispielsweise als Gruppen-Bewerbungsgespräch stattfindet. Das Gruppeninterview wird dadurch charakterisiert, dass mehrere Bewerber gleichzeitig interviewt werden, um ihre Interaktion, Teamarbeit und soziale Fähigkeiten zu beobachten.

Auch bei der Form solltest du als Unternehmen mit der Zeit gehen. Ein Telefoninterview oder Bewerbungsgespräch per Video-Call sind spätestens mit der Corona-Pandemie eine anerkannte Form, denn auch sie können belegen, wie Bewerber sich virtuell darstellen und ob sie technisch versiert sind. Selbst Chatnachrichten (z.B. in Kleinanzeigen-Portalen) oder Tiktok-Videos sind mittlerweile als Wege für Bewerbungen anerkannt und können somit auch Teil eines Bewerbungsgesprächs werden.

 

Welche Vor- und Nachteile haben virtuelle und persönliche Bewerbungsgespräche?

Virtuelle und persönliche Bewerbungsgespräche haben jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile. Hier sind einige Aspekte, die berücksichtigt werden können:

Virtuelle Bewerbungsgespräche

Vorteile
  1. Zeit- und Kostenersparnis
  2. Flexibilität in Bezug auf Zeit und Ort
  3. Globale Reichweite ohne physische Barrieren
  4. Aufzeichnungsmöglichkeiten
Nachteile
  1. Technische Probleme können die Qualität des Gesprächs beeinträchtigen
  2. Begrenzte persönliche Interaktion, da die nonverbalen Signale begrenzt sind
  3. Technologieabhängigkeit

Persönliche Bewerbungsgespräche

Vorteile
  1. Bessere zwischenmenschliche Interaktion und Verbindung
  2. Nonverbale Kommunikation möglich (z.B. Körpersprache und Augenkontakt)
  3. Direktes Kennenlernen der Arbeitsumgebung, Unternehmenskultur und Atmosphäre
Nachteile
  1. Reise- und Zeitaufwand
  2. Finanzielle Belastung
  3. Begrenzte geografische Reichweite

Du entscheidest dich in der Praxis daher vermutlich für eine Kombination beider Formate, um die jeweiligen Vorteile nutzen zu können.

 

Muss ich die Anfahrtskosten des Bewerbers zum Gespräch übernehmen?

Ja, wenn du den Bewerber eingeladen hast und diesem gegenüber die Kostenübernahme nicht ausdrücklich ausgeschlossen hast, musst du die Kosten auch übernehmen. Je nach Budget musst du entscheiden, ob du die Kosten vorher komplett ausschließen möchtest, was legal ist, oder deckelst. Dann kannst du beispielsweise nur ein Ticket für den Regionalverkehr erstatten oder die Übernahme der Übernachtungskosten ablehnen.

 

Wie läuft ein optimales Bewerbungsgespräch ab?

So individuell wie jedes Unternehmen, jede Person und jede zu besetzende Stelle ist auch ein Bewerbungsgespräch. Besetzt ein junges Start-up eine Stelle für einen Social Media-Manager wird das Bewerbungsgespräch vermutlich ganz anders ablaufen als ein Job-Interview für eine Position als Buchhalterin in einem Traditionsunternehmen. Für die Phasen eines Bewerbungsgesprächs gibt es daher keinen festen Rahmen.

Ein klassisches Bewerbungsgespräch durchläuft jedoch typischerweise immer mehrere ähnliche Phasen, die darauf abzielen, den Bewerber besser kennenzulernen, seine Fähigkeiten zu bewerten und sicherzustellen, dass er zu deiner Unternehmenskultur passt. Hauptaugenmerk sollte sein, dass das Bewerbungsgespräch transparent und respektvoll gestaltet ist und es sowohl dem Bewerber als auch dem Unternehmen ermöglicht, sich ein umfassendes Bild voneinander zu machen.

Hier ist ein Beispiel für die Phasen eines Bewerbungsgesprächs:

  1. Begrüßung und Vorstellung
  2. Vorstellung des Bewerbers
  3. Vorstellung des Unternehmens und der Position/ Besprechung von Unternehmenskultur und Teamdynamik
  4. Ggf. Lösung praktischer Aufgaben
  5. Fragen und Antworten
  6. Abschluss und Ausblick
  7. Verabschiedung

Was muss ich als Arbeitgeber nach dem Bewerbungsgespräch beachten?

