Sonderurlaub: Welche rechtlichen Grundlagen gelten für Unternehmen?

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Im Leben kann sich ständig etwas ändern. Geburten, Hochzeiten und Todesfälle gehören dazu und manches davon passiert unvorhergesehen. Obwohl im Arbeitsrecht der Grundsatz “Ohne Arbeit, kein Lohn” gilt, garantiert das Gesetz deinen Angestellten für außergewöhnliche Umstände eine Befreiung von der Arbeitspflicht, denn anders als der “normale” Urlaub dienen Tage, an denen du Sonderurlaub gewährst oder gewähren musst, vorwiegend nicht der Erholung.

Die Formulierung „Sonderurlaub“ bringt schon zum Ausdruck, dass es sich um eine außergewöhnliche Situation handelt. Dennoch hast auch du sicher ein paar Unklarheiten rund um das Thema Sonderurlaub. Wir klären auf!

Inhaltsverzeichnis

Was unterscheidet den Sonderurlaub vom Erholungsurlaub?

Der „normale“ Urlaub dient vor allem einem Ziel: der Erholung. Damit deine Angestellten diesen auch wirklich bekommen und nutzen, sieht das Bundesurlaubsgesetz nicht nur einen Anspruch vor, sondern eine Pflicht, diesen Urlaub zu gewähren und deine Mitarbeiter zu einer bestmöglichen Regeneration anzuhalten. Der Anspruch beträgt jährlich mindestens 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche und 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche.

Sonderurlaub hingegen ist kein Erholungsurlaub, sondern eine vorübergehende Arbeitsunfähigkeit eines deiner Mitarbeiter, weil das Arbeiten diesem aufgrund von außergewöhnlichen Umständen unzumutbar ist. Der Sonderurlaub wird auch als bezahlte Freistellung eines Arbeitnehmers bezeichnet. Hierfür gibt es als Basis-Rechtsgrundlage den § 616 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Für Bundesbeamte, Soldaten und Bundesrichter ist der Sonderurlaub in der Sonderurlaubsverordnung (SUrlV) geregelt. Sonderurlaub besteht unabhängig vom Erholungsurlaub und parallel dazu.

Wann musst du Sonderurlaubstage bezahlen?

Dein Mitarbeiter verliert seinen Anspruch auf Vergütung nicht dadurch, dass er ohne sein Verschulden an der Arbeit verhindert wird, heißt es in § 616 BGB. Es müssen jedoch folgende drei Voraussetzungen vorliegen, wenn der Sonderurlaub bezahlt werden soll: Der Arbeitnehmer ist unverschuldet, vorübergehend und aus persönlichen Gründen verhindert, seiner Arbeitspflicht nachzukommen.

Wie bereits erwähnt, verliert ein Mitarbeiter, soweit die Voraussetzungen für Sonderurlaub vorliegen, seinen Anspruch auf seinen Lohn nicht, obwohl er keine Arbeit leistet, und weder krank ist, noch Erholungsurlaub nimmt.

Was ist der Unterschied zur unbezahlten Freistellung?

Bei der Freistellung hingegen, kann der Arbeitnehmer keinen besonders triftigen Grund vorweisen, warum er an der Arbeit gehindert ist. Man spricht daher oft auch von „unbezahltem Urlaub“ oder „unbezahlter Freistellung“. Wie der Name schon sagt, erhält der Arbeitnehmer in dieser Zeit kein Geld, weil hier wieder der normale Grundsatz „Ohne Arbeit, kein Lohn” greift.

Bist du dazu verpflichtet, Sonderurlaub zu gewähren?

Arbeitgeber müssen Sonderurlaub gewähren, wenn Arbeitnehmer durch einen in ihrer Person liegenden Grund ohne ihr Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird.

Praxistipp

Hier sind die Einzelfälle jedoch denkbar vielfältig und letztendlich dürfte, wie bei jedem Streit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, der beste Weg über eine individuelle Absprache die sinnvollste sein, statt auf sein Recht zu bestehen. Wie bereits erwähnt, kann der Grund für einen Sonderurlaub belastend genug für deinen Mitarbeiter sein.

Kommt es zu keiner Einigung, kann grundsätzlich eine Klage vor dem Arbeitsgericht eingereicht werden. Das sollte jedoch das letzte Mittel sein, denn solche Verfahren belasten die weitere Zusammenarbeit erheblich. Nichtsdestotrotz muss der Sonderurlaub von deinem Mitarbeiter beantragt und von dir genehmigt werden. Auch bei einem plötzlichen Eintritt eines schlimmen Ereignisses sollte der Angestellte dich sofort informieren.

Welche Gründe gibt es für Sonderurlaub?

Eine Liste, mit exakten Gründen und deren jeweilige Dauer kennt das Gesetz, anders als die weitläufige Annahme, nicht. Wichtig ist, dass der Grund in der Person deines Angestellten liegt und nicht auf äußere Einfluss zurückzuführen ist (z.B. Naturkatastrophe, Stau).

Vielleicht ist es bei dir auch ein Arbeits- oder Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung, die den individuellen Anspruch klar definiert — oder eben verweigert.

