Mitarbeiter einstellen – Vom Online-Händler zum Arbeitgeber

Der richtige Zeitpunkt für neue Mitarbeiter

Kennst du den Spruch „Viele Hände, schnelles Ende“? Oder „Mit den eigenen Händen wird man nicht reich“? Dein erster Mitarbeiter ist also in vielerlei Punkten ein echter Gewinn für dich. Warum solltest du überhaupt neue Mitarbeiter einstellen? Selbst, wenn Multitasking so richtig dein Ding ist und du gerne von früh bis spät beschäftigt bist, kommt der Zeitpunkt, wo du nicht mehr alles alleine buckeln kannst.

Die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt richtet sich dabei nicht nach dir, sondern nach deinem Unternehmen. Bevor du dich auf die Suche nach Mitarbeitern machst, solltest du folgende Fragen beantworten:

1. Hast du genug Workload für einen neuen Mitarbeiter?
2. Hast du genügend Einkünfte, um das Gehalt für einen Mitarbeiter dauerhaft aufzubringen?
3. Sind deine Arbeitsprozesse so strukturiert, dass du Aufgaben problemlos an einen Mitarbeiter abgeben kannst?
4. Kannst du einen Arbeitsplatz oder Arbeitsmaterialien zur Verfügung stellen? Oder soll die Arbeit im Homeoffice erfolgen?
5. Benötigst du weitere Lizenzen für bestimmte Programme und passt das in deine Kostenkalkulation?
6. Hast du die Kapazität jemanden auch erstmal anzulernen?

Ein Mitarbeiter kann für dein Unternehmen eine echte Bereicherung sein. Daher kannst du bereits bei der Gründung deines Online-Handels gewisse Fachgebiete in erfahrenere Hände abgeben. Damit kannst du das volle Potenzial deines Business entfalten und vergrößerst deine Wachstumschancen.

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Wer darf überhaupt Mitarbeiter einstellen?

Einstellen darf im Grunde jedes Unternehmen. Also einem großen Konzern, aber auch einem Einzelunternehmen und jedem Selbstständigen steht es frei, einen Mitarbeiter einzustellen. Allerdings benötigst du dafür eine Betriebsnummer, die du jederzeit im Internet auf den Seiten der Bundesagentur für Arbeit beantragen kannst.

Wer in deinem Unternehmen das Einstellen von neuen Mitarbeitern übernimmt, hängt mit der Aufgabenbetreuung zusammen. Entweder du übernimmst das als Chef selbst oder bevollmächtigst jemanden, zum Beispiel externe Recruiter, neues Personal einzustellen. Da dies aber mit hohen Kosten verbunden ist, wirst du das Einstellen am Anfang vermutlich selbst übernehmen, bis du irgendwann einen Personaler einstellen wirst.

Neues Personal gewinnen – Darauf kommt es an

Ob du Mitarbeiter einstellst, ist eine wichtige Frage für dich und deinen Online-Handel. Aber hast du dich auch schon gefragt, wie du überhaupt neues Personal gewinnen kannst? Um einen neuen Mitarbeiter zu gewinnen, solltest du zielgerichtet vorgehen. Denn als Erstes musst du wissen, wonach du suchst. Suchst du einen Mitarbeiter fürs Lager, den Versand, die Buchhaltung, den Einkauf oder für die technische Betreuung des Shops? Das heißt, du erstellst ein präzises Anforderungsprofil und eine Stellenbeschreibung, welche auf deinen gewünschten Mitarbeiter angepasst sind.

Anschließend veröffentlichst du die Ausschreibung auf verschiedenen Kanälen: Jobbörsen, Karriereseiten, LinkedIn, Xing & Co. Auch Active Sourcing ist eine Möglichkeit, bei der mögliche Kandidaten gezielt angesprochen werden. Denn in diesem Prozess wartest du nicht auf Bewerber, sondern bewirbst deine offene Stelle bei potenziellen Mitarbeitern. Das können sowohl Absolventen der Universität, als auch Mitarbeiter in einem Beschäftigungsverhältnis sein. Dafür eignen sich neben Messen und Fachveranstaltungen auch Portale, Soziale Medien, Zusammenarbeit mit dem Arbeitsamt oder Anzeigen in lokalen Magazinen bzw. Zeitungen.

