Fuhrpark­management » Firmenwagen rechtssicher leasen

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Für manche ist er ein großzügiger Benefit, für andere ist er notwendig, um die Arbeit auszuführen: der Dienstwagen. Doch sowohl rechtlich als auch praktisch gibt es einige Aspekte, die dabei beachtet werden müssen. 

Bei Firmenwagen und Leasingverträgen gibt es einige juristische Fallstricke, die sich auftun können. Als Experte im Bereich Rechtsberatung wissen wir, dass es nicht nur um das schicke Design der Flottenfahrzeuge geht, sondern auch um Verantwortung, Haftung und rechtliche Sicherheit. 

In unserem Ratgeber erfährst du alles, was du über das Fuhrparkmanagement wissen musst. Was passiert eigentlich, wenn einer deiner Mitarbeiter in einem Firmenwagen in einen Unfall verwickelt ist? Wer haftet und welche Konsequenzen könnte das für dein Unternehmen haben? Lies jetzt weiter und erfahre, wie du nicht nur im Vorstand deines Unternehmens, sondern auch auf der Straße rechtssicher unterwegs bist.

Fuhrpark­management – Kurz & Kompakt 

    1. Die Gesamtheit der Fahrzeuge deines Unternehmens bilden den Fuhrpark. Dazu zählen PKWs und LKWs, aber auch Gabelstapler.
    2. Eine gängige Methode der Beschaffung ist das Firmenwagen Leasing.
    3. Beim Leasing erhält der Vertragspartner das Nutzungsrecht an einer Sache, sodass es mit Mieten vergleichbar ist.
    4. Die Leasingkosten übernimmt das Unternehmen, wobei gewisse Kosten an den Arbeitnehmer übertragen werden können.
    5. Bei Privatnutzung des Firmenfahrzeugs ist dieser als geldwerter Vorteil zu versteuern. Üblich ist die Anwendung der Ein-Prozent-Regelung.
    6. Die Haftungsfrage bei Unfällen ist von verschiedenen Faktoren abhängig: Geschäftliche oder legitimierte private Fahrt, Opfer oder Unfallverursacher und der Grad der Fahrlässigkeit.
    7. Es empfiehlt sich eine Fuhrparkversicherung. Damit wird der gesamte Fuhrpark sowie die Fahrer des Unternehmens versichert.
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Fuhrpark – Was ist das?

Bei einem Fuhrpark handelt es sich um alle Fahrzeuge bzw. Transportmittel eines Betriebs. Die Gesamtheit der Fahrzeuge deines Unternehmens bilden also deinen Fuhrpark. Dazu zählen nicht nur PKWs im Außenvertrieb oder LKWs für Großtransporte, sondern beispielsweise auch Gabelstapler, die im Lager zum Einsatz kommen.

Verantwortlich für den Fuhrpark ist der Fuhrparkleiter bzw. Fuhrparkmanager. Dieser führt, verwaltet und organisiert den Fuhrpark. Das Fuhrparkpersonal gewährleistet einen reibungslosen Betrieb.

Was gehört alles zum Fuhrpark?

Jedes Fahrzeug eines Betriebs gehört zum Fuhrpark. Also nicht nur Dienstwagen, sondern auch Gabelstapler, Züge, Landmaschinen oder Motorroller für z.B. Kurierfahrten sind Bestandteil des Fuhrparks. Dabei ist auch unerheblich, ob die Fahrzeuge gekauft oder geleast wurden.

Was ist eine Firmenflotte?

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Von einem Fuhrpark spricht man bereits ab einer Anzahl von zwei Fahrzeugen. Ein Fuhrpark kann in seiner Größe immer weiter wachsen und über Hunderte von Fahrzeugen verfügen. Daher wird auch oft von einer Flotte gesprochen, da ähnlich wie bei Schiffen oder Flugzeugen die Gesamtheit der Fahrzeuge betrachtet wird.

In diesem Kontext fällt auch immer häufiger die Bezeichnung “grüne Flotte”, mit dem auf einen umweltfreundlichen Fuhrpark hingedeutet wird. Das wird beispielsweise ermöglicht durch Umstiege auf Elektrofahrzeuge oder das Anbieten neuer Mobilitätskonzepte, z.B. Carsharing. Das schafft für Mitarbeiter den Anreiz, Fahrzeuge auch gemeinsam zu nutzen.

 

Was versteht man unter Fuhrparkmanagement?

Beim Fuhrparkmanagement handelt es sich um das Verwalten, Steuern, Disponieren und Überwachen von Fahrzeugflotten. Die administrativen Abläufe von der Beschaffung, über Instandhaltung, Organisation und Veräußerung von Nutzfahrzeugen wird also als Fuhrparkmanagement bzw. Flottenmanagement bezeichnet.