Als Gründe für einen Sonderurlaub von einem oder mehreren Tagen haben sich durchgesetzt:

die eigene Hochzeit oder die Trauung eines Kindes, soweit es auf einen Arbeitstag fallen würde
Todesfall/Beerdigung eines nahen Angehörigen
Umzug (aus betrieblichen Gründen)
Geburt des Kindes (teilweise wird zwischen ehelichem und unehelichem Kind unterschieden)
medizinische Behandlungen wie Operationen (soweit medizinisch notwendig und keine Krankschreibung vorliegt)
Termine bei Behörden oder Gerichten (z.B. als Schöffe)
Durchführung eines Ehrenamtes

Im Alltag ist es jedoch so, dass deinen Angestellten oder auch künftigen Mitarbeitern — gerade in Zeiten von Fachkräftemangel — ein Anreiz geboten werden sollte. Fühlt sich dein Personal gut aufgehoben und verstanden und kann es sich auf dich als Arbeitgeber verlassen, bleibt es leistungsfähig und die Fluktuation sinkt. Arbeitgeber tun sich also keinen Gefallen, wenn sie ihren Mitarbeitern in schweren und außergewöhnlichen Situationen im Weg stehen.

In welchem Umfang musst du Sonderurlaub gewähren?

Je nach Dauer der Verhinderung kannst du den Sonderurlaub für wenige Stunden (z.B. für die Dauer einer Trauerfeier oder die Länge einer Gerichtsverhandlung) oder mehrere Tage gewähren. Wichtig ist jedoch, dass der Grund für den Sonderurlaub vorübergehend besteht, also maximal ein paar Tage. Auf diesen Zeitraum ist der Sonderurlaubsanspruch beschränkt. Zudem gibt es keine maximale Gesamtzahl an Sonderurlaubstagen. Treten in einem Jahr mehrere Gründe für einen Sonderurlaub ein, wird das nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers gewertet.

Was gilt, wenn das Ereignis während des Erholungsurlaubs eintritt?

Passiert während es regulären Urlaubs ein Ereignis, welches eigentlich einen Sonderurlaub auslösen würde, bleibt es beim freien Tag im Zuge des Erholungsurlaubs. Dieser Urlaubstag wird dem Angestellten nicht wieder gutgeschrieben. Grund ist, dass der Anspruch auf einen Sonderurlaubstag nur entsteht, sofern der Angestellte an seiner Arbeitsverrichtung gehindert wird. Das wird er aber gerade nicht, wenn er ohnehin Urlaub hat. Natürlich steht es Arbeitgebern frei, auch hier eine individuelle Lösung zu vereinbaren.

Hast du bei Sonderurlaub die Wahl, ob du ihn bezahlst?

Liegen die Voraussetzungen für einen Sonderurlaub vor, muss du den Lohn weiter zahlen, soweit du das im Arbeits- oder Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung nicht ausgeschlossen hast. Die Wahl hast also du als Arbeitgeber, ob du ihn bezahlen willst.

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Muss der Grund des Sonderurlaubs nachgewiesen werden?

Du bist berechtigt, aber nicht verpflichtet, einen Nachweis über den Grund des Sonderurlaubs zu fordern, erst recht wenn du Zweifel an dem Vorliegen hast (z.B. Vorlage der Geburtsurkunde, Ladung zu Gericht).

Was ist der Unterschied zum Sabbatjahr/ Sabbatical?

Beim Sabbatical gibt es verschiedene Möglichkeiten und Formen. Beispielsweise geht die betroffene Person auf dem Papier in Teilzeit arbeiten, arbeitet jedoch eine erhebliche Anzahl an Überstunden heraus. Die so gesammelten Überstunden werden dann im Sabbat-Zeitraum abgebaut. Der Arbeitsvertrag bleibt bestehen und in der Auszeit wird weder Urlaub noch Sonderurlaub genommen, sondern der Arbeitnehmer wegen des Überstundenabbaus freigestellt. Arbeitnehmer erhalten in der Auszeit weiter Lohn.

Für ein Sabbatical liegt meist kein triftiger Grund vor, wie es das Recht rund um den Sonderurlaub fordert. Zudem ist der Sonderurlaub von vorübergehender Dauer und nicht auf einen längeren Zeitraum angelegt. Sonderfälle, beispielsweise die längere Pflege eines nahen Angehörigen, müssen individuell beurteilt werden.

Wie steht der Sonderurlaub zum Zusatzurlaub für Schwerbehinderte?

Schwerbehinderte Menschen haben Anspruch auf einen bezahlten zusätzlichen Urlaub von fünf Arbeitstagen im Urlaubsjahr. Die zusätzlichen Urlaubstage sind dem regulären Urlaubsanspruch hinzuzurechnen. Sie stellen keinen Sonderurlaub dar, dieser wird zusätzlich gewährt und beeinträchtigt den Zusatzurlaub nicht.

Beispiel: Ein schwerbehinderter Mensch hat laut Arbeitsvertrag einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen. Für Geburtstage gewährt der Arbeitgeber einen Sonderurlaubstag, soweit er auf einen Werktag fällt. Die Person hat schlussendlich mit dem Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen einen Anspruch von 36 Urlaubstagen.

Muss Sonderurlaub schriftlich festgehalten werden?

Der Sonderurlaub ist ein gesetzliches Recht für besondere Ausnahmesituationen. In der Praxis hat es sich jedoch bewährt, die kalkulierbaren Fälle bereits im Vorfeld und einheitlich für alle Mitarbeiter einheitlich festzulegen. So kannst du lästigen Auseinandersetzungen mit deinen Mitarbeitern vorbeugen. Ob das im Arbeitsvertrag ist oder in einer Betriebsvereinbarung ist unbeachtlich.