Es gibt da draußen zwar viele Menschen, die gerne einen Job hätten, aber die Ansprüche sind auch da. Wie hoch ist das Gehalt? Gibt es Sonderzahlungen? Was sind die Benefits? Kann ich zum Beispiel Remote arbeiten? Wie stehts mit Diversität und Nachhaltigkeit? Gerade Angestellte, die zu einem anderen Unternehmen wechseln, möchten zu ihrer vorherigen Stelle natürlich eine Verbesserung sehen.

Durchdachte Benefits erhöhen dabei deine Chance, motivierte Mitarbeiter zu finden. Du kannst kleinere Benefits anbieten, zum Beispiel Getränke und Obst, Vergünstigungen für öffentliche Verkehrsmittel, Zuschüsse zum Fitnessstudio oder auch Rabatte bzw. Partnerprogramme, zum Beispiel Vergünstigungen für Musikstreaming-Apps. Größere Benefits könnten, abhängig von der Art der Tätigkeit, auch Firmenwagen oder Firmenhandys sein. Dich neben der Entlohnung um weitere Vorteile für deinen Mitarbeiter zu kümmern, wird gut ankommen, was sich auch für die Zukunft lohnt. Denn auch Unternehmen werden online bewertet.

Du kannst die Personalsuche auch auf ein externes Dienstleistungsunternehmen outsourcen, um dir die ganze Arbeit mit Veröffentlichung und Einstellungsverfahren zu sparen. Nur das Anforderungsprofil für deinen neuen Mitarbeiter musst du selbst erstellen. Die Beauftragung eines externen Dienstleisters ist allerdings mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Social Recruiting – wie du mit Social Media qualifizierte Mitarbeiter gewinnst

Dass die sozialen Medien mittlerweile so beliebt sind, können sich Recruiter zunutze machen. Das sogenannte Social Media Recruiting ist eine beliebte Methode geworden, neue Mitarbeiter zu finden. Damit sind alle Maßnahmen des Personalmarketings gemeint, bei denen soziale Netzwerke genutzt werden. Dazu gehören sowohl passive Maßnahmen, z. B. das Pflegen des Karriereportals, als auch Active Sourcing, also das aktive Ansprechen potenzieller Kandidaten. Das Social Media Profil kann außerdem dafür genutzt werden, die Stellenanzeigen zu posten. Neben Xing und LinkedIn sind das Plattformen wie Facebook, Twitter, Instagram und sogar Youtube.

Die Vorteile von Social Media Recruiting sind mannigfaltig:

1. Soziale Medien sind sehr beliebt und werden täglich genutzt. Laut Studien erreicht man über Instagram circa 29,85 Millionen Menschen allein in Deutschland
2. Wenn Nutzer die Inhalte mögen und teilen, können Unternehmen viral gehen und somit als Arbeitgeber auf sich aufmerksam machen.
3. Das Image als attraktiver Arbeitgeber lässt sich in den sozialen Medien besonders unter jüngeren Generationen, die toxische Arbeitskulturen vermeiden möchten, gut etablieren.
4. Dort, wo Menschen sich in ihrer Freizeit aufhalten, kann die Zielgruppe persönlich angesprochen werden.
5. Potenzielle Kandidaten, die eigentlich nicht auf der Suche sind und demnach keine Stellenanzeigen lesen, können angesprochen werden.
6. Aufgrund der vielen Daten können geeignete Kandidaten vorselektiert und dann zielgenau angesprochen werden.
   

Aber auch im Social Media Recruiting gibt es eine Kehrseite der Medaille, bei der Herausforderungen gemeistert werden müssen. Jede Plattform verfügt über verschiedene Zielgruppen, sodass die passende gewählt werden muss. Da viele den Kontaktaufnahmen von Unternehmen kritisch gegenüberstehen und die Nutzung sozialer Netzwerke meist im privaten Kontext steht, sollte die Ansprache unterhaltsam und kreativ erfolgen. Der Bewerbungsprozess muss dann an Social Media angebunden und darf nicht kompliziert sein. Außerdem ist auch Datenschutz in den sozialen Netzwerken ein sehr wichtiges Thema.

