Mitarbeiter einstellen » Das musst du wissen + Checkliste

Arbeitnehmer einstellen: Worauf muss ich achten?

Bevor du überhaupt einen neuen Mitarbeiter einstellst, musst du dir überlegen, wofür und in welchem Ausmaß du Unterstützung brauchst. Also:

1. In welchem Bereich und in welcher Position brauchst du Hilfe?
2. Benötigst du die Hilfe in Vollzeit oder würde eine Aushilfe erstmal genügen?
3. Brauchst du nur in bestimmten Zeiten bzw. Saisons Unterstützung?

Ein Mitarbeiter in Vollzeit unterstützt dich mit einem Umfang von 40 Stunden pro Woche. Als Teilzeit zählt alles, was unter 40 Stunden bzw. unter dem Durchschnitt der Arbeitszeit der Vollzeitkräfte im Unternehmen liegt.

Eine Alternative zu einem Mitarbeiter in Teilzeit kann auch ein Werkstudent sein, dessen Arbeitszeit auf 20 Wochenstunden begrenzt ist. Das kann mehrere Vorteile für dich haben:

1. Werkstudenten sind oft junge, motivierte Mitarbeiter, die du dir auf lange Sicht in eine optimale Vollzeitkraft formen kannst.
2. Für Werkstudenten hast du geringere Lohnnebenkosten, da du keine Sozialversicherungsbeiträge an die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zahlst.

Die Beschäftigung eines Werkstudenten ist allerdings auch mit Nachteilen verbunden. Du hast beispielsweise einen hohen administrativen Aufwand durch das Nachhalten der Immatrikulationsbescheinigung oder die exakte Überwachung der Arbeitszeit. Außerdem musst du in deiner Planung flexibel bleiben, um die Prüfungsphase deines Werkstudenten zu berücksichtigen.

Falls du nur eine Aushilfe benötigst, kannst du auch einen Minijobber bzw. Midijobber einstellen. Minijobber verdienen bis zu 538 € monatlich (Stand Januar 2024). Das Gehalt von Midijobbern liegt zwischen 538 bis 2.000 € (Stand Januar 2024). Solange diese Grenzen eingehalten werden, sind Mini- oder Midijobber auch nicht Sozialversicherungspflichtig. Außerdem kannst du Praktikanten einstellen, die dir für einen kurzen Zeitraum in Vollzeit zur Hand gehen. Freiwillige Praktika sind erst ab einer Dauer von über drei Monaten zu entlohnen.

Was musst du als Unternehmer also beachten, wenn Personal eingestellt wird? Nachdem du den für dich passenden Mitarbeiter ausgewählt hast, gilt es den rechtlichen Rahmen abzustecken. Dazu gehört neben bestimmten Unterlagen, zum Beispiel dem Arbeitsvertrag, auch die Meldepflicht für deinen neuen Mitarbeiter.

Hier geht's zur übersichtlichen Checkliste Mitarbeiter einstellen

Arbeitsvertrag – Das A und O mit deinem neuen Mitarbeiter

Als zukünftiger Arbeitgeber bist du dazu verpflichtet, einen Arbeitsvertrag in schriftlicher Form zu verfassen. Damit regelst du alle Bedingungen für deinen neuen Mitarbeiter und begründest das Arbeitsverhältnis.

Was für Daten brauche ich für einen Arbeitsvertrag? Das sind im Grunde alle Informationen über den Mitarbeiter, den du einstellen willst. Dazu gehören erstmal der Name, Anschrift und Bankdaten.

1. Name und Anschrift beider Parteien
2. Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
3. Ob eine zeitliche Befristung vorliegt und somit Dauer des Arbeitsverhältnisses
4. Arbeitsort und Arbeitszeit
5. Tätigkeit und Tätigkeitsbeschreibung
6. Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
7. Gewährter Erholungsurlaub
8. Kündigungsfristen
9. Sonstige Vereinbarungen, beispielsweise Zusatzurlaub o. Ä.

Bleib mit unseren Newslettern immer auf dem neuesten Stand. So erfährst du beispielsweise auch vom erweiterten Nachweisgesetz zu der EU-Arbeitsbedingungen-Richtlinie. Damit musst du im Arbeitsvertrag neue Informationen festhalten, unter anderem: Dauer der Probezeit, freie Wahl des Arbeitsortes, Art der Auszahlung des Entgelts, Voraussetzungen für die Anordnung von Überstunden und deren Vergütung oder ein etwaiger Anspruch auf von dir bereitgestellte Fortbildungen. 

Wenn du unsere Mustervorlage zum Arbeitsvertrag oder direkt unseren praktischen Musterschreiben-Assistenten nutzt, profitierst du von einem sicheren rechtlichen Rahmen für den Arbeitsvertrag für deinen ersten Mitarbeiter.

Welche Unterlagen werden bei der Einstellung benötigt?

Der Arbeitsvertrag ist nur eines von verschiedenen Dokumenten, das du von deinem neuen Mitarbeiter benötigst. Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist und wie genau der Arbeitsvertrag aussieht, benötigst du weitere Informationen und Unterlagen, zum Beispiel:

1. Persönliche Angaben (Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Bankverbindung)
2. Angaben zur Beschäftigung (Berufsbezeichnung, Vertragsform, Befristung, weitere Beschäftigungen)
3. Lohnsteuerkarte bzw. Steueridentifikationsnummer
4. Sozialversicherungsausweis
5. Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
6. Ggf. Arbeitserlaubnis
7. Ggf. Gesundheitszeugnis bzw. Hygienepass
8. Ggf. Führungszeugnis

Die meisten Informationen kannst du über einen Personalfragebogen erfassen und weitere Dokumente zusätzlich in Kopie erfragen. Dazu gehören neben dem unterschriebenen Arbeitsvertrag auch eine Kopie des Personalausweises, der Krankenkassenkarte und des Sozialversicherungsausweises.