Zum Fuhrparkmanagement gehören außerdem Verfahren und Technologien, die zum Verwalten, aber auch zur Überprüfung der Fahrzeuge zum Einsatz kommen. Es gibt verschiedene Fahrzeugmanagementsysteme, die zum Einsatz kommen können.

Was macht man im Fuhrparkmanagement?

Im Fuhrparkmanagement gibt es verschiedene Aufgabenbereiche. Dazu gehören zum Beispiel:

  1. Beschaffung des Fuhrparks (also Fahrzeugbeschaffung)
  2. Finanzierung des Fuhrparks
  3. Dienstwagenmanagement
  4. Disponierung des Fahrbetriebs
  5. Führerscheinkontrolle
  6. Auswahl und Instandhaltung der IT-Systeme
  7. Schadenmanagement
  8. Controlling
  9. Kostenrechnung
  10. Kommunikation mit den Fahrern (zur Koordination und Information von z.B. Rechten und Pflichten)
  11. Organisation von Schulungen (z.B. bei Gesetzesänderungen oder hinsichtlich Bußgelder)
  12. Gewährleistung der Sicherheitsausstattung (z.B. Warnwesten)

Mitunter kann die Fahrzeugbeschaffung die komplexeste Aufgabe sein, da viele Faktoren zu berücksichtigen sind. Welche Fahrzeuge benötigt werden, welcher Treibstoff und welcher Verbrauch akzeptabel ist oder welche Anbieter das beste Angebot haben, macht die Fahrzeugbeschaffung zu einer umfangreichen Aufgabe.

Auch die Umsetzung und Einhaltung von rechtlichen Grundlagen ist im Fuhrparkmanagement von Bedeutung. Dazu gehören zum Beispiel Themen wie:

  1. Verkehrssicherheit
  2. Halter- und Fahrerhaftung
  3. Datenschutzbestimmungen
  4. Schadensmanagement
  5. Führerscheinkontrolle
  6. Schadensregulierung
  7. Schadenmanagement
  8. Arbeitsrecht und -schutz

Beispielsweise kommen im Fuhrparkmanagement digitale Systeme zum Einsatz, mit denen z.B. GPS-Standortdaten, zurückgelegte Fahrstrecken oder sogar Angaben zur Beschleunigung und Motordrehzahl ausgelesen werden können. Dadurch wäre eine Vollüberwachung des Fahrers möglich, was allerdings eine Beeinträchtigung seiner Persönlichkeitsrechte darstellt. Dem Fuhrparkpersonal müssen die Richtlinien der Datenschutzbestimmungen also bekannt sein. Auch die Fahrer der Firmenwagen sollten hinsichtlich ihrer Interessen geschult werden.

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Warum Fuhrparkmanagement?

Ein gutes Fuhrparkmanagement hat für dein Unternehmen verschiedene Vorteile. Handelt es sich bei deiner Firma um ein Transportunternehmen, ist ein effektives Management notwendig, um weiterhin effizient und rentabel arbeiten zu können.

Durch das Fuhrparkmanagement kann die Flotte außerdem mit allen notwendigen Details erfasst und analysiert werden. Das ermöglicht verschiedene Optimierungen, die sich positiv auf den Betrieb bzw. die Abläufe des Unternehmens auswirken.

Ziel im Fuhrparkmanagement ist es außerdem, die Probleme rechtzeitig zu lösen, die sich aus den verschiedenen Ausgaben ergeben bzw. ergeben können. Im Fokus stehen dabei Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, aber auch Nachhaltigkeit und Umweltschutz.

 

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Rechtsberatung zum Fuhrparkmanagement

Beim Fuhrparkmanagement gibt es einiges zu beachten: Das Fuhrparkpersonal benötigt die richtigen Verträge, genauso wie die Details beim Autokauf oder -leasing abgeklärt sein müssen, um unschöne Konsequenzen zu vermeiden. Zudem sind Aspekte des Arbeitsrecht, Datenschutz und Versicherungsfragen relevant. Viele Fragen, auf die du in unserer Rechtsberatung eine Antwort erhältst, um deinen Fuhrpark rechtssicher betreiben und managen zu können.

 

 

Firmenwagen Leasing – Voraussetzungen für gewerbliches Leasing

Wird ein Fahrzeug der Flotte von mehreren Personen genutzt, wird es als Poolfahrzeug bezeichnet. Wenn du ein Auto einem bestimmten Mitarbeiter zuweist, wird es als Firmenwagen bezeichnet. Firmenwagen kannst du deinen Mitarbeitern aus verschiedenen Gründen anbieten, zumeist werden sie aber von Arbeitnehmern im Außendienst genutzt.

