Kurzarbeit: Wie du diese heikle Phase rechtssicher meisterst

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Als Online-Händler kannst du dein Unternehmen mit Kurzarbeit durch unsichere Zeiten steuern, ohne dabei wertvolle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verlieren. In diesem Ratgeber erklären wir dir, was Kurzarbeit genau bedeutet, wie du sie beantragen kannst und welche Vorteile sie dir bietet. Erfahre, wie du durch Kurzarbeit Flexibilität in deinen Betrieb bringst und gleichzeitig die Bindung zu deinen Mitarbeitern stärkst.

Ob aufgrund saisonaler Schwankungen oder unvorhergesehener wirtschaftlicher Herausforderungen – wir zeigen dir, wie Kurzarbeit eine strategische Lösung für dein Geschäft sein kann, ohne rechtliche Konsequenzen fürchten zu müssen.

Inhaltsverzeichnis

Gründe für Kurzarbeit

Kurzarbeit ist eine Maßnahme, die deutschen Unternehmen, einschließlich Online-Händlern, helfen kann, schwierige wirtschaftliche Zeiten zu überstehen, ohne Personal entlassen zu müssen. Diese Möglichkeit bietet sich insbesondere an, wenn vorübergehende Arbeitsausfälle unvermeidlich sind. Hier sind einige spezifische Gründe, warum ein Online-Händler in Deutschland Kurzarbeit beantragen könnte:

Umsatzeinbrüche durch saisonale Schwankungen
Lieferkettenprobleme und Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Waren, beispielsweise aufgrund von globalen oder politischen Konflikten
Wirtschaftliche Rezession
Längerfristige technische Probleme
Strategische Umstrukturierungen oder Wechsel von Geschäftsmodellen

Diese Gründe können dazu führen, dass ein Unternehmen weniger Arbeitsstunden benötigt, ohne jedoch die langfristigen Beziehungen zu seinen Mitarbeitern zu gefährden. Kurzarbeit ermöglicht es, das Team zusammenzuhalten, während man sich auf eine Erholung oder Anpassung an neue Marktbedingungen vorbereitet.

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Voraussetzungen für die Beantragung der Kurzarbeit

Kurzarbeit in Deutschland ist streng reguliert, um sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zu schützen. Hier sind die wichtigsten Rahmenbedingungen, die eingehalten werden müssen, um Kurzarbeit nach deutschem Recht zu gewähren:

Mindestens ein Drittel der Beschäftigten im Betrieb muss von einem Arbeitsausfall betroffen sein, der mindestens 10% ihres monatlichen Bruttoeinkommens betrifft. Der Arbeitsausfall muss erheblich sein, was bedeutet, dass er vorübergehend, aber unvermeidlich sein muss. Er kann auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruhen.

Sonderregelungen während der Corona-Pandemie

Der erleichterte Zugang zum Kurzarbeitergeld ist zum 30. Juni 2023 ausgelaufen. Damit gelten aktuell die hier erläuterten Voraussetzungen, die vor der Pandemie galten.

Die Mitarbeiter erhalten während der Kurzarbeit Kurzarbeitergeld, das von der Bundesagentur für Arbeit gezahlt wird. Dieses beträgt in der Regel 60% des Nettoentgelts für kinderlose Arbeitnehmer bzw. 67% für Arbeitnehmer mit Kindern, bezogen auf den entfallenen Arbeitslohn. Die ⅓-Ausfallquote errechnet sich aus den beschäftigten Arbeitnehmern: Minijobber, Erkrankte und Beurlaubte (Auszubildende werden nicht mitgezählt).
Die maximale Bezugsdauer für Kurzarbeitergeld beträgt in der Regel zwölf Monate. In besonderen wirtschaftlichen Situationen oder bei außergewöhnlichen Ereignissen kann die Bundesregierung diese Frist jedoch verlängern. Arbeitgeber, die Kurzarbeitergeld in Anspruch nehmen, sind verpflichtet, die betroffenen Mitarbeiter nach Ende der Kurzarbeit weiter zu beschäftigen, sofern keine anderen unvermeidbaren Gründe einer Weiterbeschäftigung entgegenstehen.
Der Arbeitgeber muss den Arbeitsausfall bei der zuständigen Agentur für Arbeit anzeigen. Dies ist eine formale Notwendigkeit, um Kurzarbeitergeld beantragen zu können.