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In Verträgen finden sich viele Stolperfallen und das dicke Ende kommt, wenn du dir die Klauseln nicht richtig durchgelesen oder sie vielleicht nicht verstanden hast. Mit unserem VertragsCheck bist du auf der sicheren Seite.

Rechtliches, Versicherung & Meldepflicht – Wo melde ich einen Mitarbeiter an?

Super, du hast einen neuen Mitarbeiter gefunden! Nun kommt der wichtige und leider auch bürokratische Teil, denn du musst deinen neuen Mitarbeiter entsprechend anmelden. Kommst du dem nicht nach oder meldest ihn zu spät an, können dir hohe Strafen drohen.

Alle sozialversicherungspflichtig Beschäftigten müssen bei der Sozialversicherung angemeldet werden. Damit du an diesem Meldeverfahren überhaupt teilnehmen kannst, brauchst du als Erstes eine Betriebsnummer. Für die Träger der Sozialversicherung wirst du damit als Unternehmen eindeutig identifizierbar. Eine Betriebsnummer erhältst du beim Betriebsnummern-Service von der Bundesagentur für Arbeit. Gesetzlich bist du außerdem dazu verpflichtet, die Betriebsnummer elektronisch zu beantragen.

Nun hast du den schriftlichen Arbeitsvertrag geschlossen und überprüft, ob ein Tarifvertrag beachtet werden muss oder du einen eigenen Haustarif erstellen möchtest. Folgende Anmeldungen musst du nun vornehmen:

1. Deinen Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden.

Innerhalb von zwei Wochen nach der Anstellung musst du deinen neuen Mitarbeiter mit dem Vordruck „Meldung zur Sozialversicherung“ bei einer Krankenkasse anmelden. Zuständig ist dabei die vom Arbeitnehmer gewählte Krankenkasse. Dafür muss dir der Bewerber auch zum Beschäftigungsbeginn seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen.

2. Dem Finanzamt die steuerliche Identifikationsnummer mitteilen.

Mit der Steuer-ID werden die steuerlichen Angelegenheiten für deinen Mitarbeiter vereinfacht und mit Hilfe dieser Nummer meldest du deinen Angestellten beim Finanzamt an. Außerdem kannst du damit die Lohnsteuerdaten, also Lohnsteuerklasse oder Freibeträge, abrufen.

3. Deinen neuen Angestellten bei der Berufsgenossenschaft anmelden.

Dein angestellter Mitarbeiter muss bei der zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet werden, da er damit automatisch in der gesetzlichen Unfallversicherung registriert ist. Die Leistungen der Berufsgenossenschaft sind neben der Prävention von Berufskrankheiten auch eine Unfallentschädigung oder finanzielle Absicherung der Familie.

4. Ggf. eine Anmeldung bei der Urlaubs- und Lohnausgleichskasse vornehmen.

In bestimmten Berufen, zum Beispiel Bauhauptgewerbe, Maler- und Lackiererhandwerk, musst du mit der jeweiligen Urlaubs- und Lohnausgleichskasse Kontakt aufnehmen, um deinen neuen Mitarbeiter dort anzumelden.

Außerdem musst du dir von deinem eingestellten Mitarbeiter die Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers vorlegen lassen. Damit kannst du feststellen, wie viel Urlaub dein Mitarbeiter bei seinem vorherigen Arbeitgeber bereits bekommen hat. Das kannst du sogar beim entsprechenden Betrieb erfragen.

Weitere Unterlagen, die dir dein neuer Mitarbeiter vorlegen sollte, sind zum Beispiel Führerschein, bisherige Arbeitszeugnisse, ggf. Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis oder branchenspezifische Unterlagen, beispielsweise ein Gesundheitszeugnis.

Durch das Aufenthaltsgesetz ergeben sich für dich als Arbeitgeber zusätzliche Pflichten. Du musst dabei überprüfen, ob die Person eine Aufenthaltserlaubnis hat und ob eine beschränkte Beschäftigung vorliegt. Außerdem benötigst du für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie der Aufenthaltserlaubnis. Wurde für die Anstellung bei dir ein Aufenthaltstitel erteilt, musst du das Ende des Beschäftigungsverhältnisses innerhalb von vier Wochen an die zuständige Ausländerbehörde melden. Das gilt aber nicht für Personen aus den EU-Mitgliedstaaten, den EWR-Staaten (Norwegen, Island, Liechtenstein) und der Schweiz.

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Der richtige Zeitpunkt für neue Mitarbeiter

Du stellst dir bestimmt die Frage – Wann sollte man den ersten Mitarbeiter einstellen?

Kennst du den Spruch „Viele Hände, schnelles Ende“? Oder „Mit den eigenen Händen wird man nicht reich“? Dein erster Mitarbeiter ist also in vielerlei Punkten ein echter Gewinn für dich. Warum solltest du überhaupt neue Mitarbeiter einstellen? Selbst, wenn Multitasking so richtig dein Ding ist und du gerne von früh bis spät beschäftigt bist, kommt der Zeitpunkt, wo du nicht mehr alles alleine buckeln kannst.