Die klassischen Recruiting-Methoden sind auch in den sozialen Medien anwendbar. Neben Active Sourcing gehört dazu beispielsweise auch Employer Branding. Ziel des Employer Branding ist es, eine attraktive Arbeitgebermarke zu schaffen und das Unternehmen als einen attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Potenzielle Kandidaten sollen dabei mit einer bestimmten Botschaft erreicht werden. Dafür wird nach einer Analyse und Festlegung der Markenkommunikation eine bestimmte Content-Strategie bzw. ein Redaktionsplan erstellt, der dann auf den gewählten Plattformen umgesetzt wird. Wichtig dabei ist, dass sich der positive Eindruck aus dem Bewerbungsprozess im Arbeitsalltag bestätigen sollte. Weitere Möglichkeiten für Social Recruiting sind Empfehlungs- bzw. Influencer-Marketing oder klassische Stellenanzeigen.

Um mit Social Media Recruiting erfolgreich zu sein, braucht es neben Kommunikationsrichtlinien und einem professionellen Auftritt auch die Disziplin, regelmäßig Inhalte zu posten. Nur so bleibst du sichtbar und wirst anderen Nutzern angezeigt. Die Reichweite kann auch aktiv gefördert werden, zum Beispiel mit regelmäßigen Kampagnen.

Einige Unternehmen haben auf den Social Media Plattformen, zum Beispiel Instagram, ein Karriere Profil eingerichtet, das sich vollständig um das Unternehmen als Arbeitgeber und offene Stellen dreht. Das Discountunternehmen Lidl (Instagram: @lidlkarriere) hat beispielsweise bereits über 40.000 Follower, die mit kreativen Postings rund um die Arbeit bei Lidl unterhalten, aber auch informiert werden:

Auch der Bundesnachrichtendienst ist auf Instagram vertreten (@bndkarriere), geht Social Media Recruiting als öffentliche Verwaltung und Regierungsbehörde etwas sachlicher an:

Der Redaktionsplan bei der Profilseite des BND ist etwas deutlicher, denn es lassen sich verschieden Content-Formate erkennen: Unter den Hashtags ‘BNDinZahlen’, ‘Benefits beim BND’ oder ‘Bewerben beim BND’ werden verschieden Inhalte gepostet, um Interessierte und potenzielle Kandidaten zu informieren und zu überzeugen.

Lidl Deutschland ist ebenso auf LinkedIn aktiv und postet dort neben verschiedenen Beiträgen auch aktuelle Jobangebote, auf die man sich über die Plattform direkt bewerben kann:

Screenshot vom 13.10.2022 Jobs Lidl Deutschland von LinkedIn 

Der Händlerbund auf LinkedIn

Wie finde ich Mitarbeiter? Wie betreue ich diese? Antworten auf diese und weitere Fragen findest du auf unserem Linkedin Profil. Hier informieren wir über aktuelle News, Gesätzesänderungen und alles Rund um den E-Commerce.

Benefit Mobile Office

Je nachdem, um welche Aufgaben es sich handelt, kannst du deinen Mitarbeiter auch als Remote-Arbeitskraft einstellen. Für eine Tätigkeit im Lager geht das natürlich nicht, wenn du aber Unterstützung brauchst, die sich problemlos zu 100% am PC absolvieren lässt, ist Homeoffice bzw. Mobile Office eine Möglichkeit. Das hat den Vorteil, dass du regional übergreifend nach neuem Personal suchen kannst und nicht auf einen bestimmten Umkreis beschränkt bist.

Unser Tipp

In unserem FAQ Homeoffice oder Mobile Office erläutern wir dir, wieso es verschiedene Bezeichnungen gibt und was du beachten solltest. Mit unserem Arbeitsrecht-Paket Pro bist du aber auf der sicheren Seite, denn du erhältst stets vollumfängliche Unterstützung bei der Einstellung von Mitarbeitern.