Eine gängige Methode der Beschaffung von Firmenwagen im Fuhrparkmanagement ist neben dem Kauf das Leasing. Leasing ist für Unternehmen mit Fuhrpark eine gute Alternative, bei welcher das genutzte Fahrzeug nicht zu deinem Eigentum wird.

Wie funktioniert Leasing?

Leasing ist mit Mieten vergleichbar. Im deutschen Recht sucht man vergebens nach dem Wort “Leasing”. Vor den deutschen Gerichten wird ein Leasingvertrag allerdings ähnlich wie ein Mietvertrag behandelt, da es diesem am nächsten kommt. Denn beim Leasing erhält der Vertragspartner, wie bei einem Mietvertrag, nicht das Eigentum an der Sache, sondern lediglich ein Nutzungsrecht. Dafür wird dann monatlich die Zahlung einer Leasingrate fällig.

Für eine monatliche Leasingrate wird dir ein bestimmtes Auto überlassen, wobei die Höhe der Rate von verschiedenen Faktoren (z.B. Automodell) abhängen. Beim Leasing werden in der Regel bestimmte Fahrzeuge für eine zuvor definierte Zeitdauer gemietet. Im Durchschnitt werden Firmenwagen zwischen zwei bis vier Jahre lang geleast und müssen dem Leasinggeber dann wieder ausgehändigt werden. In Leasingverträgen werden oftmals weitere Möglichkeiten definiert, zum Beispiel die Übernahme des Fahrzeugs durch Kauf.

Durch den Grundsatz der Vertragsautonomie können Leasingverträge grundsätzlich individuell gestaltet werden. Vor allem welche vertraglichen Pflichten bei Schäden bestehen und wer für Reparaturen und Wartungsarbeiten aufkommen muss, muss vertraglich geregelt werden. Häufig werden diese Pflichten auf den Leasingnehmer übertragen. Um teure Überraschungen zu vermeiden, sollte der Vertrag daher am besten von Profis durchgecheckt werden.

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Geschäftsleute bzw. Unternehmen haben vom Leasing einen steuerlichen Vorteil. Die Leasingrate kann als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

 

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Welche Leasingarten gibt es?

Beim Leasing gibt es verschiedene Arten, die für Unternehmen infrage kommen können:

Was ist Leasing mit Andienungsrecht? In dieser Form des Leasings erhält der Leasinggeber besondere Rechte. Bei Leasingverträgen wird ein Restwert kalkuliert, den das Fahrzeug zum Ende des Leasingvertrags noch hat. Unterschreitet der tatsächliche Wert des Autos diese Summe, kann der Leasinggeber verlangen, dass du das Auto kaufst. Ist das Fahrzeug mehr wert als kalkuliert, kannst du es kaufen, wenn du willst. Für gewöhnlich haben Leasingnehmer kein Recht darauf, das Auto zu kaufen.

Was ist Restwertleasing? Der geschätzte Restwert, den das Fahrzeug zum Ende der Leasingzeit noch hat, wird in den Leasingvertrag aufgenommen. Wenn das Fahrzeug weniger Wert ist, bist du beim Restwertleasing dazu verpflichtet, die Differenz zu zahlen und den Wertverlust (durch z.B. Schäden am Auto) auszugleichen. Der Wertverlust hängt auch mit der aktuellen Marktlage und möglichen neuen gesetzlichen Bestimmungen zusammen. Du trägst also das volle Risiko für die Verschlechterung des Restwertes. Übersteigt der tatsächliche Wert den erwarteten, erhältst du 75 % des erzielten Mehrerlöses zurück.

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Der geschätzte Restwert hat Einfluss auf die monatliche Leasingrate. Der Restwert sollte nicht unrealistisch hoch angesetzt werden, nur um die Rate niedrig zu halten, denn am Ende bleibst du womöglich auf hohen Kosten sitzen. Es empfiehlt sich daher, vor Unterschrift des Vertrages zu überprüfen, welcher Restwert realistisch ist.


Was ist Kilometerleasing? Bei dieser Form des Leasing steht die Kilometerleistung des Fahrzeugs im Vordergrund. Die Kosten berechnen sich anhand der gefahrenen Kilometer, wobei die Fahrleistung zuvor geplant wird. Sobald der Leasingvertrag ausläuft, wird hier genau geprüft, welche Gesamtfahrleistung das Fahrzeug tatsächlich erreicht hat. Während Mehrkilometer zu weiteren Kosten führen, erhältst du bei Minderkilometern eine Erstattung. Beachte dabei, dass der jeweils vereinbarte Preis gleich hoch sein sollte. Auch sollte die Erstattung der Minderkilometer vertraglich festgehalten werden.