Diese Rahmenbedingungen sollen sicherstellen, dass Kurzarbeit als Instrument zur Überbrückung temporärer wirtschaftlicher Schwierigkeiten dient und nicht zur langfristigen Reduzierung von Personalkosten missbraucht wird.

Quelle: Statista

Kurzarbeit: Das ist die Gesetzesgrundlage

Die gesetzliche Grundlage für Kurzarbeit in Deutschland ist das Dritte Buch des Sozialgesetzbuches (SGB III). Spezifisch wird Kurzarbeit in den §§ 95 bis 109 des SGB III geregelt. Diese Paragrafen definieren die Voraussetzungen für die Gewährung von Kurzarbeitergeld, die Verfahrensweisen und die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. § 95 SGB III legt die allgemeinen Bedingungen für die Inanspruchnahme von Kurzarbeitergeld fest, wie zum Beispiel die Notwendigkeit eines erheblichen Arbeitsausfalls mit Entgeltausfall. § 96 SGB III beschreibt die Voraussetzungen für den Arbeitsausfall, der unter anderem wirtschaftliche Ursachen hat oder auf einem unabwendbaren Ereignis beruhen muss.

Kurzarbeitergeld (KUG): Von der Beantragung bis zur Rückkehr zum Alltag

Bei der Umsetzung von Kurzarbeit in Deutschland sind verschiedene Fristen und organisatorische Punkte zu beachten, um rechtlich korrekt zu handeln und den Anspruch auf finanzielle Unterstützung durch die Bundesagentur für Arbeit sicherzustellen.

Der Arbeitsausfall muss vor Beginn der Kurzarbeit bei der zuständigen Agentur für Arbeit angezeigt werden. Diese Anzeige sollte so früh wie möglich erfolgen, idealerweise sobald absehbar ist, dass ein erheblicher Arbeitsausfall eintreten wird.
Nachdem der Arbeitsausfall angezeigt wurde, muss der Antrag auf Kurzarbeitergeld gestellt werden. Dieser Antrag muss innerhalb einer Frist von drei Monaten nach dem Monat, in dem die Kurzarbeit begonnen hat, bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden.
Nun geht es an die Umsetzung: Der Kurzarbeitsplan muss erstellt werden und Details wie den Umfang der Arbeitszeitreduzierung und die betroffenen Abteilungen oder Teams festgelegt werden.
Als nächstes musst du deinem Personal die Hiobsbotschaft überbringen. Eine offene und klare Kommunikation mit den Mitarbeitern über die Gründe, die Dauer und die Auswirkungen der Kurzarbeit ist entscheidend. Die Mitarbeiter sollten über ihre Rechte und Pflichten während der Kurzarbeit informiert werden.

Die Einführung von Kurzarbeit erfordert in der Regel die Zustimmung der betroffenen Arbeitnehmer oder ihrer Vertretungen, z.B. des Betriebsrats. Ist eine solche Vertretung nicht vorhanden, sollten individuelle Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern getroffen werden.

Wichtig zu wissen: Alle Informationen und Daten bezüglich der Arbeitszeiten und des Arbeitsausfalls müssen sorgfältig dokumentiert werden. Diese Unterlagen sind für die Abrechnung mit der Bundesagentur für Arbeit erforderlich und können auch bei eventuellen Prüfungen angefordert werden. Die Situation sollte kontinuierlich überwacht werden, um festzustellen, ob die Kurzarbeit weiterhin notwendig ist oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Änderungen im Umfang der Kurzarbeit müssen ebenfalls der Bundesagentur für Arbeit gemeldet werden.

Muss Kurzarbeitergeld zurückgezahlt werden?

Prinzipiell nicht. Es handelt sich um eine Leistung der Arbeitslosenversicherung, die dazu dient, Arbeitsplätze in Zeiten vorübergehender wirtschaftlicher Schwierigkeiten zu sichern und Arbeitnehmern zu helfen, einen Teil ihres ausgefallenen Einkommens zu ersetzen. Das Kurzarbeitergeld wird von der Bundesagentur für Arbeit finanziert und den Arbeitnehmern gewährt, um Einkommensverluste durch reduzierte Arbeitszeiten zu kompensieren.