Was muss ich beachten, wenn ich das erste Mal jemanden einstelle?

Bevor du überhaupt einen neuen Mitarbeiter einstellst, musst du dir überlegen, wofür und in welchem Ausmaß du Unterstützung brauchst. Also:

1. In welchem Bereich und in welcher Position brauchst du Hilfe?
2. Benötigst du die Hilfe in Vollzeit oder würde eine Aushilfe erstmal genügen?
3. Brauchst du nur in bestimmten Zeiten bzw. Saisons Unterstützung?

Ein Mitarbeiter in Vollzeit unterstützt dich mit einem Umfang von 40 Stunden pro Woche. Als Teilzeit zählt alles, was unter 40 Stunden bzw. unter dem Durchschnitt der Arbeitszeit der Vollzeitkräfte im Unternehmen liegt. Eine Alternative zu einem Mitarbeiter in Teilzeit kann auch ein Werkstudent sein, dessen Arbeitszeit auf 20 Wochenstunden begrenzt ist. Das kann mehrere Vorteile für dich haben:

1. Werkstudenten sind oft junge, motivierte Mitarbeiter, die du dir auf lange Sicht in eine optimale Vollzeitkraft formen kannst.
2. Für Werkstudenten hast du geringere Lohnnebenkosten, da du keine Sozialversicherungsbeiträge an die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zahlst.

Die Beschäftigung eines Werkstudenten ist allerdings auch mit Nachteilen verbunden. Du hast beispielsweise einen hohen administrativen Aufwand durch das Nachhalten der Immatrikulationsbescheinigung oder die exakte Überwachung der Arbeitszeit. Außerdem musst du in deiner Planung flexibel bleiben, um die Prüfungsphase deines Werkstudenten zu berücksichtigen.

Falls du nur eine Aushilfe benötigst, kannst du auch einen Minijobber bzw. Midijobber einstellen. Minijobber verdienen bis zu 450 € (bis 520 € ab Oktober). Das Gehalt von Midijobbern liegt zwischen 450 bis 1.300 € (bis 1.600 € ab Oktober). Solange diese Grenzen eingehalten werden, sind Mini- oder Midijobber auch nicht Sozialversicherungspflichtig. Außerdem kannst du Praktikanten einstellen, die dir für einen kurzen Zeitraum in Vollzeit zur Hand gehen. Freiwillige Praktika sind erst ab einer Dauer von über drei Monaten zu entlohnen.

Was musst du als Unternehmer also beachten, wenn Personal eingestellt wird? Nachdem du den für dich passenden Mitarbeiter ausgewählt hast, gilt es den rechtlichen Rahmen abzustecken. Dazu gehört neben bestimmten Unterlagen, zum Beispiel dem Arbeitsvertrag, auch die Meldepflicht für deinen neuen Mitarbeiter.

So unterstützen wir Arbeitgeber im Arbeitsrecht

Arbeitsvertrag – Das A und O mit deinem neuen Mitarbeiter

Als zukünftiger Arbeitgeber bist du dazu verpflichtet, einen Arbeitsvertrag in schriftlicher Form zu verfassen. Damit regelst du alle Bedingungen für deinen neuen Mitarbeiter und begründest das Arbeitsverhältnis.

Was für Daten brauche ich für einen Arbeitsvertrag? Das sind im Grunde alle Informationen über den Mitarbeiter, den du einstellen willst. Dazu gehören erstmal der Name, Anschrift und Bankdaten.

1. Name und Anschrift beider Parteien
2. Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
3. Ob eine zeitliche Befristung vorliegt und somit Dauer des Arbeitsverhältnisses
4. Arbeitsort und Arbeitszeit
5. Tätigkeit und Tätigkeitsbeschreibung
6. Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
7. Gewährter Erholungsurlaub
8. Kündigungsfristen
9. Sonstige Vereinbarungen, beispielsweise Zusatzurlaub o. Ä.

