Abmahnung im Arbeitsrecht » das müssen Arbeitgeber beachten

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrages hat sich dein Arbeitnehmer dazu verpflichtet, eine bestimmte Arbeitsleistung zu erbringen und unter bestimmten Voraussetzungen zu arbeiten. Kommt es zu Verstößen dieser Abmachung bzw. einzelner Klauseln des Vertrags, kannst du besagten Angestellten abmahnen.

Mit einer Abmahnung machst du deinem Beschäftigten deutlich, dass sein Verhalten eine Vertragsverletzung bedeutet, die du nicht dulden möchtest. Eine Abmahnung hat neben dieser Hinweisfunktion auch eine Warnfunktion, die in der Abmahnung sogar explizit zu nennen ist. Denn durch das Ausstellen einer Abmahnung verdeutlichst du auch, dass dein Mitarbeiter mit einer Kündigung rechnen muss, sollte er das abgemahnte Verhalten nicht ändern.

Abmahnung vs. Ermahnung: Was ist der Unterschied?

Die Abmahnung ist eine formelle, arbeitsrechtliche Rüge, mit der du als Arbeitgeber ein konkretes Fehlverhalten des Arbeitnehmers beanstandest und ihn gleichzeitig für den Wiederholungsfall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen (z. B. Kündigung) warnt.

Wesentliche Merkmale einer Abmahnung im Arbeitsrecht:

1. Rüge: Das Fehlverhalten wird klar benannt und beanstandet. 
2. Warnung: Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht. 
3. Dokumentation: Die Abmahnung wird in der Personalakte dokumentiert. 
4. Voraussetzung für Kündigung: Bei verhaltensbedingten Kündigungen ist in der Regel eine vorherige Abmahnung erforderlich (§ 314 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB))

Eine Ermahnung ist dagegen eine mildere Form der Rüge. Sie stellt eine bloße Aufforderung oder Erinnerung an den Arbeitnehmer dar, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten. Es fehlt hier zudem eine Warnung vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen.

Wesentliche Merkmale einer Ermahnung im Arbeitsrecht:

1. Hinweis: Das Fehlverhalten wird angesprochen, aber ohne Androhung von Konsequenzen. 
2. Keine Warnfunktion: Es wird nicht ausdrücklich mit einer Kündigung oder anderen Maßnahmen gedroht. 
3. Keine Voraussetzung für Kündigung: Eine Ermahnung allein reicht nicht aus, um eine spätere Kündigung zu begründen. 
4. Form: Kann mündlich oder schriftlich erfolgen. 

Die Abmahnung ist das schärfere arbeitsrechtliche Instrument und Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Die Ermahnung hingegen dient eher der Erinnerung und Korrektur bei weniger gravierenden Pflichtverletzungen, ohne unmittelbare arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Wer darf im Arbeitsrecht abmahnen?

Auf Arbeitgeberseite können mehrere Parteien eine Abmahnung aussprechen. Nicht nur die Personen, die Kündigungen aussprechen, sondern alle weisungsberechtigten Vorgesetzten können einen Arbeitnehmer abmahnen.

Der Betriebsrat deines Unternehmens hat bei der Abmahnung im Arbeitsrecht grundsätzlich keine Pflicht bzw. kein Recht auf Mitbestimmung, er muss im Vorfeld also nicht über die Maßnahme informiert werden. Allerdings muss der Arbeitgeber den Betriebsrat nach Ausspruch der Abmahnung über den Vorgang informieren. Seitens des Betriebsrats besteht bei Abmahnungen also nur ein Informationsanspruch. Außerdem kann sich der Arbeitnehmer beim Betriebsrat Rat und Unterstützung einholen, um die Abmahnung auf Rechtmäßigkeit zu überprüfen. Wird die Abmahnung für ungerechtfertigt erachtet, wirkt der Betriebsrat auf dich als Arbeitgeber ein.

Mehr zum Betriebsrat liest du in unserem Ratgeber zum Thema: Abmahnung & Betriebsrat

Auch Arbeitnehmer können gegenüber ihrem Arbeitgeber Abmahnungen aussprechen bzw. verfassen, sollte es zu Verstößen gegen Klauseln im Arbeitsvertrag kommen.

Wer darf abgemahnt werden?

Abgemahnt werden können grundsätzlich alle Arbeitnehmer, die unabhängig von ihrer Position im Betrieb ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verletzen. Das betrifft sowohl Verstöße gegen Haupt- als auch Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel Missachtung von Arbeitsanweisungen oder unentschuldigtes Fehlen oder Abmahnungen wegen Fehlzeiten. 