Die Prüfung und Steuerung von Fahrzeugen mit Kilometerleasing obliegt dem Fuhrparkmanagement. Beim Leasing mit Kilometerleistung kann der Vertrag aber nicht innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsabschluss widerrufen werden.

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Voraussetzung Gewerbeleasing

Gewerbeleasing eignet sich für Gewerbetreibende. Um Firmenwagen gewerblich leasen zu können, muss also eine Selbständigkeit vorliegen. Voraussetzung ist entweder ein angemeldetes Gewerbe mit Gewerbeschein oder eine freiberufliche Tätigkeit. Erst dann ist es möglich, von gewerblichen Leasingangeboten zu profitieren. Das heißt, es können nicht nur große Konzerne, sondern auch mittelständische Betriebe, Kleingewerbe oder Einzelunternehmen einen Firmenwagen gewerblich mieten.

Es ist allerdings möglich, dass der Leasinggeber fordert, dass es sich bei dem Gewerbe um die Haupttätigkeit des Leasingnehmers handelt. Mitunter fordert der Anbieter dann einen Steuernachweis, um zu überprüfen, ob du hauptberuflich selbständig bist.

Firmenwagen Leasing – Wer zahlt was?

Die Kosten für das Leasing eines Geschäftsautos übernimmt immer der Arbeitgeber bzw. das Unternehmen. Das gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter den Firmenwagen privat nutzt.

Mitunter ist es möglich, dass sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Kfz-Kosten teilen. Auch kann ein Entgelt für die private Nutzung des Fahrzeugs aus dem Fuhrpark vereinbart werden. Dieser Betrag wird vom Nettolohn abgezogen und damit verringert sich der zu versteuernde geldwerte Vorteil. Auch Spritkosten, Reparaturkosten oder Haftpflichtversicherung kann der Arbeitnehmer übernehmen. Alle Kosten, die der Arbeitnehmer selbst übernimmt, sind bei der Ein-Prozent-Methode gegenzurechnen.

Bei Privatnutzung des Firmenfahrzeugs entsteht für Mitarbeiter aber ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist. Durch die Privatnutzung erhöht sich außerdem das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers. Hierbei kommen entweder Fahrtenbücher oder die sogenannte Ein-Prozent-Regelung zum Einsatz. Die Ein-Prozent-Regelung wird auch Listenpreismethode genannt und definiert eine pauschale Versteuerung des Firmenfahrzeugs. Dabei fällt ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs jeden Monat als steuerlicher Anteil an.


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Firmenwagen leasen oder finanzieren? Vor- und Nachteile des Leasing

Ob bei der Beschaffung von Firmenfahrzeugen Leasing oder Kauf zu bevorzugen ist, ist davon abhängig, welche Form der Fahrzeugbeschaffung sich besser für das Unternehmen eignet. Kaufen und Leasing haben ihre jeweiligen Vor- und Nachteile, die im Fuhrparkmanagement abzuwägen sind.

Vorteile Leasing

Arbeitnehmer erhalten Dienstfahrzeuge im Rahmen eines Gehaltsbonus. Für deine Mitarbeiter können Firmenwagen also durchaus als Benefit verstanden werden, was sich gut auf das Image deines Unternehmens auswirken kann.

Durch Leasing kann zudem der Betrieb deines Fuhrparks vereinfacht werden, da die Leasinggeber verschiedene Services bzw. Dienstleistungen anbieten. Sie übernehmen zum Beispiel:

  1. Beratung bei der Fahrzeugauswahl
  2. Bereitstellung von Ersatzfahrzeugen
  3. Wartung des Fahrzeugs
  4. Versicherungsleistungen
  5. Schadenmanagement

Statt eines großen Betrags für ein Fahrzeug kannst du von einer monatlich moderaten Rate profitieren, die verschiedene Serviceleistungen, die du ansonsten zusätzlich bezahlen müsstest, beinhaltet. Die Fahrzeuge sind außerdem neu, optimal gewartet und somit sehr sicher für deine Mitarbeiter.

Von Vorteil ist beim gewerblichen Leasing, dass man sich für die Leistung entscheiden kann, die benötigt wird. Denn die Kosten vom gewerblichen Leasing sind von verschiedenen Faktoren und der genauen Ausgestaltung des Vertrags abhängig. Zu beachten ist beim Leasing:

  1. Laufzeit des Vertrags
  2. Laufleistung bis zum Leasingende
  3. Höhe der monatlichen Leasingrate
  4. Einmalzahlung bzw. Anzahlung zu Vertragsbeginn
  5. Recht zur Verlängerung des Vertrags oder zum Kauf des Fahrzeugs

Bei der Laufleistung handelt es sich um die Kilometer, die mit dem Auto zurückgelegt werden. Um mehr Flexibilität zu ermöglichen, werden in Leasingverträgen Ausgleichszahlungen vereinbart, falls die Laufleistung unter- oder überschritten wird.