Bleib mit unseren Newslettern immer auf dem neuesten Stand. So erfährst du beispielsweise auch vom erweiterten Nachweisgesetz zu der EU-Arbeitsbedingungen-Richtlinie. Damit musst du im Arbeitsvertrag neue Informationen festhalten, unter anderem: Dauer der Probezeit, freie Wahl des Arbeitsortes, Art der Auszahlung des Entgelts, Voraussetzungen für die Anordnung von Überstunden und deren Vergütung oder ein etwaiger Anspruch auf von dir bereitgestellte Fortbildungen. Viel zu beachten also.

Wenn du unsere Mustervorlage zum Arbeitsvertrag oder direkt unseren praktischen Musterschreiben-Assistenten nutzt, profitierst du von einem sicheren rechtlichen Rahmen für den Arbeitsvertrag für deinen ersten Mitarbeiter.

Welche Unterlagen werden bei der Einstellung benötigt?

Der Arbeitsvertrag ist nur eines von verschiedenen Dokumenten, das du von deinem neuen Mitarbeiter benötigst. Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist und wie genau der Arbeitsvertrag aussieht, benötigst du weitere Informationen und Unterlagen, zum Beispiel:

1. Persönliche Angaben (Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Bankverbindung)
2. Angaben zur Beschäftigung (Berufsbezeichnung, Vertragsform, Befristung, weitere Beschäftigungen)
3. Lohnsteuerkarte bzw. Steueridentifikationsnummer
4. Sozialversicherungsausweis
5. Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
6. Ggf. Arbeitserlaubnis
7. Ggf. Gesundheitszeugnis bzw. Hygienepass
8. Ggf. Führungszeugnis

Die meisten Informationen kannst du über einen Personalfragebogen erfassen und weitere Dokumente zusätzlich in Kopie erfragen. Dazu gehören neben dem unterschriebenen Arbeitsvertrag auch eine Kopie des Personalausweises, der Krankenkassenkarte und des Sozialversicherungsausweises.

Rechtliches, Versicherung & Meldepflicht – Wo melde ich einen Mitarbeiter an?

Super, du hast einen neuen Mitarbeiter gefunden! Nun kommt der wichtige und leider auch bürokratische Teil, denn du musst deinen neuen Mitarbeiter entsprechend anmelden. Kommst du dem nicht nach oder meldest ihn zu spät an, können dir hohe Strafen drohen.

Alle sozialversicherungspflichtig Beschäftigten müssen bei der Sozialversicherung angemeldet werden. Damit du an diesem Meldeverfahren überhaupt teilnehmen kannst, brauchst du als Erstes eine Betriebsnummer. Für die Träger der Sozialversicherung wirst du damit als Unternehmen eindeutig identifizierbar. Eine Betriebsnummer erhältst du beim Betriebsnummern-Service von der Bundesagentur für Arbeit. Gesetzlich bist du außerdem dazu verpflichtet, die Betriebsnummer elektronisch zu beantragen.

Nun hast du den schriftlichen Arbeitsvertrag geschlossen und überprüft, ob ein Tarifvertrag beachtet werden muss oder du einen eigenen Haustarif erstellen möchtest. Folgende Anmeldungen musst du nun vornehmen:

1. Deinen Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden.

Innerhalb von zwei Wochen nach der Anstellung musst du deinen neuen Mitarbeiter mit dem Vordruck „Meldung zur Sozialversicherung“ bei einer Krankenkasse anmelden. Zuständig ist dabei die vom Arbeitnehmer gewählte Krankenkasse. Dafür muss dir der Bewerber auch zum Beschäftigungsbeginn seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen.

2. Dem Finanzamt die steuerliche Identifikationsnummer mitteilen.

Mit der Steuer-ID werden die steuerlichen Angelegenheiten für deinen Mitarbeiter vereinfacht und mit Hilfe dieser Nummer meldest du deinen Angestellten beim Finanzamt an. Außerdem kannst du damit die Lohnsteuerdaten, also Lohnsteuerklasse oder Freibeträge, abrufen.