Nach dem Bewerbungsgespräch solltest du den Auswahlprozess fortsetzen und eine informierte Entscheidung treffen. Dokumentiere daher am besten sofort deine Eindrücke und Bewertungen der Bewerber. Wenn andere Personen aus deinem Unternehmen am Bewerbungsgespräch beteiligt waren, hole ihre Rückmeldungen ein. Notiere spezifische Stärken, Schwächen und weitere relevante Informationen aus dem Gespräch. Vergleiche die verschiedenen Bewerber miteinander, basierend auf ihren Fähigkeiten, Erfahrungen, und wie gut sie zur Position und zur Unternehmenskultur passen.

Falls während des Gesprächs Fragen offen geblieben sind, kläre sie gegebenenfalls direkt mit dem Bewerber oder dem jeweiligen Verantwortlichen. Falls Unsicherheiten bestehen oder weitere Details erforderlich sind, könnten weitere Gespräche mit dem Bewerber notwendig sein.

Informiere die Bewerber zügig über den Stand des Auswahlprozesses. Dies kann eine positive Erfahrung für die Bewerber schaffen, auch wenn sie nicht ausgewählt werden. Bereite im Falle einer positiven Entscheidung das Vertragsangebot vor. Stelle sicher, dass alle Details klar und vollständig sind.

 

 

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Wie hinterlässt du einen guten Eindruck im Gespräch, was sind No-Gos?

Um talentierte Fachkräfte anzuziehen, müssen nicht nur deine Bewerber dich überzeugen, sondern auch umgekehrt. Bereite dich rechtzeitig auf das Gespräch vor, indem du die Bewerbungsunterlagen sorgfältig durchgehst.

Viele Bewerber schätzen vor allem eine positive und ungezwungene Stimmung und ein lockeres Bewerbungsgespräch. Zeige dich während des Interviews daher nahbar und respektvoll und kommuniziere klar und präzise. Sprich beispielsweise wahrheitsgemäß über Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung im Unternehmen und wecke keine falschen Hoffnungen. Sei flexibel und offen für unterschiedliche Hintergründe und Arbeitsstile. Ein zu starrer Ansatz könnte talentierte Bewerber abschrecken. Stelle dazu auch sicher, dass die Informationen über die Position, das Unternehmen und den Auswahlprozess verständlich sind und verschleiere keine Anforderungen, die zu einer vorzeitigen Beendigung des geschlossenen Arbeitsverhältnisses führen könnten. Das ist für beide Seiten unnötig.

Erkläre schließlich den weiteren Verlauf des Auswahlprozesses und den Zeitrahmen für Rückmeldungen, um dem Bewerber Klarheit zu verschaffen.

 

Wie bereitest du dich optimal auf ein Bewerbungsgespräch vor?

Die Vorbereitung auf ein Bewerbungsgespräch ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Auswahlprozess effizient und erfolgreich abgeschlossen werden kann. Unvorbereitetes oder desinteressiertes Verhalten wirkt wenig professionell. Stelle sicher, dass du eine klare Vorstellung davon hast, welche Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen du von deinem Bewerber für den Job erwartest, verschrecke dein Gegenüber jedoch nicht mit überzogenen und unrealistischen Erwartungen.

Bereite dich auf das Gespräch vor, indem du die Bewerbungsunterlagen sorgfältig durchgehst. Plane außerdem die Struktur des Bewerbungsgesprächs im Voraus. Überlege, welche Fragen du stellen möchtest, um die erforderlichen Informationen zu erhalten. Überlege auch, welche situativen Fragen du stellen kannst, um Einblicke in die Handlungsweise der Bewerber in bestimmten Situationen zu erhalten. Dies fördert eine realistische Einschätzung ihrer Fähigkeiten.

Entscheide schließlich, wer am Bewerbungsgespräch teilnehmen wird. Dies könnte je nach Unternehmen und Position verschiedene Personen umfassen, wie zum Beispiel direkte Vorgesetzte, Personalverantwortliche oder Teammitglieder. Falls das Interview virtuell stattfindet, überprüfe und teste vorab die technischen Details, um sicherzustellen, dass die Videokonferenzplattform problemlos funktioniert.

 

Was sind typische Fragen in einem Bewerbungsgespräch, was darf nicht gefragt werden?