Auch Auszubildende, Teilzeitkräfte, leitende Angestellte oder sogar Betriebsratsmitglieder können abgemahnt werden, sofern sie gegen ihre arbeitsvertraglichen Verpflichtungen verstoßen.

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Was besagt das Arbeitsrecht?

Arbeitsrecht gehört zum Zivilrecht und regelt die Rechtsbeziehung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern (Individual-Arbeitsrecht). Das meint zum Beispiel die Inhalte des Arbeitsvertrages, Urlaubsansprüche oder Arbeitszeiten. Außerdem regelt das Arbeitsrecht die rechtliche Beziehung zwischen Arbeitnehmerkollektiven (Kollektiv-Arbeitsrecht), zum Beispiel Gewerkschaften. Dabei dreht es sich um abhängige Erwerbstätigkeiten, sodass das Arbeitsrecht für Selbstständige keine Relevanz hat.

Fokus im Arbeitsrecht ist der Schutz deines Arbeitnehmers, da dieser dir als Arbeitgeber in mehrfacher Hinsicht unterliegt. Unter anderem dadurch, dass dein Arbeitnehmer auf sein Einkommen angewiesen ist und sich in deinem Unternehmen deinen Vorgaben als Arbeitgeber unterordnen muss. Arbeitsrecht kann daher auch als Arbeitnehmerschutzrecht bezeichnet werden, da es vorrangig Arbeitnehmer vor schlechten bzw. unfairen Arbeitsbedingungen bewahren soll.

Welche Gründe führen am häufigsten zu Abmahnungen?

Du als Arbeitgeber darfst dann abmahnen, wenn dein Arbeitnehmer in auffälliger Form Leistungs- oder Verhaltensmängel aufweist und damit gegen eure Abmachung im Arbeitsvertrag verstößt. Typische Abmahnungsgründe sind zum Beispiel:

1. Alkoholkonsum — wenn es ein Alkoholverbot gibt oder sich der Konsum aus Sicherheitsgründen verbietet, z.B. beim Bedienen von Maschinen. Alkoholismus gilt aber als Krankheit und darf daher nicht abgemahnt werden
2. Beschädigung von Betriebseigentum — wenn sie grob fahrlässig oder absichtlich erfolgt
3. Schlechte Arbeitsleistung — wenn der Angestellte bessere Arbeit leisten könnte, dies aber nicht will
4. fehlende Krankmeldungen
5. häufiges Zuspätkommen
6. unentschuldigtes Fernbleiben
7. Arbeitsverweigerung
8. Unkollegiales Verhalten, beispielsweise durch Mobbing
9. sexuelle Belästigung
10. Diebstahl

Grund der Abmahnung muss ein expliziter Verstoß sein, den du konkret nachweisen kannst. Schlechte Arbeitsleistung ist beispielsweise ein Grund für eine Abmahnung im Arbeitsrecht, der nur schwer nachzuweisen ist.

Wie muss eine Abmahnung aussehen?

Damit nach der Rechtsprechung auch eine Abmahnung vorliegt, musst du bestimmte inhaltliche Voraussetzungen erfüllen:

Konkrete Benennung des abgemahnten Verhaltens (Hinweisfunktion)

Das abgemahnte Verhalten musst du so genau wie möglich beschreiben und am besten noch mit Angaben wie Datum o.Ä. belegen. Allgemeingültige Angaben, wie zum Beispiel „häufiges Zuspätkommen”, entsprechen keiner offiziellen Abmahnung.

Rüge und Aufforderung zur Unterlassung (Rügefunktion)

In der Abmahnung musst du das Verhalten deutlich als einen Vertragsverstoß bezeichnen und den abgemahnten Mitarbeiter dazu auffordern, das Verhalten zu unterlassen bzw. sich zukünftig vertragstreu zu verhalten.

Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen (Warnfunktion)

Aus der Abmahnung muss deutlich hervorgehen, dass ein erneuter Verstoß zu einer Kündigung führen kann.

Mit dem Musterschreiben auf der sicheren Seite

Wichtig ist, dass du die Abmahnung nicht pauschal formulierst, sondern auf einen konkreten Verstoß hinweist. Das gelingt dir mit unserer Mustervorlage zur Abmahnung, die du mit nur wenigen Schritten individuell für dich erstellen lassen kannst. Die Textbausteine werden dabei von unseren erfahrenen Rechtsanwälten verfasst, sodass du ein rechtssicheres Abmahnschreiben erhältst.

