Gesetzlicher Urlaubsanspruch: Welche rechtlichen Grundlagen gelten für Unternehmen?

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Urlaub bietet deinen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich physisch und mental zu erholen. Eine Pause vom Arbeitsalltag trägt zur Regeneration bei, wodurch die Leistungsfähigkeit und Motivation langfristig erhalten bleiben. Das kommt mittelbar auch dir und deinem Unternehmen zugute.

Jedoch können auch Konflikte entstehen, wenn die Urlaubswünsche deiner Mitarbeiter nicht ohne weiteres mit den betrieblichen Erfordernissen in Einklang zu bringen sind. Du, als Arbeitgeber, fragst dich sicherlich, wie der gesetzliche Urlaubsanspruch für deine Mitarbeiter geregelt ist und wie du im Alltag mit Unstimmigkeiten umgehen sollst. Hier kommen die Antworten.

Inhaltsverzeichnis

Welcher gesetzliche Urlaubsanspruch ist vorgesehen?

Gemäß dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) beträgt der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche, was einer Jahresurlaubsdauer von vier Wochen entspricht. Abweichende Regelungen können in Tarif- oder Arbeitsverträgen getroffen werden, jedoch nur zugunsten deiner Angestellten.

Arbeitstage pro Woche im Verhältnis zu Urlaubstagen pro Jahr:

6 = 24
5 = 20
4 = 16
3 = 12
2 = 8
1 = 4

Urteil

Das Bundesarbeitsgericht (BAG-Urteil vom 30.11.2021, Az. 9 AZR 225/21) bejahte die Kürzung des Urlaubsanspruchs bei Kurzarbeit Null.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um gesetzlichen Mindesturlaub zu bekommen?

Ein Mitarbeiter hat Anspruch auf Urlaub, sobald er sich mindestens sechs Monate im Unternehmen befindet. Neue Mitarbeiter arbeiten in der Probezeit jedoch nicht ohne Anspruch, sondern erwerben bereits in der Probezeit für jeden Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Tritt ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres ein, so steht ihm ein anteiliger Urlaubsanspruch zu, der nach der Anzahl der Monate im Unternehmen berechnet wird.

Können Arbeitgeber von den Vorgaben im Bundesurlaubsgesetz abweichen?

Abweichende Regelungen können in Tarif- oder Arbeitsverträgen getroffen werden. Der gesetzliche Mindesturlaub ist jedoch unverzichtbar und kann nicht durch individuelle Vereinbarungen reduziert werden. Jegliche Abweichungen zu Ungunsten des Mitarbeiters sind unwirksam.

Es ist aber nicht verboten, deinen Angestellten mehr zu bieten, als ihnen per Gesetz zusteht. Neue Mitarbeiter könnten daher bereits in der Probezeit einen zuvor gebuchten Urlaub antreten oder dein Personal könnte generell einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr haben. Insbesondere der Fachkräftemangel und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe sollten hier ohnehin für eine faire Lösung sprechen.

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Wer hat Anspruch auf gesetzlichen Urlaub?

Jeder Arbeitnehmer, der in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis steht, hat das Recht auf Erholungsurlaub gemäß den Bestimmungen des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Dies schließt Arbeitnehmer ein, die in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten, befristet oder unbefristet beschäftigt sind, sowie Minijobber und Aushilfen. Sowohl Fachkräfte als auch ungelernte Arbeitskräfte haben das Recht auf den gesetzlichen Urlaubsanspruch.

Urteil

Wird bei einer befristeten Stelle Urlaub genehmigt, der über die Dauer der Befristung hinausgeht, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass der Vertrag entfristet wird. Das entschied das Bundesarbeitsgericht (7 AZR 266/22).

Situationen, in denen es zu Konflikten bei der Urlaubsplanung deiner Mitarbeiter kommen kann:

Gewährleistung eines ungestörten Betriebsablaufs
individuelle Urlaubswünsche der Mitarbeiter
Unklarheiten/Missverständnisse über Urlaubsregelungen
Kommunikationsprobleme
Personalmangel
Fehlende Flexibilität

Der Schlüssel zur Vermeidung von Konflikten ist eine klare Kommunikation der Urlaubsregelungen, Flexibilität und Kompromissbereitschaft bei der Urlaubsgewährung, die Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter und eine rechtzeitige Planung.