Typische Fragen in einem Bewerbungsgespräch können in verschiedene Kategorien unterteilt werden, um verschiedene Aspekte der Bewerber zu beleuchten. Hier sind einige Beispiele:

  1. Haben Sie gut hergefunden?
  2. Erzählen Sie doch erst einmal kurz etwas über sich.
  3. Was war der Grund, sich für diese Position zu bewerben?
  4. Welche Kenntnisse und Erfahrungen bringen Sie für diese Position mit?
  5. Können Sie eine Situation beschreiben, in der Sie erfolgreich eine Herausforderung bewältigt haben?
  6. Was sehen Sie als Ihre größte berufliche Leistung?
  7. Welche technischen Fähigkeiten oder Qualifikationen bringen Sie mit?
  8. Wie gehen Sie mit stressigen Situationen oder engen Fristen um?
  9. Können Sie eine Situation beschreiben, in der Sie effektiv im Team gearbeitet haben?
  10. Wie gehen Sie mit Konflikten am Arbeitsplatz um?
  11. Warum möchten Sie in diesem Unternehmen arbeiten?

Es gibt jedoch auch Fragen, die im Bewerbungsgespräch vermieden werden sollten, um rechtliche Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass der Auswahlprozess fair und diskriminierungsfrei ist. Zu den Fragen, die normalerweise nicht gestellt werden sollten, gehören solche, die sich auf persönliche Merkmale oder geschützte Kategorien beziehen. Es ist unangemessen, nach dem Familienstand, Schwangerschaftsabsichten oder Arrangements der Kinderbetreuung zu fragen. Fragen nach der religiösen Überzeugung oder zur sexuellen Orientierung oder geschlechtlichen Identität sind auch tabu. Ebenso sollten Fragen zum Gesundheitszustand nach der Nationalität oder Gewerkschaftszugehörigkeit vom Fragenkatalog gestrichen werden.

Diskriminierung und unzulässige Fragen können rechtliche Konsequenzen haben und schaden dem Ansehen des Unternehmens, denn viele Bewerber tauschen sich in sozialen Medien und auf Unternehmens-Bewertungsportalen auch über Bewerbungsgespräche aus.

 

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Darf im Bewerbungsgespräch gelogen werden?

Das kommt auf die Frage an. Bei bestimmten Fragen gibt die Rechtsprechung den Bewerbern ein Recht zur Lüge. Wird beispielsweise eine schwangere Frau eingestellt und stellt sich danach heraus, dass sie bei der Frage nach der Schwangerschaft bewusst gelogen hat, dürfen sich daraus keine negativen Konsequenzen für sie ergeben. Trotz Lüge hast du kein Recht, das Arbeitsverhältnis anzufechten oder zu kündigen. 

Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Bewerber sehr wohl wahrheitsgemäß auf bestimmte Fragen der oben genannten Eigenschaften antworten. Nämlich dann, wenn der jeweilige Umstand die Ausübung der angestrebten Tätigkeit nicht möglich macht. Beispielsweise in medizinischen Berufen kann es von Bedeutung sein, ob Bewerber HIV-positiv sind. Anders sieht es auch dann bei Fragen zu Vorstrafen oder laufenden Ermittlungen aus, wenn z.B. ein angehender Busfahrer wegen eines Straßenverkehrsdelikt vorbestraft ist oder gegen ihn deswegen ermittelt wird.

 

Welche Löschfristen gibt es bei Bewerbungsunterlagen?

Im Rahmen von Bewerbungsprozessen fallen eine Menge personenbezogene Daten über die bewerbende Person an. Entscheidet sich ein Bewerber, die Bewerbung abzubrechen oder er übersteht beispielsweise das Auswahlverfahren nicht, hast du die Daten zu löschen, da sie nicht mehr benötigt werden. Die Bewerbungsunterlagen sollten dabei bis zum Ablauf der Frist einer möglichen Klage gegen die Auswahlentscheidung bzw. bis zum Abschluss eines entsprechenden Klageverfahrens aufbewahrt werden.

Anders sieht es aus, wenn der Bewerber bewusst zustimmt, dass du seine Daten weiter behalten darfst, beispielsweise weil du ihm in einer späteren Bewerbung eine zweite Chance geben willst.

 

 

Fazit zu Bewerbungs­gesprächen

 
Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck, heißt es oft. Ein faires und rechtskonformes Vorgehen im Bewerbungsgespräch fördert daher nicht nur ein späteres positives Arbeitsklima, sondern stärkt auch das Vertrauen zwischen dir und deinem künftigen Mitarbeiter. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, Chancengleichheit und fairen Auswahlverfahren sind somit nicht verhandelbar.
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