Außerdem profitierst du von:

  1. geringen Anschaffungskosten
  2. kalkulierbaren monatlichen Kosten
  3. regelmäßigen Modellwechseln und aktuellen Fahrzeugen

Für einige Unternehmen ist außerdem von Vorteil, dass geleaste Fahrzeuge nicht als Anlagevermögen aktiviert und abgeschrieben werden müssen. Außerdem mindern Leasingraten den Gewinn und damit auch die Steuerlast eines Unternehmens. Leasingraten zählen zudem zu den laufenden Betriebskosten, die steuerlich abgesetzt werden können.

Nachteile Leasing

Die Rückgabe der Fahrzeuge ist in Leasingverträgen vorgesehen, wodurch allerdings etwas Arbeitsaufwand entsteht. Denn es muss nicht nur gegebenenfalls ein Nachfolgefahrzeug geplant werden, sondern es muss eine Reinigung und Prüfung des Fahrzeugs erfolgen. Für die Rückgabe werden ein Übergabeprotokoll und eine Schlussabrechnung erstellt, die zusätzlich geprüft wird. Allerdings geht auch der Verkauf von Firmenfahrzeugen mit einem gewissen Aufwand einher.

Mit dem Leasing eines Fahrzeugs kommen eventuelle Nachzahlungen auf dich zu, wenn beispielsweise mehr Kilometer zurückgelegt wurden, als ausgemacht. Es ist zudem möglich, dass du in der Nutzung des Fahrzeugs eingeschränkt bist, abhängig vom konkreten Leasingvertrag.

Außerdem bleibt das Auto Eigentum der Leasinggesellschaft und wird nicht zu deinem Eigentum. Du musst also mit dem Leasinggeber abklären, welche Individualisierungen du am Fahrzeug vornehmen darfst, zum Beispiel das Bekleben mit Folien oder Aufklebern, um dein Unternehmen zu präsentieren.


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Schaden am Firmenwagen: Wer zahlt?

Stell dir vor, du bist Inhaber eines Fuhrparks oder einer deiner Außendienstmitarbeiter wird in einen Verkehrsunfall verwickelt oder verursacht diesen sogar selbst. Wie du in dieser Situation als Arbeitgeber vorgehen kannst, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Auch eine mögliche Selbstbeteiligung durch deinen Mitarbeiter kommt auf die genauen Umstände an.

 


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Führerscheinkontrolle ist verpflichtend

Die Fuhrparkleitung darf sich nicht auf die Aussagen von Mitarbeitern verlassen. Durch regelmäßige Führerscheinkontrollen muss das Personal feststellen, dass die Mitarbeiter zum Führen eines Fahrzeugs bemächtigt sind. Notwendig ist hierbei eine halbjährliche Kontrolle des Führerscheins durch den Arbeitgeber, die sogar gesetzlich vorgeschrieben ist.

 


Unfall mit Firmenwagen, wer haftet?

Wer für den Unfall mit Firmenwagen haftet, hängt von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel:

  1. Art des Unfalls
  2. Versicherung
  3. Überlassungsvertrag des Dienstfahrzeugs

Kommt es mit dem Firmenwagen zu einem Unfall, ist der Verursacher des Schadens in der Pflicht. Er bzw. seine Versicherung muss die Kosten übernehmen. Die Schuldfrage ist für deine Versicherung also ein elementares Detail, denn sollte dein Mitarbeiter den Unfall nicht verursacht haben, muss die oppositionelle Versicherung die Schadensregulierung übernehmen.

Die Kosten für den Schaden am Firmenwagen übernimmt der Arbeitgeber als Halter und Versicherer des Fahrzeugs. Der Arbeitnehmer muss eine Eigenbeteiligung dieser Kosten übernehmen, wenn der Unfall mit dem Firmenwagen grob fahrlässig verursacht wurde oder während einer Privatfahrt passiert ist.

Es greift der Grundsatz der eingeschränkten Arbeitnehmerhaftung bei einem Unfall mit Firmenwagen. Aber bei privater Nutzung wird die Haftung bei Verkehrsunfällen mit dem Firmenfahrzeug in der Regel in Überlassungsverträgen definiert. Diese Verträge halten dann genau fest, ob der Arbeitnehmer eine Selbstbeteiligung an den Kosten übernehmen muss oder ob der Arbeitgeber bzw. das Unternehmen die volle Schadenssumme auf sich nimmt.