Warum Urlaub so wichtig ist und warum du als Arbeitgeber davon profitierst

Regelmäßiger Urlaub hilft, Stress abzubauen und das Risiko von Burnout zu minimieren
Mitarbeiter können ihre Batterien im Urlaub aufladen
Urlaub steigert das Wohlbefinden
Er fördert eine gesunde Work-Life-Balance
Ein Tapetenwechsel kann zu einer gesteigerten Kreativität und höheren Produktivität führen, wenn deine Mitarbeiter zur Arbeit zurückkehren

Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern regelmäßig Erholung über das gesetzliche Mindestmaß hinaus ermöglichen, schaffen eine positivere Arbeitsumgebung und fördern die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen. Übrigens solltest du selbst nicht zu kurz kommen und dir regelmäßige Pausen gönnen!

Können Arbeitgeber die Urlaubszeiten der Mitarbeiter frei bestimmen?

Laut Bundesurlaubsgesetz ist Urlaub vom Arbeitgeber zu gewähren. Das bedeutet, dass das arbeitgebende Unternehmen grundsätzlich die Hoheit über die Urlaubsplanung hat. Das willkürliche Ablehnen von Anträgen ist jedoch ausgeschlossen. Vielmehr müssen gute Gründe gegen eine Genehmigung sprechen. Ein guter Grund könnte beispielsweise betrieblicher Natur sein: Wurden für die fragliche Zeit bereits andere Urlaubswünsche genehmigt und würde ein weiterer Urlauber zu einer Unterbesetzung führen, so darf der Antrag abgelehnt werden. Auch ist eine jährliche Betriebsruhe in der Regel von deinen Angestellten zu akzeptieren. Wird ein Urlaubsantrag genehmigt, so ist er verbindlich. Ein nicht beantworteter Urlaubsantrag gilt hingegen als nicht genehmigt.

Praxistipp

Es gibt zwar keine gesetzliche Frist, allerdings dürfen Mitarbeitende innerhalb von sieben bis zehn Tagen mit einer Entscheidung rechnen, ob ihr Urlaub bewilligt wird.

Kann Resturlaub verfallen?

Laut Gesetz verfällt der gesetzliche Mindesturlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres. Es gibt jedoch Ausnahmen, etwa wenn der Mitarbeiter den Urlaub aus gesundheitlichen Gründen nicht nehmen konnte. Dieser Resturlaub kann dann bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden, was in den meisten Betrieben auch gang und gäbe ist.

Urteil

Der Europäische Gerichtshof kam zum Ergebnis, dass Urlaubstage nicht verfallen, wenn der Arbeitgeber nicht darauf hingewiesen hat und deutlich dazu aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen (EuGH, Urteil vom 22.09.2022, Az. C-120/21). Der Urlaubsanspruch kann dann auch nicht verjähren.

Wie verändert sich der Urlaubsanspruch bei Kündigung?

Scheidet ein Mitarbeiter aus, steht ihm der anteilige Urlaub bis zum Austrittsdatum zu. Nicht genommener Urlaub ist finanziell abzugelten, es sei denn, der Mitarbeiter konnte den Urlaub aus betrieblichen oder gesundheitlichen Gründen nicht nehmen. Du bist als alter Arbeitgeber verpflichtet, dem ausscheidenden Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub zu erteilen. Diese Pflicht rührt daher, dass Doppelansprüche vermieden werden sollen.

Darf der Arbeitnehmer während des Urlaubs anderweitig erwerbstätig sein?

Während des Urlaubs darf der Arbeitnehmer keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit leisten. Sinn und Zweck des Urlaubs ist es, dass sich deine Arbeitnehmer von ihrer regulären Arbeit erholen und sich nicht verpflichtet fühlen, zusätzliche berufliche Tätigkeiten auszuüben. Sie sollen erholt wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Alles andere könnte als Verstoß gegen die Loyalitätspflicht des Arbeitnehmers gegenüber seinem Hauptarbeitgeber angesehen werden.

Es ist daher für jeden Mitarbeiter ratsam, besondere Aktivitäten mit dem Arbeitgeber zu besprechen, statt sie zu verheimlichen. Zeige deinen Mitarbeitern, dass du ein offenes Ohr für sie hast und sie immer zu dir kommen können. So kann für die Sekretärin, die ihren Jahresurlaub als Wiesn-Kellnerin verbringen will, oder den IT-Angestellten, der sich im Urlaub als Tauchlehrer etwas dazuverdienen will, bestimmt eine individuelle Lösung gefunden werden.

Müssen meine Mitarbeiter im Urlaub erreichbar sein?