Zur Mustervorlage

In welcher Form muss eine Abmahnung erfolgen?

Eine Abmahnung kann sowohl mündlich, als auch schriftlich erfolgen. Da es aber später auf den Inhalt der Abmahnung ankommen kann, wenn sich abgemahntes Verhalten beispielsweise nicht verbessert hat und die Abmahnung Grundlage einer Kündigung sein soll, empfehlen wir dir, die Abmahnung schriftlich auszustellen. Außerdem kannst du schriftliche Abmahnungen der Personalakte deines Angestellten beifügen.

Rechte und Pflichten

Kommt es im Arbeitsverhältnis zu einer Abmahnung, sind sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber an bestimmte Rechte und Pflichten gebunden. Diese sorgen für Fairness und Rechtssicherheit im Umgang mit arbeitsrechtlichen Beanstandungen.

Rechte des Arbeitnehmers bei einer Abmahnung

Wird ein Arbeitnehmer abgemahnt, stehen ihm verschiedene Schutz- und Mitwirkungsrechte zu: 

1. Recht auf Anhörung: Der Arbeitnehmer kann sich zu den Vorwürfen äußern und eine Stellungnahme abgeben.
2. Gegendarstellung: Er hat das Recht, eine schriftliche Gegendarstellung zu verfassen, die zur Personalakte genommen werden muss (§ 83 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)).
3. Widerspruch: Gegen eine unberechtigte oder fehlerhafte Abmahnung kann der Arbeitnehmer schriftlich Widerspruch einlegen.
4. Entfernungsanspruch: Ist die Abmahnung unberechtigt, kann der Arbeitnehmer verlangen, dass sie aus der Personalakte entfernt wird. Dies kann notfalls gerichtlich durchgesetzt werden.
5. Recht auf Beratung: Der Arbeitnehmer darf sich rechtlich beraten lassen, z.B. durch einen Rechtsanwalt oder den Betriebsrat.

Pflichten des Arbeitgebers bei einer Abmahnung

Auch du als Arbeitgeber musst bei der Erteilung einer Abmahnung bestimmte Pflichten einhalten:

1. Konkrete Beschreibung: Das Fehlverhalten muss genau, vollständig und nachvollziehbar beschrieben werden (Was ist wann, wo, wie passiert?).
2. Form und Zugang: Die Abmahnung sollte schriftlich erfolgen und dem Arbeitnehmer nachweisbar zugehen.
3. Verhältnismäßigkeit: Die Abmahnung muss ein angemessenes Mittel sein und darf nicht bei Bagatellen ausgesprochen werden.
4. Dokumentation: Die Abmahnung wird in der Personalakte dokumentiert.
5. Wahrung des Persönlichkeitsrechts: Die Abmahnung darf nicht öffentlich oder in herabwürdigender Weise ausgesprochen werden.
6. Anhörung: Vor einer Abmahnung sollte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Möglichkeit zur Stellungnahme geben.

Diese Rechte und Pflichten gewährleisten einen fairen Umgang mit Abmahnungen und schützen beide Seiten vor Willkür und Rechtsverlusten.

Präventive Maßnahmen und Alternativen zur Abmahnung

Bevor es überhaupt zu einer Abmahnung kommt, haben Arbeitgeber zahlreiche Möglichkeiten, Konflikte und Fehlverhalten im Unternehmen frühzeitig zu erkennen und konstruktiv anzugehen. Prävention ist dabei nicht nur ein Zeichen guter Führung, sondern trägt auch maßgeblich zu einem positiven Betriebsklima und nachhaltiger Mitarbeitermotivation bei.

Präventive Maßnahmen können zum Beispiel sein: 

Kommt es doch zu einem Fehlverhalten, musst du nicht sofort eine Abmahnung erteilen. Alternativen sind zum Beispiel: 

1. Ermahnungen
2. Hinweis- und Erinnerungsschreiben
3. Meditation oder interne Konfliktlösungen

Indem du als Arbeitgeber auf Prävention und konstruktive Alternativen setzt, stärkst du die Mitarbeiterbindung und vermeidest die Eskalation von Konflikten oder den Imageschaden, den häufige Abmahnungen im Unternehmen verursachen können. 

Fazit zur Abmahnung im Arbeitsrecht

Eine Abmahnung im Arbeitsrecht ist nach präventiven Maßnahmen und Ermahnungen die letzte und auch schwerwiegendste Möglichkeit, das Fehlverhalten eines Mitarbeiters zu beanstanden – und eine, die sogar zur Kündigung berechtigt. Trotzdem zielen verhaltensbedingte Abmahnungen darauf ab, das Verhalten des Mitarbeiters (positiv) zu beeinflussen. 

Daher können Abmahnungen nicht wahllos ausgesprochen werden, sondern sind eine Konsequenz aus einem schwerwiegenden Vergehen, welches belegt werden kann bzw. belegt werden muss, da die Abmahnung ansonsten auch ungültig sein kann. Musst du einen Mitarbeiter abmahnen, kannst du dich ganz auf die Unterstützung des Händlerbunds verlassen, um rechtlich korrekt vorzugehen. 

FAQ zum Thema Abmahnung im Arbeitsrecht

Gibt es Besonderheiten bei der Abmahnung von Auszubildenden/ Praktikanten?

Mit Auszubildenden und Praktikanten schließt du ebenso Arbeitsverträge wie mit Festangestellten. Sollte es dann zu Verstößen einzelner Vertragsklauseln kommen, kannst du eine Abmahnung aussprechen. Also unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsverweigerung oder fehlende Krankmeldungen sind Gründe, wieso Auszubildende und Praktikanten abgemahnt werden können.

Kann man eine Abmahnung selber schreiben?

Ja, grundsätzlich kann eine Abmahnung von dir als Arbeitgeber oder einer von dir bevollmächtigten Person selbst verfasst werden. Wichtig ist, dass sie klar, sachlich und rechtlich korrekt formuliert ist, das Fehlverhalten konkret beschreibt und die Warnfunktion (Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen) enthält. Du kannst auch unsere Mustervorlage zur Abmahnung nutzen, um Formfehler zu vermeiden und die Wirksamkeit sicherzustellen.

Was kann ich bei einem Widerspruch oder einer Gegenvorstellung meines Arbeitnehmers zur Abmahnung tun?

Dein abgemahnter Mitarbeiter hat mehrere Möglichkeiten, auf seine Abmahnung zu reagieren. Er könnte bei dir als Arbeitgeber oder beim Betriebsrat eine Beschwerde einreichen oder er fordert dich vielleicht auf, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Ein Widerspruch zur Abmahnung im Arbeitsrecht ist deinem Arbeitnehmer aber nur dann möglich, wenn die Abmahnung unberechtigt ist.

Unberechtigt ist eine Abmahnung dann, wenn sie

1. falsche Tatsachenbehauptungen aufstellt,
2. unverhältnismäßig ist oder
3. von einer nicht weisungsbefugten Person ausgestellt wurde.

Außerdem könnte er eine Gegenvorstellung zur Personalakte reichen. Gemäß § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Arbeitnehmer das Recht, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen. Wenn dein Arbeitnehmer es wünscht, musst du der Akte seine Erklärungen zum Inhalt beifügen. Außerdem kann dein Arbeitnehmer verlangen, dass zusätzliche schriftliche Unterlagen, z.B. Erklärungen weiterer Kollegen, zur Akte und dem Vorfall beigelegt werden.

Wie oft darf der Arbeitgeber abmahnen?

Ein Arbeitgeber darf grundsätzlich beliebig oft abmahnen, solange für jede Abmahnung ein konkreter arbeitsvertraglicher Pflichtverstoß vorliegt. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Höchst- oder Mindestanzahl an Abmahnungen, die vor einer Kündigung ausgesprochen werden müssen. Wichtig ist, dass Abmahnungen nicht schikanös oder grundlos erfolgen dürfen; jede Abmahnung muss auf einem tatsächlichen Pflichtverstoß beruhen. Zu viele oder unbegründete Abmahnungen können ihre Warnfunktion verlieren und im Zweifel sogar unwirksam sein.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Du musst nicht erst eine bestimmte Anzahl von Abmahnungen aussprechen, bevor du dem betroffenen Mitarbeiter kündigen kannst. Es reicht schon eine Abmahnung, um dann im Wiederholungsfall die Kündigung auszusprechen.

Allerdings muss dein Mitarbeiter dafür denselben bzw. dieselbe Art von Pflichtverstoß erneut begehen. Du kannst ihn also nur kündigen, wenn er nach einer Abmahnung wegen unentschuldigtem Fehlen erneut unentschuldigt gefehlt hat. Außerdem darf die Zeitspanne zwischen den beiden Verstößen nicht zu groß sein, da eine Kündigung ansonsten als unverhältnismäßig angesehen wird.

Ist eine Abmahnung ein notwendiger Schritt vor einer Kündigung?

Eine Abmahnung ist im Arbeitsrecht in der Regel ein notwendiger Schritt vor einer verhaltensbedingten Kündigung. Ohne vorherige Abmahnung ist eine verhaltensbedingte Kündigung meist unwirksam. Eine Ausnahme gilt nur bei besonders schweren Pflichtverstößen, bei denen dem Arbeitgeber eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses auch ohne vorherige Abmahnung nicht mehr zumutbar ist, etwa bei Diebstahl, Betrug oder gravierenden Vertrauensbrüchen.

Wer muss bei einer Abmahnung unterschreiben?

Eine Abmahnung muss vom Arbeitgeber oder einer abmahnungsberechtigten Person, wie etwa einem Personalverantwortlichen oder Vorgesetzten, unterschrieben werden. Die Unterschrift bestätigt, dass die Abmahnung offiziell vom Unternehmen ausgesprochen wurde. Der Arbeitnehmer hingegen ist nicht verpflichtet, die Abmahnung zu unterschreiben, auch nicht zum Empfang, da seine Unterschrift der Abmahnung für ihre Wirksamkeit nicht erforderlich ist.

Wann ist eine Abmahnung nicht gültig?

Eine Abmahnung ist dann nicht gültig, wenn sie unberechtigt bzw. rechtswidrig ist. Das trifft zu, wenn:

1. die Abmahnung inhaltlich zu unbestimmt ist,
2. die Abmahnung von einer nicht weisungsbefugten Person ausgestellt wurde,
3. die Abmahnung den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt,
4. die Abmahnung falsche Tatsachenbehauptungen enthält, die den Arbeitnehmer in seiner beruflichen Karriere beeinträchtigen könnten.
   
   

   Mit diesen Eigenschaften hat dein Arbeitnehmer gemäß des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) einen rechtlichen und gerichtlich durchsetzbaren Anspruch auf Rücknahme der Abmahnung.

Kann eine Abmahnung ohne vorherige Verwarnung erfolgen?

Ja, eine Abmahnung kann ohne vorherige Verwarnung (z. B. Ermahnung) erfolgen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, vor einer Abmahnung zunächst eine mildere Maßnahme wie eine Ermahnung auszusprechen. Sobald ein Arbeitnehmer gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstößt, darf der Arbeitgeber direkt abmahnen, sofern das Fehlverhalten konkret und nachweisbar ist. 

Dürfen Arbeitnehmer Arbeitgeber abmahnen?

Wenigen ist bekannt, dass auch dein Arbeitnehmer dich als Arbeitgeber abmahnen kann. Das ist dann möglich, wenn du die im Arbeitsvertrag definierten Pflichten gegenüber deinem Beschäftigten verletzt. Zum Beispiel durch erhebliche Gehaltsrückstände.

Eine Abmahnung wird dann vom Arbeitnehmer eingereicht, wenn dir als Arbeitgeber die Chance gegeben werden soll, den Pflichtverstoß zu bereinigen und so eine Kündigung deines Arbeitnehmers zu verhindern. Sollte die Abmahnung nicht den gewünschten Erfolg bringen, kann dein Arbeitnehmer eine außerordentliche Kündigung einreichen und seine Ansprüche, zum Beispiel Schadensersatz durch ausbleibende Gehaltszahlungen, auf rechtlichem Wege geltend machen.

Wann verjährt eine Abmahnung im Arbeitsrecht – Verfallen Abmahnungen?

Eine Abmahnung im Arbeitsrecht verfällt bzw. verjährt grundsätzlich nicht automatisch. Eine zu Recht erteilte Abmahnung bleibt bestehen und verliert nicht nach einer bestimmten Zeit ihre Gültigkeit. 

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte? Es gibt zudem keine gesetzliche Frist, nach deren Ablauf eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden muss. Das bedeutet: Sie bleibt auch weiterhin in der Personalakte des Mitarbeiters vermerkt, solange der Arbeitgeber sie nicht entfernt.

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Geschrieben von
Lisa Norden

Fachlich geprüft von
Sandra May, Volljuristin

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