Wenn du die Selbstbeteiligung für den Schadensfall zuvor schriftlich festhältst, bist du rechtlich auf der sicheren Seite, da sich ansonsten die Argumente gegenüberstehen. Denn einerseits wird durch Privatfahrten nicht mehr im wirtschaftlichen Vorteil des Unternehmens gehandelt, aber andererseits ist ein Firmenwagen Teil der Vergütung des Fahrzeugführers und die private Nutzung ein geldwerter Vorteil.

Unfall mit Firmenwagen während der Arbeitszeit

Passieren während der Arbeitszeit Unfälle mit dem Dienstwagen, ist zunächst der Unfallverursacher zu ermitteln. Denn die für den Unfall anfallenden Kosten sind von der Haftpflichtversicherung des Unfallverursachers zu tragen. Da der Arbeitnehmer auch Opfer des Unfalls sein kann, ist dies vorab zu klären.

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Hat der Mitarbeiter den Schaden am Fahrzeug selbst verursacht bzw. ist der Autounfall selbstverschuldet, ist der Grad der Fahrlässigkeit entscheidend: Bei geringer Fahrlässigkeit des Fahrzeugführers übernimmt in der Regel der Arbeitgeber bzw. das Unternehmen den Schaden oder die Selbstbeteiligung vollständig. Entsteht beispielsweise unverschuldet durch einen Steinschlag ein Schaden am Firmenwagen, können diese Kosten in der Regel nicht dem Arbeitnehmer zur Last gelegt werden.

Bei mittlerer oder grober Fahrlässigkeit ist eine zusätzliche Haftung des Arbeitnehmers möglich. Hierbei sind die Umstände des Unfalls entscheidend:

  1. Mittlere Fahrlässigkeit ergibt sich beispielsweise durch das Fahren bei überhöhter Geschwindigkeit. Sollte durch zu schnelles Fahren ein Unfall verursacht werden, ist eine Beteiligung am Schadenersatz durch den Arbeitnehmer möglich. Bei mittlerer Fahrlässigkeit wird eine Quotelung des Schadens vorgenommen. Je nach Schwere des Verschuldens muss der Arbeitnehmer dann anteilig einen Teil des Schadens zahlen.
  2. Fahren unter Drogen- oder Alkoholeinfluss wird als hohe bzw. grobe Fahrlässigkeit gewertet. In diesem Falle ist sogar eine vollständige Kostenübernahme durch den Fahrzeugführer möglich.

Grundsätzlich ist es immer eine Einzelfallentscheidung, welcher Grad der Fahrlässigkeit vorliegt. Auch bei einer privaten Nutzung des Dienstfahrzeuges muss der Arbeitnehmer nicht automatisch die volle Haftung übernehmen. Das Landesarbeitsgericht Frankfurt am Main entschied im Jahr 2005, dass die Unfallkosten auch bei einer Privatfahrt vom Arbeitgeber ersetzt werden müssen. Voraussetzung war in dem Fall allerdings, dass die private Nutzung des Dienstwagens erlaubt ist.

Aber selbst die vollständige Kostenübernahme unterliegt verschiedenen Bedingungen. Beispielsweise ist eine vollständige Übernahme der Unfallkosten nicht möglich, wenn diese das Einkommen des Unfallverursachers übersteigen. Dann muss sich der Arbeitgeber bzw. das Unternehmen an den entstandenen Kosten beteiligen.


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Klärung mit Versicherung

Kommt es zu einem Unfall mit dem Firmenwagen, reguliert die Versicherungsgesellschaft zunächst die Schäden aller Beteiligten. Stellt sich allerdings heraus, dass der Verkehrsunfall durch grobe Fahrlässigkeit selbst verursacht wurde, holt sich die Versicherung das gezahlte Geld bei dir zurück. Die Höhe der Kosten ist dann abhängig von der mit der Versicherung vereinbarten Selbstbeteiligung.


Unfall mit dem Firmenwagen bei Privatfahrt

Nutzt dein Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug auch privat, hast du dafür einen sogenannten Fahrzeugüberlassungsvertrag bzw. Überlassungsvertrag geschlossen. In diesem sind vorab die Rahmenbedingungen, Haftungen und mögliche Selbstbeteiligungen definiert. Ein solcher Vertrag beinhaltet also zum Beispiel:

  1. Regeln zum Tanken
  2. Haftungsvereinbarungen
  3. Nutzungsbeschränkungen
  4. Zuständigkeiten für Pflege, Wartung oder Reparaturen

Für die private Nutzung des Firmenwagens fallen allerdings Steuern an.

Unfall mit Firmenwagen bei unerlaubter Nutzung

Nutzt der Arbeitnehmer den Firmenwagen ohne Erlaubnis zu Privatfahrten, handelt es sich dabei zunächst um einen Vertragsbruch. Dafür kannst du deinen Mitarbeiter nicht nur mit einer Abmahnung, sondern auch mit einer Kündigung sanktionieren.