Die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt Arbeitnehmer einzustellen, richtet sich dabei nicht nach dir, sondern nach deinem Unternehmen. Bevor du dich auf die Suche nach Mitarbeitern machst, solltest du folgende Fragen beantworten:

1. Hast du genug Workload für einen neuen Mitarbeiter?
2. Hast du genügend Einkünfte, um das Gehalt für einen Mitarbeiter dauerhaft aufzubringen?
3. Sind deine Arbeitsprozesse so strukturiert, dass du Aufgaben problemlos an einen Mitarbeiter abgeben kannst?
4. Kannst du einen Arbeitsplatz oder Arbeitsmaterialien zur Verfügung stellen? Oder soll die Arbeit im Homeoffice erfolgen?
5. Benötigst du weitere Lizenzen für bestimmte Programme und passt das in deine Kostenkalkulation?
6. Hast du die Kapazität jemanden auch erstmal anzulernen?

Ein Mitarbeiter kann für dein Unternehmen eine echte Bereicherung sein. Daher kannst du bereits bei der Gründung deines Online-Handels gewisse Fachgebiete in erfahrenere Hände abgeben. Damit kannst du das volle Potenzial deines Business entfalten und vergrößerst deine Wachstumschancen.

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Wer darf überhaupt Mitarbeiter einstellen?

Einstellen darf im Grunde jedes Unternehmen. Also einem großen Konzern, aber auch einem Einzelunternehmen und jedem Selbstständigen steht es frei, einen Arbeitnehmer einzustellen. Allerdings benötigst du dafür eine Betriebsnummer, die du jederzeit im Internet auf den Seiten der Bundesagentur für Arbeit beantragen kannst.

Kann man als Freiberufler Mitarbeiter einstellen? 

Ja, Freiberufler dürfen Mitarbeiter einstellen. Um aber den Status als Freiberufler zu behalten, darf nur eine begrenzte Anzahl fachlich ausgebildeter Mitarbeiter eingestellt werden. Die genaue Anzahl ist dabei abhängig von der Branche, in der du tätig bist. 

Der Status als Freiberufler definiert sich auch darüber, dass die Aufgaben persönlich und eigenverantwortlich von dir erledigt werden bzw. du die volle Verantwortung trägst. Das sollte selbst mit Mitarbeitern weiterhin gegeben sein. Wenn du mehr und mehr Verantwortung an Mitarbeiter abgibst, gefährdest du den Status als Freiberufler. 

Alternativ kannst du mit anderen Freiberuflern zusammen eine Personengesellschaft gründen, in der ihr gleichberechtigt seid. 

Kann man als Einzelunternehmer Mitarbeiter einstellen?

In Deutschland hat jeder Selbständige die Möglichkeit und das Recht, Mitarbeiter einzustellen. Das bedeutet, auch Einzelunternehmer sind dazu berechtigt, Mitarbeiter einzustellen. Als Einzelunternehmer kannst du beliebig viele Arbeitnehmer einstellen.  

Kann ein Kleingewerbe Mitarbeiter einstellen?

Unabhängig von der Rechtsform kann jede selbständige Person Mitarbeiter einstellen. Die Begriffe Kleinunternehmer und Kleinunternehmen werden oft synonym verwendet, sind aber unterschiedlich zu betrachten. Bei Kleinunternehmen handelt es sich um kleine Unternehmen, die maximal 50 Mitarbeiter beschäftigen dürfen. Der Begriff Kleinunternehmer bezieht sich dagegen auf einen maximalen Jahresumsatz von 22.000 € (Stand 2024). Kleinunternehmer, die ein Kleingewerbe betreiben, werden Kleingewerbetreibende genannt. 

Kann eine GmbH in Gründung Mitarbeiter einstellen?

Bei einer GmbH in Gründung (i.G.) handelt es sich um die Vorstufe einer GmbH, also nach der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und kurz vor der Eintragung ins Handelsregister. Wichtig ist zu beachten, dass die Gesellschafter vor der offiziellen Eintragung unbegrenzt haften. 

Eine GmbH i.G. verfügt über Körperschaften, einen Geschäftsführer und ist teilrechtsfähig. Sie ist grundbuch-, firmenrechts- sowie insolvenzfähig und haftet damit für getätigte Geschäfte. Damit ist sie berechtigt, Verpflichtungen einzugehen und Verträge zu schließen. Eine GmbH in Gründung kann also Beschäftigungsverhältnisse schließen. Aufgrund der Haftung ist das Schließen von Verträgen bei einer GmbH i.G. aber mit Vorsicht zu genießen. 

Kann eine UG Mitarbeiter einstellen?

Bei einer Unternehmergesellschaft (UG) handelt es sich um eine haftungsbeschränkte Kapitalgesellschaft. Diese Rechtsform wird insbesondere von Kleinunternehmern oder Existenzgründern mit wenig Startkapital genutzt. Als Sonderform der GmbH wird sie auch Mini-GmbH genannt. Eine UG kann also Mitarbeiter einstellen, sollte es sich allerdings um ein Kleinunternehmen handeln, ist die Mitarbeiterzahl auf maximal 50 begrenzt. 

Kann eine GbR Mitarbeiter einstellen?

Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist eine teilrechtsfähige Personengesellschaft. Eine Besonderheit der GbR ist, dass sie stillschweigend und automatisch entsteht, wenn zwei oder mehr Personen zusammenkommen und gemeinsam einen unternehmerischen Zweck verfolgen. Dafür ist kein schriftlicher Vertrag vorgeschrieben. 

Die GbR ist keine juristische Person, aber sie kann dennoch Mitarbeiter einstellen. Sobald eine GbR allerdings mehr als fünf Mitarbeiter beschäftigt und einen Jahresumsatz von mehr als 250.000 € erwirtschaftet, wird sie vom Finanzamt automatisch als OHG eingestuft. 

Alle gesetzlichen Vorschriften zur GbR sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. 

Kann ich als Privatperson Mitarbeiter einstellen?

Eine Privatperson als Arbeitgeber ist möglich. Der Angestellte muss dabei genauso angemeldet werden, wie in jedem herkömmlichen Unternehmen. Hinsichtlich der Sozialversicherung besteht kein Unterschied zwischen einem privaten oder gewerblichen Arbeitgeber. 

Um eine sogenannte Beschäftigung im privaten Haushalt handelt es sich, wenn die Beschäftigung durch den Haushalt begründet ist und es sich um eine Tätigkeit handelt, die gewöhnlicherweise Mitglieder des Haushalts vornehmen. Dazu gehören zum Beispiel Reinigungsarbeiten, Gartenarbeit, Betreuung oder Pflege von Kindern und Erwachsenen oder die Zubereitung von Mahlzeiten. 

Um Mitarbeiter einstellen zu können, benötigst du immer eine Betriebsnummer. Diese Nummer ist notwendig, um deine Mitarbeiter bei der Sozialversicherung und beim Finanzamt anzumelden. Die Betriebsnummer kannst du jederzeit im Internet auf den Seiten der Bundesagentur für Arbeit beantragen. 

Wer übernimmt die Anstellung neuer Mitarbeiter?

Wenn du neue Mitarbeiter einstellen möchtest, kannst du diese Aufgabe entweder selbst übernehmen, entsprechenden Abteilungen überlassen oder an externe Recruiter outsourcen. 

Im Regelfall fällt die Aufgabe für die Anstellung neuer Mitarbeiter in die Personalabteilung. Diese kümmert sich nicht nur um die vorhandenen Mitarbeiter, sondern schaltet bei Bedarf entsprechende Anzeigen und übernimmt das Recruiting und das Management der Bewerber. Die Personalabteilung managt und führt dann auch die einzelnen Schritte im Bewerbungs- und Einstellungsverfahren.

Zu Beginn, wenn du deinen ersten Mitarbeiter einstellst und beispielsweise noch keine Personalabteilung hast, kannst du das Recruiting und Einstellen auch selbst übernehmen. Wenn du dich für einen externen Dienstleister entscheidest, der beispielsweise das Recruiting und die Anstellung neuer Mitarbeiter übernimmt, musst du mit weiteren Kosten rechnen. 

Neues Personal gewinnen – Darauf kommt es an

Ob du Mitarbeiter einstellst, ist eine wichtige Frage für dich und deinen Online-Handel. Aber hast du dich auch schon gefragt, wie du überhaupt neues Personal gewinnen kannst? Um einen neuen Mitarbeiter zu gewinnen, solltest du zielgerichtet vorgehen. Denn als Erstes musst du wissen, wonach du suchst. Suchst du einen Mitarbeiter fürs Lager, den Versand, die Buchhaltung, den Einkauf oder für die technische Betreuung des Shops? Das heißt, du erstellst ein präzises Anforderungsprofil und eine Stellenbeschreibung, welche auf deinen gewünschten Mitarbeiter angepasst sind.

Anschließend veröffentlichst du die Ausschreibung auf verschiedenen Kanälen: Jobbörsen, Karriereseiten, LinkedIn, Xing & Co. Auch Active Sourcing ist eine Möglichkeit, bei der mögliche Kandidaten gezielt angesprochen werden. Denn in diesem Prozess wartest du nicht auf Bewerber, sondern bewirbst deine offene Stelle bei potenziellen Mitarbeitern. 

Aber potenzielle bzw. neue Mitarbeiter haben auch Ansprüche. Wie hoch ist das Gehalt? Gibt es Sonderzahlungen? Welche Benefits gibt es? Kann ich zum Beispiel Remote arbeiten? Wie stehts mit Diversität und Nachhaltigkeit? Gerade Angestellte, die zu einem anderen Unternehmen wechseln, möchten zu der vorherigen Stelle eine Verbesserung sehen.

Durchdachte Benefits erhöhen dabei deine Chance, motivierte Mitarbeiter zu finden. Du kannst verschiedene Benefits anbieten, zum Beispiel:

• Getränke (Tee, Wasser, Kaffee, Limo etc.)
• Obst und Snacks
• Vergünstigungen für öffentliche Verkehrsmittel
• Zuschüsse zum Fitnessstudio
• Rabatte bzw. Partnerprogramme, z. B. Vergünstigungen für Musikstreaming-Apps.

Größere Benefits könnten, abhängig von der Art der Tätigkeit, auch Firmenwagen oder Firmenhandys sein. Dich neben der Entlohnung um weitere Vorteile für deine Mitarbeiter zu kümmern, wird positiv bewertet und sich damit auch für die Zukunft für dich lohnen. Denn auch dein Unternehmen kann mittlerweile auf verschiedenen Plattformen bewertet werden. 

Du kannst die Personalsuche auch auf ein externes Dienstleistungsunternehmen outsourcen, um dir die ganze Arbeit mit Veröffentlichung und Einstellungsverfahren zu sparen. Nur das Anforderungsprofil für deinen neuen Mitarbeiter musst du selbst erstellen. Die Beauftragung eines externen Dienstleisters ist allerdings mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Social Recruiting – Wie du mit Social Media qualifizierte Mitarbeiter gewinnst

Dass die sozialen Medien mittlerweile so beliebt sind, können sich Recruiter zunutze machen. Das sogenannte Social Media Recruiting ist eine beliebte Methode geworden, neue Mitarbeiter zu finden. Damit sind alle Maßnahmen des Personalmarketings gemeint, bei denen soziale Netzwerke genutzt werden. Dazu gehören sowohl passive Maßnahmen, z. B. das Pflegen des Karriereportals, als auch Active Sourcing, also das aktive Ansprechen potenzieller Kandidaten. Das Social Media Profil kann außerdem dafür genutzt werden, die Stellenanzeigen zu posten. Neben Xing und LinkedIn sind das Plattformen wie Facebook, Twitter, Instagram und sogar YouTube.

Die Vorteile von Social Media Recruiting sind mannigfaltig:

1. Soziale Medien sind sehr beliebt und werden täglich genutzt. Laut Studien erreicht man über Instagram circa 29,85 Millionen Menschen allein in Deutschland
2. Wenn Nutzer die Inhalte mögen und teilen, können Unternehmen viral gehen und somit als Arbeitgeber auf sich aufmerksam machen.
3. Das Image als attraktiver Arbeitgeber lässt sich in den sozialen Medien besonders unter jüngeren Generationen, die toxische Arbeitskulturen vermeiden möchten, gut etablieren.
4. Dort, wo Menschen sich in ihrer Freizeit aufhalten, kann die Zielgruppe persönlich angesprochen werden.
5. Potenzielle Kandidaten, die eigentlich nicht auf der Suche sind und demnach keine Stellenanzeigen lesen, können angesprochen werden.
6. Aufgrund der vielen Daten können geeignete Kandidaten vorselektiert und dann zielgenau angesprochen werden.
   

Aber auch im Social Media Recruiting gibt es eine Kehrseite der Medaille, bei der Herausforderungen gemeistert werden müssen. Jede Plattform verfügt über verschiedene Zielgruppen, sodass die passende gewählt werden muss. Da viele den Kontaktaufnahmen von Unternehmen kritisch gegenüberstehen und die Nutzung sozialer Netzwerke meist im privaten Kontext steht, sollte die Ansprache unterhaltsam und kreativ erfolgen. Der Bewerbungsprozess muss dann an Social Media angebunden werden und darf nicht kompliziert sein. Außerdem sind die Datenschutzbestimmungen auch in den sozialen Netzwerken ein sehr wichtiges Thema.

Die klassischen Recruiting-Methoden sind auch in den sozialen Medien anwendbar. Neben Active Sourcing gehört dazu beispielsweise: 

Employer Branding

Ziel des Employer Branding ist es, eine attraktive Arbeitgebermarke zu schaffen und das Unternehmen als einen attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Potenzielle Kandidaten sollen dabei mit einer bestimmten Botschaft erreicht werden. Dafür wird nach einer Analyse und Festlegung der Markenkommunikation eine bestimmte Content-Strategie bzw. ein Redaktionsplan erstellt, der dann auf den gewählten Plattformen umgesetzt wird. Wichtig dabei ist, dass sich der positive Eindruck aus dem Bewerbungsprozess im Arbeitsalltag bestätigen sollte. 

Weitere Möglichkeiten für Social Recruiting sind Empfehlungs- bzw. Influencer-Marketing oder klassische Stellenanzeigen. Um mit Social Media Recruiting erfolgreich zu sein, braucht es neben Kommunikationsrichtlinien und einem professionellen Auftritt auch die Disziplin, regelmäßig Inhalte zu posten. Nur so bleibst du sichtbar und wirst anderen Nutzern angezeigt. Die Reichweite kann auch aktiv gefördert werden, zum Beispiel mit regelmäßigen Kampagnen.

Einige Unternehmen haben auf den Social Media Plattformen, zum Beispiel Instagram, ein Karriere-Profil eingerichtet, das sich vollständig um das Unternehmen als Arbeitgeber und offene Stellen dreht. Das Discountunternehmen Lidl (Instagram: @lidlkarriere) hat beispielsweise bereits über 40.000 Follower, die mit kreativen Postings rund um die Arbeit bei Lidl unterhalten, aber auch informiert werden:

Auch der Bundesnachrichtendienst ist auf Instagram vertreten (@bndkarriere), geht Social Media Recruiting als öffentliche Verwaltung und Regierungsbehörde etwas sachlicher an:

Der Redaktionsplan bei der Profilseite des BND ist etwas deutlicher, denn es lassen sich verschieden Content-Formate erkennen: Unter den Hashtags ‘BNDinZahlen’, ‘Benefits beim BND’ oder ‘Bewerben beim BND’ werden verschiedene Inhalte gepostet, um Interessierte und potenzielle Kandidaten zu informieren und zu überzeugen.

Lidl Deutschland ist ebenso auf LinkedIn aktiv und postet dort neben verschiedenen Beiträgen auch aktuelle Jobangebote, auf die man sich über die Plattform direkt bewerben kann:

Screenshot vom 13.10.2022 Jobs Lidl Deutschland von LinkedIn 

Der Händlerbund auf LinkedIn

Wie finde ich Mitarbeiter? Wie betreue ich diese? Antworten auf diese und weitere Fragen findest du auf unserem Linkedin Profil. Hier informieren wir über aktuelle News, Gesätzesänderungen und alles Rund um den E-Commerce.