Es gibt jedoch Situationen, in denen die Bundesagentur für Arbeit bereits ausgezahltes Kurzarbeitergeld zurückfordern kann, nämlich dann, wenn festgestellt wird, dass die Voraussetzungen für die Gewährung von Kurzarbeitergeld nicht erfüllt waren oder falsche Angaben gemacht wurden. In solchen Fällen kann es zu einer Rückforderung der zu Unrecht erhaltenen Beträge kommen.

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Gibt es Besonderheiten in der Kurzarbeit bezüglich Azubis oder Leiharbeitern?

Auszubildende sollen in der Regel nicht in Kurzarbeit geschickt werden. Die Ausbildung sollte auch bei einem vorübergehenden Arbeitsmangel fortgesetzt werden, um den Ausbildungszweck nicht zu gefährden. Erst wenn alle Alternativen vollständig ausgeschöpft sind, kann auch für Auszubildende Kurzarbeit in Betracht gezogen werden. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass Auszubildende gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 2 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) zunächst für sechs Wochen Anspruch auf die volle Ausbildungsvergütung haben, bevor ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht.

Leiharbeitnehmer hatten bis zur Gesetzesänderung im Zuge der COVID-19-Pandemie in der Regel keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

Schwerbehinderte Menschen genießen zusätzlichen Schutz gegen Entlassungen. Bei der Planung von Kurzarbeit muss besonders darauf geachtet werden, dass deren Rechte nicht verletzt werden und ihre Arbeitsplätze gesichert bleiben. Einbeziehung in die Planung: Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung sollten frühzeitig in die Planungen einbezogen werden, um die Interessen schwerbehinderter Mitarbeiter angemessen zu berücksichtigen.

Minusstundenabbau in der Kurzarbeit: Was du wissen musst

Betriebe müssen als milderes Mittel zunächst negative Arbeitszeitsalden – das heißt Minusstunden – aufbauen, bevor Kurzarbeitergeld gezahlt werden kann. Der Aufbau von Minusstunden muss jedoch vertraglich vereinbart sein, entweder im individuellen Arbeitsvertrag oder durch eine Betriebsvereinbarung bzw. einen Tarifvertrag. Alle aufgebauten Minusstunden müssen genau dokumentiert werden. Dazu gehört, dass Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Gesamtzahl der Arbeitsstunden täglich erfasst werden.

Auswirkungen der Kurzarbeit auf deine Arbeitnehmer

Vorteile

Arbeitsplatzerhalt
Einkommenssicherung
Möglichkeit der Weiterqualifikation
Freizeitanteil steigt

Nachteile

Einkommensverluste
Unsicherheit und Stress
Beeinträchtigung der Karriereentwicklung
Teamgefühl und Unternehmenskultur leiden

Kurzarbeit und Nebenjob

Es ist verständlich, dass dein Personal nicht unbedingt mit einem gekürzten Entgelt auskommen kann oder will. Ihr solltet daher frühzeitig und auf Augenhöhe ins Gespräch kommen, ob ein Nebenjob sinnvoll ist und ob du als Arbeitgeber einverstanden bist. Bestand der Nebenjob schon vor Beginn der Kurzarbeit, hat das jedoch zumindest keine Auswirkungen und der Nebenverdienst wird nicht auf das Kurzarbeitergeld angerechnet. Im umgekehrten Fall werden die Einnahmen aus dem Zweitjob jedoch auf das Kurzarbeitergeld angerechnet.

Urlaubsanspruch während der Kurzarbeit

Im schlimmsten Fall bedeutet Kurzarbeit, dass die Arbeit zeitweise komplett stillsteht. Damit einher geht die Frage, welche Auswirkungen diese Tage der sogenannten Kurzarbeit Null auf den gesetzlichen Urlaubsanspruch haben. Darüber entschied jedoch bereits das Bundesarbeitsgericht (BAG) und kam zu dem Schluss, dass bei der Berechnung des Jahresurlaubs die Kurzarbeitertage mit einberechnet werden müssen (Urteil vom 30.11.2021, Az. 9 AZR 225/21). Ein Urlaubsanspruch entsteht schließlich nur für die Zeiten, in denen auch tatsächlich gearbeitet wird.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH v. 08.11.2012, Az. C-229/11 und C-230/11) hat in einem anderen Fall entschieden, dass Kurzarbeiter mit "vorübergehend teilzeitbeschäftigten Arbeitnehmern" gleichzusetzen seien.

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