3. Deinen neuen Angestellten bei der Berufsgenossenschaft anmelden.

Dein angestellter Mitarbeiter muss bei der zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet werden, da er damit automatisch in der gesetzlichen Unfallversicherung registriert ist. Die Leistungen der Berufsgenossenschaft sind neben der Prävention von Berufskrankheiten auch eine Unfallentschädigung oder finanzielle Absicherung der Familie.

4. Ggf. eine Anmeldung bei der Urlaubs- und Lohnausgleichskasse vornehmen.

In bestimmten Berufen, zum Beispiel Bauhauptgewerbe, Maler- und Lackiererhandwerk, musst du mit der jeweiligen Urlaubs- und Lohnausgleichskasse Kontakt aufnehmen, um deinen neuen Mitarbeiter dort anzumelden.

Außerdem musst du dir von deinem eingestellten Mitarbeiter die Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers vorlegen lassen. Damit kannst du feststellen, wie viel Urlaub dein Mitarbeiter bei seinem vorherigen Arbeitgeber bereits bekommen hat. Das kannst du sogar beim entsprechenden Betrieb erfragen.

Weitere Unterlagen, die dir dein neuer Mitarbeiter vorlegen sollte, sind zum Beispiel Führerschein, bisherige Arbeitszeugnisse, ggf. Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis oder branchenspezifische Unterlagen, beispielsweise ein Gesundheitszeugnis.

Durch das Aufenthaltsgesetz ergeben sich für dich als Arbeitgeber zusätzliche Pflichten. Du musst dabei überprüfen, ob die Person eine Aufenthaltserlaubnis hat und ob eine beschränkte Beschäftigung vorliegt. Außerdem benötigst du für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie der Aufenthaltserlaubnis. Wurde für die Anstellung bei dir ein Aufenthaltstitel erteilt, musst du das Ende des Beschäftigungsverhältnisses innerhalb von vier Wochen an die zuständige Ausländerbehörde melden. Das gilt aber nicht für Personen aus den EU-Mitgliedstaaten, den EWR-Staaten (Norwegen, Island, Liechtenstein) und der Schweiz.

Unser Tipp

Bei der Anstellung eines Mitarbeiters ist der Händlerbund jederzeit an deiner Seite. Mit unseren Arbeitsrecht-Paketen profitierst du von einem Rundum-Service von der Bewerbung bis zur Kündigung mit Vorlagen, Checklisten und einer persönlichen Beratung.

Was kostet mich ein Mitarbeiter wirklich?

Für deinen Online-Handel musst du grundsätzlich Kosten kalkulieren. Das gilt auch für deinen neuen Mitarbeiter. Das Einstellen und Anmelden des Mitarbeiters kostet dich erstmal nichts außer Zeit und gegebenenfalls die Bereitstellung anderer Angestellter. Das Einstellen eines neuen Mitarbeiters kannst du extern an einen Personaldienstleister abgeben. Dein Steuerberater kann anschließend auch die Anmeldung deines Angestellten übernehmen. Dies ist für dich natürlich mit weiteren Kosten verbunden.

Wie viel dich ein Mitarbeiter kostet, hängt von der Art der Anstellung ab. Denn neben dem Lohn kommen Lohnnebenkosten auf dich zu. Diese setzen sich zusammen aus:

1. Rentenversicherung
2. Krankenversicherung
3. Pflegeversicherung
4. Arbeitslosenversicherung

In deiner Personalkostenplanung kannst du für deinen neuen Mitarbeiter circa 22 % des Bruttogehalts an zusätzlichen Kosten für jeden voll sozialversicherungspflichtigen Angestellten einplanen. Insgesamt werden deine Ausgaben pro Mitarbeiter als das sogenannte Arbeitgeberbrutto bezeichnet.

Was kostet mich ein Mitarbeiter pro Stunde? Das legst du mit den direkten Lohnkosten zum Teil eigenständig fest, wobei du den aktuellen Mindestlohn einhalten musst. Es zählt also der Bruttolohn, ein vielleicht 13. Monatslohn und die Sozialversicherungen.