Benefit Mobile Office

Je nachdem, um welche Aufgaben es sich handelt, kannst du deinen Mitarbeiter auch als Remote-Arbeitskraft einstellen. Für eine Tätigkeit im Lager geht das natürlich nicht, wenn du aber Unterstützung brauchst, die sich problemlos zu 100% am PC absolvieren lässt, ist Homeoffice bzw. Mobile Office eine Möglichkeit. Das hat den Vorteil, dass du regional übergreifend nach neuem Personal suchen kannst und nicht auf einen bestimmten Umkreis beschränkt bist.

Unser Tipp

In unserem FAQ Homeoffice oder Mobile Office erläutern wir dir, wieso es verschiedene Bezeichnungen gibt und was du beachten solltest. Mit unserem Arbeitsrecht-Paket Pro bist du aber auf der sicheren Seite, denn du erhältst stets vollumfängliche Unterstützung bei der Einstellung von Mitarbeitern.

Was kostet mich ein Mitarbeiter wirklich?

Für deinen Online-Handel musst du grundsätzlich Kosten kalkulieren. Das gilt auch für deinen neuen Mitarbeiter. Das Einstellen und Anmelden des Mitarbeiters kostet dich erstmal nichts außer Zeit und gegebenenfalls die Bereitstellung anderer Angestellter. Das Einstellen eines neuen Mitarbeiters kannst du extern an einen Personaldienstleister abgeben. Dein Steuerberater kann anschließend auch die Anmeldung deines Angestellten übernehmen. Dies ist für dich natürlich mit weiteren Kosten verbunden.

Wie viel dich ein Mitarbeiter kostet, hängt von der Art der Anstellung ab. Denn neben dem Lohn kommen Lohnnebenkosten auf dich zu. Diese setzen sich zusammen aus:

1. Rentenversicherung
2. Krankenversicherung
3. Pflegeversicherung
4. Arbeitslosenversicherung

In deiner Personalkostenplanung kannst du für deinen neuen Mitarbeiter circa 22 % des Bruttogehalts an zusätzlichen Kosten für jeden voll sozialversicherungspflichtigen Angestellten einplanen. Insgesamt werden deine Ausgaben pro Mitarbeiter als das sogenannte Arbeitgeberbrutto bezeichnet.

Was kostet mich ein Mitarbeiter pro Stunde? Das legst du mit den direkten Lohnkosten zum Teil eigenständig fest, wobei du den aktuellen Mindestlohn einhalten musst. Es zählt also der Bruttolohn, ein vielleicht 13. Monatslohn und die Sozialversicherungen.

Zusätzliche Kosten können dir entstehen, je nachdem, was du deinem neuen Mitarbeiter anbieten möchtest:

1. Bürokosten: Büroräume, Büromöbel, Strom, Arbeitskleidung, Reinigungskosten
2. Ausstattungskosten: PC-Kosten, Software-Lizenzen, Internet, IT-Kosten, Support
3. Administrationskosten: Lohnbuchhaltung, Buchhaltung, Versicherungen
4. Weiterbildungskosten: Workshops, Webinare, Events etc.
5. Benefits: Getränke, Lebensmittel o. Ä

Bei den zusätzlichen Kosten für deinen neuen Mitarbeiter handelt es sich dann um sogenannte Personalnebenkosten. Hier lohnt sich eine Budgetierung, bei der du vorher genau absteckst, wofür du welches Budget zur Verfügung stellen möchtest.

Freelancer ー Vielleicht eine Alternative?

Auch Freiberufler können für die Besetzung einer offenen Position eine Möglichkeit sein. Ein Freelancer bietet dir im Gegensatz zu einem festangestellten Mitarbeiter einige Vorteile, zum Beispiel:

1. sind Freelancer sehr flexibel und können jederzeit zu planbaren Kosten eingesetzt werden ohne, dass du dich langfristig festlegen musst.
2. bist du nicht an einen Freelancer gebunden, sondern kannst einen oder mehrere sporadisch einsetzen.
3. haben Freelancer in der Regel bereits Arbeitserfahrung, sodass dir sofort die gewünschte Dienstleistung abgeliefert werden kann.
4. arbeiten Freelancer selbstständig, sie müssen nicht erst noch angelernt werden.
5. können Freelancer im Vergleich kostengünstiger als festangestellte Mitarbeiter sein. Du musst keine Sozialleistungen zahlen und kannst sie sporadisch einsetzen. Allerdings sind die Stundenlöhne von Freelancern meist deutlich höher.

Ein festangestellter Mitarbeiter in Vollzeit bietet dir dagegen:

1. eine gewisse Loyalität, da er nur für dich und dein Unternehmen tätig ist. Festangestellte sind mitunter auch persönlich am Erfolg deines Unternehmens interessiert.
2. eine kalkulierbare Arbeitszeit, da du ihn im Gegensatz zu einem Freelancer fest einplanen kannst. Freie Mitarbeiter können Aufträge jederzeit ablehnen.
3. mehr Detailwissen über dich und dein Unternehmen, was auch an Nachfolger weitergegeben wird. Damit profitiert dein Online-Handel von der Erfahrung und dem Wissen deiner Angestellten.
4. rechtliche Klarheit, da es bei einer Einstellung eines Mitarbeiters keine rechtlichen Grauzonen gibt und beispielsweise Scheinselbstständigkeit keine deiner Sorgen sein muss.

Erhalte Förderungen, wenn du deinen ersten Mitarbeiter einstellst

Du kannst von der Agentur für Arbeit einen Eingliederungszuschuss bei Neueinstellung von Arbeitssuchenden erhalten. Hier kannst du bis zu ein Jahr lang monatlich einen bestimmten Prozentsatz des Bruttogehalts bezuschusst bekommen. Dauer und Höhe des Zuschusses wird dabei im Einzelfall entschieden.