Verursacht der Arbeitnehmer während dieser unerlaubten Privatfahrt einen Unfall, sind die Kosten zunächst von dir als Halter und Versicherer des Fahrzeugs zu tragen. Allerdings kannst du deinen (ggf. ehemaligen) Mitarbeiter in Regress nehmen. Bei einer solchen unrechtmäßigen Fahrt handelt es sich nicht um einen Wegeunfall, sodass du dir die Kosten zurückholen kannst.

Zusätzlich hast du die Möglichkeit, das Fuhrparkpersonal (zumeist den Fuhrparkleiter) zu belangen, wenn es nachweislich seine Aufsichtspflicht verletzt hat.

Firmenwagen Selbstbeteiligung

Die Selbstbeteiligungen bei Unfällen mit dem Firmenwagen hängt von der Fuhrparkversicherung und ihren Konditionen ab. Möglich sind Vollkasko- oder Teilkaskoversicherungen mit verschiedenen Selbstbeteiligungen, die sich zwischen 150 und 1000 € bewegen.

Der Arbeitgeber schließt für den Firmenwagen einen Übernahmevertrag mit dem Arbeitnehmer. In diesem ist geregelt, wer bei Unfällen mit dem Firmenfahrzeug, die während der privaten Nutzung entstehen, die Selbstbeteiligung zu zahlen hat. Wenn der Arbeitnehmer dazu verpflichtet wird, die Selbstbeteiligung für Unfälle bei Privatfahrten zu übernehmen, sollte diese laut Bundesarbeitsgericht aber in einem allgemein üblichen Rahmen liegen. Eine zumutbare Selbstbeteiligung liegt in etwa zwischen 500 bis 1000 €.

Sind Unfälle mit Firmenwagen Kündigungsgründe?

Tatsächlich können Unfälle mit dem Firmenwagen auch ein Kündigungsgrund sein. Eine Kündigung auszusprechen ist dann gerechtfertigt, wenn ein Unfall bei unerlaubter privater Nutzung des Firmenwagens zustande kommt. In solchen Fällen wird in der Regel mindestens eine Abmahnung ausgesprochen.

Außerdem kann es zusätzliche rechtliche Konsequenzen für die Fuhrparkleitung geben. Wird beispielsweise eine Fahrt angeordnet, obwohl bekannt ist bzw. bekannt sein könnte, dass sich der Arbeitnehmer zum Führen dieses Fahrzeugs nicht eignet, macht sich das Fuhrparkpersonal strafbar. Eine Vermutung für eine Fahrlässigkeit, zum Beispiel Fahren unter Alkoholeinfluss, ist für diesen Fall bereits ausreichend. Bei derartigen Vermutungen ist die Fuhrparkleitung dazu verpflichtet, die Fahrt zu untersagen.


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Geblitzt mit Firmenwagen

Es kann durchaus passieren, dass deine Firmenwagen im Straßenverkehr geblitzt werden, egal ob bei gewerblicher oder privater Nutzung. Da in Deutschland die Fahrerhaftung gilt, muss der Fahrer des Geschäftsautos die Konsequenzen für die Geschwindigkeitsüberschreitung tragen.

Der Anhörungsbogen wird dabei zunächst dem Halter des Fahrzeugs zugesandt, in welchem du den Fahrer nennen musst. Anschließend versendet die Behörde den Bußgeldbescheid direkt an den Fahrer des Firmenfahrzeugs.

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Übrigens hat eine Behörde nur drei Monate Zeit, um einen Anhörungsbogen bzw. Bußgeldbescheid zu versenden. Verstreicht diese Frist, ist der Bescheid automatisch verjährt.


Die Behörde ist dazu berechtigt, eine Fahrtenbuchauflage anzuordnen, wenn du den Fahrer nicht nennen kannst oder willst. Das bedeutet du bzw. dein Unternehmen wird dazu verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen, das alle Fahrer auflistet. Denn solltest du mit dem Fahrer des Fahrzeugs nicht verwandt oder verschwägert sein, darfst du die Aussage nicht verweigern.


Fuhrpark, Firmenwagen und Versicherung

Bei den Themen Fuhrpark und Firmenwagen sind auch Versicherungen ein relevanter Aspekt. Beim Firmenwagen ist der Arbeitgeber als Fahrzeughalter dazu verpflichtet, den Firmenwagen auch zu versichern – gesetzlich vorgeschrieben ist eine Kfz-Haftpflichtversicherung. Obwohl der Gesetzgeber den Umfang der Autoversicherung nicht vorgibt, wird häufig empfohlen, die Fahrzeuge Vollkasko zu versichern.

Mit einer Fuhrparkversicherung bzw. Flottenversicherung werden der Fuhrpark und die Fahrer des Unternehmens abgesichert.