Zusätzliche Kosten können dir entstehen, je nachdem, was du deinem neuen Mitarbeiter anbieten möchtest:

1. Bürokosten: Büroräume, Büromöbel, Strom, Arbeitskleidung, Reinigungskosten
2. Ausstattungskosten: PC-Kosten, Software-Lizenzen, Internet, IT-Kosten, Support
3. Administrationskosten: Lohnbuchhaltung, Buchhaltung, Versicherungen
4. Weiterbildungskosten: Workshops, Webinare, Events etc.
5. Benefits: Getränke, Lebensmittel o. Ä

Bei den zusätzlichen Kosten für deinen neuen Mitarbeiter handelt es sich dann um sogenannte Personalnebenkosten. Hier lohnt sich eine Budgetierung, bei der du vorher genau absteckst, wofür du welches Budget zur Verfügung stellen möchtest.

Freelancer ー Vielleicht eine Alternative?

Auch Freiberufler können für die Besetzung einer offenen Position eine Möglichkeit sein. Ein Freelancer bietet dir im Gegensatz zu einem festangestellten Mitarbeiter einige Vorteile, zum Beispiel:

1. sind Freelancer sehr flexibel und können jederzeit zu planbaren Kosten eingesetzt werden ohne, dass du dich langfristig festlegen musst.
2. bist du nicht an einen Freelancer gebunden, sondern kannst einen oder mehrere sporadisch einsetzen.
3. haben Freelancer in der Regel bereits Arbeitserfahrung, sodass dir sofort die gewünschte Dienstleistung abgeliefert werden kann.
4. arbeiten Freelancer selbstständig, sie müssen nicht erst noch angelernt werden.
5. können Freelancer im Vergleich kostengünstiger als festangestellte Mitarbeiter sein. Du musst keine Sozialleistungen zahlen und kannst sie sporadisch einsetzen. Allerdings sind die Stundenlöhne von Freelancern meist deutlich höher.

Ein festangestellter Mitarbeiter in Vollzeit bietet dir dagegen:

1. eine gewisse Loyalität, da er nur für dich und dein Unternehmen tätig ist. Festangestellte sind mitunter auch persönlich am Erfolg deines Unternehmens interessiert.
2. eine kalkulierbare Arbeitszeit, da du ihn im Gegensatz zu einem Freelancer fest einplanen kannst. Freie Mitarbeiter können Aufträge jederzeit ablehnen.
3. mehr Detailwissen über dich und dein Unternehmen, was auch an Nachfolger weitergegeben wird. Damit profitiert dein Online-Handel von der Erfahrung und dem Wissen deiner Angestellten.
4. rechtliche Klarheit, da es bei einer Einstellung eines Mitarbeiters keine rechtlichen Grauzonen gibt und beispielsweise Scheinselbstständigkeit keine deiner Sorgen sein muss.

Erhalte Förderungen für deinen ersten Mitarbeiter

Du kannst von der Agentur für Arbeit einen Eingliederungszuschuss bei Neueinstellung von Arbeitslosen erhalten. Hier kannst du bis zu ein Jahr lang monatlich einen bestimmten Prozentsatz des Bruttogehalts bezuschusst bekommen. Dauer und Höhe des Zuschusses wird dabei im Einzelfall entschieden.

Die Einarbeitung meines Mitarbeiters – Das solltest du beachten

Die Einarbeitungsphase ist sehr spannend, weil alle etwas nervös sind und sich erst noch kennenlernen müssen. Von der Einarbeitung deines neuen Mitarbeiters hängt oft auch die zukünftige Zusammenarbeit ab. Im sogenannten Onboarding hast du die Möglichkeit, deinem neuen Kollegen alle Bereiche deines Unternehmens zu zeigen und ihn willkommen zu heißen.

Was ist nun wichtig bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters? Ziel ist es grundsätzlich, einen bestimmten Wohlfühlfaktor und eine gute Mitarbeiterstruktur für und mit deinem Personal zu kreieren. Du kannst für die erste Zeit einen Einarbeitungsplan auf die Beine stellen und die ersten Tage durchplanen, um dir ein Bild von der Arbeitsweise deines eingestellten Mitarbeiters zu machen. Lass ihn außerdem alsbald am Arbeitsalltag teilhaben, damit er alle Abläufe kennenlernt. Du musst ihm außerdem seine Arbeitsmittel erklären und auch Sicherheitsbestimmungen besprechen. Denn nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bist du dazu verpflichtet, dein Personal vor Gefahren am Arbeitsplatz zu schützen. Eine Sicherheitsunterweisung muss dabei jährlich erfolgen.