Besonders dringende Sachen oder kurzfristige Änderungen teilen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern häufig auch dann mit, wenn diese sich gerade im Feierabend oder im Urlaub befinden. Arbeitnehmer sind allerdings nicht verpflichtet, diese Nachrichten in ihrer Freizeit zu lesen – auch, wenn es um kurzfristige Dienstplanänderungen geht. So entschied es beispielsweise das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein (Urteil vom 27.09.2022 - 1 Sa 39 öD/22).

Was passiert bei Erkrankung des Arbeitnehmers im Urlaub?

Erkrankt ein Mitarbeiter während seines Urlaubs, kann er diesen unter Vorlage einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wieder gutgeschrieben bekommen und die ausgefallenen Urlaubstage zu einem späteren Zeitpunkt nehmen. Grund ist, dass Urlaub der Erholung dient und die Genesung bei einer Krankheit nicht in erster Linie der Erholung dient, wie es ein Urlaub tun würde.

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Gibt es einen Anspruch auf Urlaubsentgelt?

Einen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt es per Gesetz nicht. Nur in Tarif- oder Arbeitsverträgen kannst du dich freiwillig verpflichten, Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld gegenüber deinen Mitarbeitern zu regeln. Die Höhe des Urlaubsgeldes und die Bedingungen für dessen Auszahlung werden in diesen Vereinbarungen festgelegt.

Laut einer Umfrage des Tarifarchivs des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts (WSI) der Hans-Böckler-Stiftung unter fast 60.000 Menschen erhalten hierzulande nur 47 Prozent aller in der Privatwirtschaft Beschäftigten Urlaubsgeld. Während sich in den alten Bundesländern 49 Prozent der Angestellten über die Sonderzahlung freuen können, sind es im Osten nur 34 Prozent.

Welche Urlaubsregelungen gelten für Beschäftigte im Homeoffice?

Für Beschäftigte im Homeoffice gelten die gleichen Urlaubsregelungen wie für alle anderen Arbeitnehmer. Das bedeutet, dass Heimarbeiter Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub gemäß dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) haben. Die Berechnung des Urlaubsanspruchs für Mitarbeiter im Homeoffice erfolgt auf der Grundlage der Arbeitstage, an denen sie laut Vertrag in der Woche arbeiten.

Gibt es Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Grundsätzlich besteht zwischen dir und deinen Angestellten ein verbindlicher Arbeitsvertrag, der auch zu erfüllen ist. Ist es dem Mitarbeiter jedoch aus persönlichen Gründen nicht möglich, seiner Dienstpflicht nachzukommen, kann ein bezahlter Sonderurlaub infrage kommen. Liegen die Gründe anders, kann auch eine unbezahlte Freistellung beantragt werden. Du hast jedoch das Recht, einer unbezahlten Freistellung, beispielsweise aus betrieblichen Gründen, zu widersprechen. Außerdem solltest du deine Mitarbeiter darauf hinweisen, dass die unbezahlte Zeit Auswirkungen auf ihre Sozialleistungspflichten haben wird (z. B. Krankenversicherungsschutz).

Was ist ein Erholungszuschuss?

Ein Erholungszuschuss, auch als freiwillige Erholungsbeihilfe bezeichnet, ist eine Leistung, die du deinen Mitarbeitern anbieten kannst, um deren Erholung und Motivation zu fördern. Es handelt sich um eine zusätzliche finanzielle und vor allem freiwillige Unterstützung, um deren Urlaub oder deren Erholung zu finanzieren. Maximal können 156 Euro pro Arbeitnehmer, 104 Euro zusätzlich für deren Ehegatten und 52 Euro für jedes kindergeldberechtigte Kind im Jahr gezahlt werden. Grundsätzlich besteht jedoch kein Anspruch auf die Erholungsbeihilfe, soweit sie nicht im Arbeits- oder Tarifvertrag garantiert ist.

Dieser Benefit dient der Mitarbeiterbindung und -motivation, indem er die Wertschätzung für die Arbeit deiner Mitarbeiter zum Ausdruck bringt und ihnen ermöglicht, sich eine erholsame Pause zu gönnen, die in Zeiten von finanziellen Engpässen eine positive Zusammenarbeit fördern kann. Da der Erholungszuschuss anders versteuert wird als das Urlaubsgeld, solltest du dich vorher informieren, was günstiger für deine Angestellten ist.

Vorteile eines Erholungszuschusses: