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Dir werden als Online-Händler einige Pflichten auferlegt. Nach Telemediengesetz (TMG) bist du zu einer Anbieterkennzeichnung verpflichtet – du musst also ein Impressum angeben. Das Impressum dient dazu, Informationen über dich und dein Unternehmen bereitzuhalten, denn damit wissen deine Kunden, mit wem sie in Kontakt treten.
Die Angabe eines Impressums bezieht sich nicht nur auf deinen Online-Shop, sondern auch auf geschäftsmäßige E-Mails und Newsletter, die im Namen deines Unternehmens versandt werden. Dabei hängt das Impressum mit der E-Mail-Signatur zusammen, in der du alle notwendigen Informationen hinterlegst.
Wir erklären dir hier nicht nur, worauf es beim E-Mail-Impressum ankommt, sondern stehen dir auch bei deiner Impressumspflicht tatkräftig zur Seite. Als Mitglied im Händlerbund erhältst du bereits ab 8,90 € pro Monat* u.a. folgende Leistungen:
Im Jahr 2006 hat der Gesetzgeber ein Gesetz zur elektronischen Datenverarbeitung für Unternehmen, Handelsunternehmen und Genossenschaften verabschiedet. Damit folgt das Gesetz den Grundlagen aus EU Vorgaben, bei der Verfasser von Geschäftsbriefen zu einer Reihe von Angaben verpflichtet werden.
Eine geschäftsmäßige E-Mail wird offiziell als Geschäftsbrief eingeordnet und benötigt daher ein Impressum in einer E-Mail-Signatur. Bei Newslettern gilt wie für alle anderen geschäftlich versandten E-Mails die Impressumspflicht.
Von einer geschäftsmäßigen E-Mail spricht man, wenn sie eine Art Geschäftsbrief darstellt. Das trifft dann zu, wenn:
Geschäftsmäßige E-Mails können also Angebote, Auftragsbestätigungen oder auch Rechnungen sein. Die Kommunikation mit Kunden ist zum Beispiel geschäftsmäßig, sodass sich auch externe Mitarbeiter an die Impressumspflicht in der E-Mail halten müssen. Kein Geschäftsbrief ist dagegen die interne Kommunikation, also E-Mails zwischen Arbeitskollegen oder verschiedenen Niederlassungen eines Unternehmens.
Bei einer E-Mail-Signatur handelt es sich um einen Textblock am Ende der E-Mail. An dieser Stelle musst du das Impressum integrieren, sodass deine Signatur dann die notwendigen Informationen über dich und dein Unternehmen enthält.
Damit erfährt der Empfänger deiner E-Mail, wer du bist und wie der Empfänger ggf. Kontakt mit dir aufnehmen kann. Mit einer E-Mail-Signatur wird die E-Mail abgeschlossen, daher befindet sie sich unterhalb der Grußformel und somit abgegrenzt vom eigentlichen Inhalt.
Da die E-Mail eines Unternehmens offiziell als Geschäftsbrief verstanden wird und in deine elektronischen Nachrichten ein Impressum eingebunden werden muss, gilt die Pflicht für eine E-Mail-Signatur für alle Gewerbetreibenden bzw. Unternehmer. Das betrifft also:
Ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt, nimmt nur Einfluss auf den konkreten Inhalt des E-Mail-Impressums. Sobald der Versender der E-Mail gewerblich tätig ist, muss eine E-Mail-Signatur mit einem Impressum integriert werden.
Deine E-Mail-Signatur sollte grundsätzlich kurz und bündig sein. Durch die Impressumspflicht für geschäftsmäßige E-Mails sollten folgende Informationen enthalten sein:
Optionale Inhalte deiner E-Mail-Signatur sind dabei:
Zusätzlich kannst du auch ein professionelles Portraitfoto beifügen, damit der Empfänger deinem Namen ein Gesicht zuordnen kann. Ein Call-to-Action, zum Beispiel ein Hinweis auf dein neuestes Produkt oder Dienstleistung, kann ebenso enthalten sein. Auch Icons der wichtigsten Social-Media-Kanäle deines Unternehmens können hinzugefügt werden. Du findest diese Angaben beim Newsletter oft im Footer, also ganz am Ende. Über unser Hinweisblatt im HB Marketplace erfährst du mehr zu den Pflichtangaben in E-Mail-Signaturen. Du solltest deine E-Mail-Signatur aber nicht überladen, damit der Leser nicht mit Informationen überflutet wird.
So sieht beispielsweise die E-Mail-Signatur des Händlerbunds aus:
Wichtig ist, eine Verlinkung in der E-Mail-Signatur zu einem Impressum ist nicht ausreichend. Die Angaben, zu denen dich der Gesetzgeber verpflichtet, müssen in das Impressum deiner E-Mail integriert werden. Grund dafür ist, dass die E-Mail auch in ausgedruckter Form, wie ein Geschäftsbrief, alle Pflichtangaben erfüllen muss.