Die Kehrseite – Kündigung, Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis

Den perfekten Mitarbeiter zu finden, der dich für die nächsten Jahre oder gar Jahrzehnte unterstützt, das wär's! Aber das klappt leider nicht immer. Daher musst du dich mit dem Gedanken anfreunden, dass Mitarbeiter aus dem ein oder anderen Grund gehen oder gekündigt werden müssen.

Fürchtest du beispielsweise eine falsche Personalentscheidung zu treffen? Wenn Leistungsdefizite, z. B. eine geringe Arbeitsqualität, oder persönliche bzw. charakterliche Defizite, z. B. Teamprobleme, vorliegen, könnte das passiert sein. Wenn du mit gezielten Maßnahmen keine Verbesserung erwirken konntest, ist die Entlassung des Mitarbeiters der letzte Ausweg. Solche Maßnahmen sind zum Beispiel offene Gespräche mit dem Mitarbeiter oder die Überprüfung des Bearbeitungsprozesses, um Lücken im Onboarding zu finden. Außerdem kannst du schauen, ob du den Mitarbeiter intern auf eine andere Position setzen kannst.

Für den Fall der Fälle erhältst du bei uns die Vorlage für die Kündigung. Kündigungsfristen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) klar geregelt. Für fristlose Kündigungen muss der Mitarbeiter zuvor eine Abmahnung erhalten haben. Es gibt außerdem verschiedene Arten der ordentlichen Kündigung:

1. verhaltensbedingte Kündigung (Pflichtverletzung durch Verhalten)
2. personenbedingte Kündigung (keine Pflichterfüllung möglich durch z. B. Haftstrafe oder Gesundheitsschäden)
3. betriebsbedingte Kündigung (bei Wirtschaftskrisen oder internen Umstrukturierungen)

Eine Alternative zur Kündigung ist ein Aufhebungsvertrag bzw. Auflösungsvertrag. Dabei handelt es sich um eine freiwillige Vereinbarung zwischen dir, als Arbeitgeber, und deinem Angestellten, um das Arbeitsverhältnis einvernehmlich zu beenden. Das hat für besagten Mitarbeiter aber zusätzliche Auswirkungen, beispielsweise eine Sperre der Leistungen durch die Agentur für Arbeit.

Verlässt dich ein Mitarbeiter, musst du ihn außerdem mit der nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung wieder abmelden. Bis spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsende muss die Abmeldung erfolgen. Bei allen Fragen rund um deinen neuen Mitarbeiter stehen dir unsere erfahrenen Rechtsanwälte im Rahmen des Arbeitsrecht-Pakets Pro mit Ratschlag und allen notwendigen Vorlagen zur Verfügung.

Dein Mitarbeiter hat außerdem mit der Kündigung ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Es handelt sich dabei aber um die sogenannte Holpflicht, also der Angestellte muss das Zeugnis aktiv bei dir erfragen. Auch Arbeitszeugnisse, in verschiedenen Versionen (sehr gut, gut, befriedigend) zur Arbeitsleistung deines Mitarbeiters, stellt dir der Händlerbund zur Verfügung.

Fazit Mitarbeiter einstellen

Deinen ersten Mitarbeiter einzustellen, lohnt sich einerseits, da dieser einen entsprechenden Beitrag leistet und somit rein wirtschaftlich einen Gewinn für dein Unternehmen darstellt. Ein neuer Angestellter ist aber auch ein Gewinn, da er seine Expertise in die Weiterentwicklung deines Unternehmens steckt und dich vor allem auch entlastet. Für welchen Weg du dich auch immer entscheidest, der Händlerbund steht dir in allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite. Mit unserer Checkliste zur Einstellung von Mitarbeitern wirst du Schritt für Schritt an alles Wichtige denken.

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