Die Einarbeitung eines Mitarbeiters – Das solltest du beachten

Die Einarbeitungsphase ist sehr spannend, weil alle etwas nervös sind und sich erst noch kennenlernen müssen. Von der Einarbeitung deines neuen Mitarbeiters hängt oft auch die zukünftige Zusammenarbeit ab. Im sogenannten Onboarding hast du die Möglichkeit, deinem neuen Kollegen alle Bereiche deines Unternehmens zu zeigen und ihn willkommen zu heißen.

Was ist nun wichtig bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters? Ziel ist es grundsätzlich, einen bestimmten Wohlfühlfaktor und eine gute Mitarbeiterstruktur für und mit deinem Personal zu kreieren. Du kannst für die erste Zeit einen Einarbeitungsplan auf die Beine stellen und die ersten Tage durchplanen, um dir ein Bild von der Arbeitsweise deines eingestellten Mitarbeiters zu machen. Lass ihn außerdem alsbald am Arbeitsalltag teilhaben, damit er alle Abläufe kennenlernt. Du musst ihm außerdem seine Arbeitsmittel erklären und auch Sicherheitsbestimmungen besprechen. Denn nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bist du dazu verpflichtet, dein Personal vor Gefahren am Arbeitsplatz zu schützen. Eine Sicherheitsunterweisung muss dabei jährlich erfolgen.

Die Kehrseite – Kündigung, Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis

Den perfekten Mitarbeiter zu finden, der dich für die nächsten Jahre oder gar Jahrzehnte unterstützt, das wär's! Aber das klappt leider nicht immer. Daher musst du dich mit dem Gedanken anfreunden, dass Mitarbeiter aus dem ein oder anderen Grund gehen oder gekündigt werden müssen.

Fürchtest du beispielsweise eine falsche Personalentscheidung zu treffen? Wenn Leistungsdefizite, z. B. eine geringe Arbeitsqualität, oder persönliche bzw. charakterliche Defizite, z. B. Teamprobleme, vorliegen, könnte das passiert sein. Wenn du mit gezielten Maßnahmen keine Verbesserung erwirken konntest, ist die Entlassung des Mitarbeiters der letzte Ausweg. Solche Maßnahmen sind zum Beispiel offene Gespräche mit dem Mitarbeiter oder die Überprüfung des Bearbeitungsprozesses, um Lücken im Onboarding zu finden. Außerdem kannst du schauen, ob du den Mitarbeiter intern auf eine andere Position setzen kannst.

Für den Fall der Fälle erhältst du bei uns die Vorlage für die Kündigung. Kündigungsfristen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) klar geregelt. Für fristlose Kündigungen muss der Mitarbeiter zuvor eine Abmahnung erhalten haben. Es gibt außerdem verschiedene Arten der ordentlichen Kündigung:

1. verhaltensbedingte Kündigung (Pflichtverletzung durch Verhalten)
2. personenbedingte Kündigung (keine Pflichterfüllung möglich durch z. B. Haftstrafe oder Gesundheitsschäden)
3. betriebsbedingte Kündigung (bei Wirtschaftskrisen oder internen Umstrukturierungen)

Eine Alternative zur Kündigung ist ein Aufhebungsvertrag bzw. Auflösungsvertrag. Dabei handelt es sich um eine freiwillige Vereinbarung zwischen dir, als Arbeitgeber, und deinem Angestellten, um das Arbeitsverhältnis einvernehmlich zu beenden. Das hat für besagten Mitarbeiter aber zusätzliche Auswirkungen, beispielsweise eine Sperre der Leistungen durch die Agentur für Arbeit.

Verlässt dich ein Mitarbeiter, musst du ihn außerdem mit der nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung wieder abmelden. Bis spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsende muss die Abmeldung erfolgen. Bei allen Fragen rund um deinen neuen Mitarbeiter stehen dir unsere erfahrenen Rechtsanwälte im Rahmen des Arbeitsrecht-Pakets Pro mit Ratschlag und allen notwendigen Vorlagen zur Verfügung.

Dein Mitarbeiter hat außerdem mit der Kündigung ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Es handelt sich dabei aber um die sogenannte Holpflicht, also der Angestellte muss das Zeugnis aktiv bei dir erfragen. Auch Arbeitszeugnisse, in verschiedenen Versionen (sehr gut, gut, befriedigend) zur Arbeitsleistung deines Mitarbeiters, stellt dir der Händlerbund zur Verfügung.

Fazit: Mitarbeiter einstellen

Deinen ersten Mitarbeiter einzustellen, lohnt sich einerseits, da dieser einen entsprechenden Beitrag leistet und somit rein wirtschaftlich einen Gewinn für dein Unternehmen darstellt. Ein neuer Angestellter ist aber auch ein Gewinn, da er seine Expertise in die Weiterentwicklung deines Unternehmens steckt und dich vor allem auch entlastet. Für welchen Weg du dich auch immer entscheidest, der Händlerbund steht dir in allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite. Mit unserer Checkliste zur Einstellung von Mitarbeitern wirst du Schritt für Schritt an alles Wichtige denken.

Arbeitnehmer einstellen Checkliste – Alles auf einen Blick

Unsere kostenlose Checkliste bietet dir einen schnellen Überblick über die wesentlichen Schritte und Aufgaben, die bei der Einstellung neuer Mitarbeiter zu beachten sind. Die Checkliste führt dich durch den gesamten Prozess und unterstützt dich dabei, keine wichtigen Schritte zu übersehen, wenn du neue Mitarbeiter einstellst.