Für eine Flottenversicherung müssen mitunter verschiedene Aspekte erfüllt sein:

  1. Die Flotte besteht aus mindestens drei Fahrzeugen
  2. Die Fahrzeuge sind auf das Unternehmen zugelassen
  3. Die Fahrzeuge werden für das Unternehmen eingesetzt

Eine Flottenversicherung hat den Vorteil, dass nicht jedes Fahrzeug individuell versichert werden muss, sondern eine Versicherung die gesamte Flotte für ihre Leistungen aufnimmt.

Wie hoch die Kosten für eine Fuhrparkversicherung ausfallen können, hängt zum Beispiel von der Anzahl und Art der Fahrzeuge, dem Umfang der Versicherung und einem möglichen bisherigen Schadenverlauf ab.

Firmenwagen Versicherung – Wer darf fahren?

Die Versicherung für das Fahrzeug übernimmt zunächst immer der Halter. Bei einem Firmenwagen handelt es sich dabei um das Unternehmen. Aber die Fuhrparkversicherungen erstrecken sich neben dem Fahrzeug auch auf sogenannte “berechtigte Fahrer”. In den Versicherungsunterlagen werden im “Fahrerkreis” also die Mitarbeiter genannt, die zur Nutzung des Firmenfahrzeugs berechtigt sind und dementsprechend versichert sein müssen.

 



Fazit zum Fuhrpark­management

Beim Fuhrparkmanagement, dem Leasing von Firmenwagen und dem Umgang der Wagen durch die Mitarbeiter gibt es einiges zu beachten. Du benötigst einerseits ein effektives Fuhrparkmanagement, um die richtigen Fahrzeuge auszuwählen und schließlich auch zu betreuen. Außerdem musst du Verträge aushandeln und aufsetzen, wenn deine Mitarbeiter ihre Firmenwagen auch privat nutzen können.

Die rechtlichen Aspekte vor der eigentlichen Fahrzeugnutzung genauestens zu bestimmen, ist wichtig für dich, um bei Vorfällen auf der sicheren Seite zu sein. Für Blitzer ist der Fahrer verantwortlich, aber wie sieht es mit Unfällen bei privater Nutzung aus? In der Welt des Fuhrparkmanagements kann es holprig zugehen, aber keine Sorge – der Händlerbund steht bereit, um dich durch jedes Schlagloch zu begleiten. Mit unserer Rechtsberatung bist du immer rechtssicher unterwegs – sowohl in deinem Unternehmensalltag als auch auf der Straße.

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FAQ zum Fuhrpark­management

wissenswertes

Wer ist für den Fuhrpark verantwortlich? 

Verantwortlich für den Fuhrpark ist hauptsächlich der Fuhrparkleiter. Verwaltet wird der Fuhrpark aber von mehreren Mitarbeitern, dem sogenannten Fuhrparkpersonal. 

Was muss beachtet werden, wenn man den Firmenwagen auch privat nutzt? 

Einen Firmenwagen privat zu nutzen, wird durch sogenannte Überlassungsverträge ermöglicht. Diese sind notwendig, um Rahmenbedingungen für die private Nutzung zu schaffen und vorab zu klären, wie beispielsweise in Schadensfällen verfahren wird. Es können weitere Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen werden, die ggf. steuerliche Bewandtnis haben. 

Wer darf den Firmenwagen fahren?

Firmenwagen werden üblicherweise bestimmten Fahrern zugeordnet, die auch in der Versicherung als “berechtigte Fahrer” aufgeführt werden. Wenn der Mitarbeiter den Firmenwagen auch privat nutzen kann, wird eine Überlassungsvereinbarung aufgesetzt. In dieser wird festgelegt, welche Personen den Firmenwagen nutzen dürfen. Oftmals ist die Überlassung an Dritte, aber ausgenommen Familienangehörige, ausgeschlossen. 

Wird der Firmenwagen von einer Person genutzt, die nicht im Dienstwagenüberlassungsvertrag aufgeführt wird, kann das Konsequenzen haben. Wird beispielsweise ein Unfall verursacht, sind der Verlust des Versicherungsschutzes und Abmahnung oder Kündigung des Mitarbeiters möglich. 

Kann ein Arbeitnehmer auch den Dienstwagen übernehmen?

Mitarbeiter haben keinen gesetzlichen Anspruch darauf, den Firmenwagen z.B. nach einer Kündigung zu übernehmen und sie sind dazu auch nicht verpflichtet. Es ist aber möglich, eine Übernahme des Firmenfahrzeugs vom Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber auszuhandeln und zum Beispiel den Leasingvertrag zu überschreiben. Allerdings ist hier in der Regel die Zustimmung des Leasinggebers notwendig. 


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