 

Wie wir dich als Arbeitgeber unterstützen

• Arbeitsrecht-Paket Light und Pro
• Bei Fragen: Rechtsberatung Flatrate
• Muster für Arbeitsverträge (z.B. für Saisonarbeiter, befristet, Minijobber)
• Muster für Kündigungen
• Arbeitszeugnisse
• Vertraulichkeitsverpflichtung auf das Datengeheimnis für Mitarbeiter
• Datenschutz-Richtlinie für HomeOffice/Telearbeit

FAQ Mitarbeiter einstellen

Kann ich einen Mitarbeiter im Ausland einstellen? 

Die Zusammenarbeit mit internationalen Freelancern ist keine Seltenheit, auch Remote aus dem Ausland zu arbeiten wird immer beliebter. Um Mitarbeiter im Ausland einstellen zu können, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Neben der Einstellung als Freelancer kommen auch sogenannte Employer of Record Agenturen in Frage. Solche Agenturen stehen als lokale Arbeitgeber ein und nehmen dir die bürokratischen Angelegenheiten ab. 

Bei welchen Ämtern muss man Mitarbeiter anmelden?

Als Arbeitgeber musst du deinen neuen Mitarbeiter an verschiedenen Stellen anmelden. Neben ggf. branchenbezogenen Meldepflichten sind:

1. die Krankenkasse 
2. die Berufsgenossenschaft und 
3. das Finanzamt 

zu informieren. 

Wie viel kostet es einen Mitarbeiter anzumelden? 

Für die Anmeldung deines neuen Mitarbeiters bei den verschiedenen Ämtern und Stellen fallen keine zusätzlichen Kosten an. 

Wie lange rückwirkend darf man Mitarbeiter anmelden?

Innerhalb von zwei Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung des neuen Mitarbeiters müssen die Anmeldungen bei der Krankenkasse mit dem Vordruck erfolgen. Erfolgt die Anmeldung per Datenübermittlung, beträgt die Frist sechs Wochen. 

Für gewisse Wirtschaftszweige gilt außerdem eine Sofortmeldepflicht. Dazu gehören zum Beispiel Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Baugewerbe, Personenbeförderungsgewerbe oder Unternehmen der Forstwirtschaft. 

Was passiert, wenn man Mitarbeiter zu spät anmeldet?

Ein Verstoß gegen die Meldepflicht zur Sozialversicherung, ganz gleich ob leichtfertig oder vorsätzlich, wird als Ordnungswidrigkeit betrachtet, für die ein Bußgeld von bis zu 25.000 € verhängt werden kann. 

Für wen gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? 

Das Bundesarbeitsgericht hat zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat Rahmenbedingungen für eine tägliche und elektronische Zeiterfassung definiert. Von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betroffen sind alle Arbeitnehmer, wobei der Arbeitgeber die korrekte Erfassung kontrollieren muss.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei Einstellungen? 

Hat ein Unternehmen mehr als 20 regelmäßig beschäftigte Arbeitnehmer, ist der Betriebsrat dazu befugt, bei personellen Einzelmaßnahmen und somit auch bei Einstellungen mitzuentscheiden. Bevor ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden kann, ist der Betriebsrat zu informieren und ihm sind die Bewerbungsunterlagen vorzulegen. Geregelt ist dies in § 99 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). 

Kann ein Betriebsrat eine Einstellung ablehnen? 

Bevor es zu einer Einstellung kommen kann, ist die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen. Nach § 99 Abs. 2 BetrVG kann der Betriebsrat die Einstellung verweigern. 

Wenn der Betriebsrat seine Zustimmung zu einer Einstellung verweigert, muss er dies dem Arbeitgeber inklusive Verweigerungsgrund innerhalb einer Woche mitteilen. Wird diese Frist versäumt, gilt durch § 99 Abs. 3 BetrVG die Zustimmung als erteilt.

Wann lehnt der Betriebsrat eine Einstellung ab?

Der Betriebsrat kann die Einstellung ablehnen, wenn bestimmte Gründe vorliegen. Dazu zählen zum Beispiel: 

1. Verstoß gegen Auswahlrichtlinien, 
   die das Unternehmen und der Betriebsrat gemeinsam beschlossen haben. Dieser Fall trifft zum Beispiel ein, wenn nicht die vereinbarte Anzahl älterer Bewerber eingestellt wird. 
2. bereits beschäftigte Mitarbeiter würden benachteiligt, 
   indem beispielsweise eine unbefristete Stelle neu vergeben wird, obwohl ein bereits befristet Beschäftigter dafür ebenfalls infrage kommen würde. Dafür muss der Betriebsrat aber konkrete Beweise bzw. Tatsachen vorlegen können. 
3. Gefahr der Störung des Betriebsfriedens, 
   die bei der Annahme vorliegt, der Bewerber könne sich gesetzeswidrig verhalten oder gegen Diskriminierungsverbote verstoßen. 
4. Verstöße gegen Rechtsvorschriften 
   z. B. gegen das Beschäftigungsverbot von Jugendlichen (§ 22 JArbSchG). Grundsätzlich muss dafür die Beschäftigung grundsätzlich und nicht nur einzelne Vertragsbestandteile unzulässig sein. Eine Einstellung zu zum Beispiel untertariflichem Lohn berechtigt keine Ablehnung des Betriebsrats. 

Geschrieben von
Lisa Norden

Fachlich geprüft von
Julia Petronis, Volljuristin

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