Die Pflichtangaben in einer E-Mail-Signatur eines eingetragenen Kaufmannes ergeben sich aus § 37a Handelsgesetzbuch (HGB). Auf allen Geschäftsbriefen (also auch in der E-Mail-Signatur) des Kaufmanns, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen folgende Angaben gemacht werden:
Für Einzelkaufleute, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, gilt die genannte Regelung nicht. Sie ist auch nicht sinngemäß auf nicht eingetragene Einzelunternehmer anwendbar. Online-Händler dürfen sich aber freiwillig an den Vorgaben für eingetragene Kaufleute und dem im Online-Shop vorhandenem Impressum orientieren und ihren ausgeschriebenen Vornamen, den Familiennamen und ihre ladungsfähige Anschrift in die Signatur von geschäftlichen E-Mails aufnehmen.
Die Pflichtangaben für die E-Mail-Signatur einer GmbH ergeben sich aus § 35a GmbHGesetz:
Weitere Gesellschaftsformen haben ebenfalls Pflichtangaben in ihre E-Mail-Signatur einzufügen:
Angaben zu Telefon, E-Mail und Webseite sind in der Signatur generell nicht erforderlich. Bei Rechnungen ist zusätzlich die Ust.-.Id.-Nummer anzugeben, sofern beantragt.
Gemäß den eBay-Grundsätzen ist es nicht gestattet, bei der Kommunikation mit Käufern über das interne Ebay-System folgende Elemente einzufügen:
Damit soll verhindert werden, dass zwar über eBay Kontakt hergestellt wird, Verträge aber außerhalb von Ebay abgeschlossen werden. Ein Verstoß gegen diesen Grundsatz kann zu einer eBay Kontosperrung führen. eBay möchte die Verwendung von E-Mail-Signaturen selbstverständlich nicht gänzlich verbieten, sondern steht einer Einhaltung der gesetzlichen Signaturpflichten (s.o.) nicht im Weg. Es ist lediglich auf alle zusätzlichen - gesetzlich nicht vorgeschriebenen Angaben - zu verzichten.
Niet&Nagel GmbH
Sitz: Cloppenburg
Registergericht: Amtsgericht Cloppenburg, HRB 999999
Geschäftsführer: Napoleon Niet, Elisabeth Nagel
Werbung per E-Mail ist nur dann zulässig, wenn der Empfänger dem entsprechenden Unternehmen zuvor seine ausdrückliche Zustimmung erteilt hat. Diese Zustimmung darf nicht durch eine Täuschung oder durch die Ausübung von Druck zustande gekommen sein. Die Einwilligung erfolgt dabei per Double-Opt-In-Verfahren. Das heißt, der Empfänger gibt auf einer Website seine E-Mail ein, fordert den Newsletter an und erhält eine E-Mail. In dieser muss er die Anforderung des Newsletters per Klick auf einen Button oder Link bestätigen.
Beim Versand von Newslettern ist nicht nur das Telemediengesetz, sondern auch die Datenschutzgrundverordnung für dich relevant. Daher musst du hier beispielsweise zusätzlich die Datenschutzerklärung verlinken. Du bist außerdem dazu verpflichtet, den Empfängern eine Möglichkeit zu geben, den Newsletter über einen Link wieder abzubestellen.
Auch bei einem Newsletter musst du deiner Pflicht als Unternehmer nachkommen und ein Impressum in der E-Mail-Signatur hinterlegen. Für gewöhnlich ist dies Teil des Newsletter-Footers und somit ganz am Ende zu finden. Bei Newslettern empfehlen wir dir, den Begriff „Impressum” auch voranzustellen.
Was du beim E-Mail-Marketing alles beachten musst, haben wir im HB Marketplace in einem E-Book für dich zusammengestellt.
Welche Pflichtangaben genau für das E-Mail-Impressum bestehen, hängt von deiner Gesellschaftsform ab. Wesentlich ist dabei, ob du ein Unternehmen mit oder ohne Handelsregistereintrag führst.
Ohne Handelsregistereintrag sind folgende Angaben im Impressum einer E-Mail Pflicht:
Bei einer GmbH müssen diese Angaben zusätzlich um den Geschäftsführer ergänzt werden. Sollte ein Aufsichtsrat vorhanden sein, benötigt das Impressum außerdem den Vorsitzenden, genannt mit vollem Namen. Noch ausführlicher wird das E-Mail-Impressum mit einer Aktiengesellschaft, denn hier musst du sämtliche Mitglieder und Vorsitzende des Vorstands mit vollem Namen aufführen.
Bei Unternehmen ohne Handelsregistereintrag, wie zum Beispiel einer GbR oder bei Freiberuflern, sind die notwendigen Angaben überschaubarer:
Du bist nicht dazu verpflichtet, geschäftsmäßige E-Mails zu verschlüsseln. Dennoch wird dir bzw. Unternehmen nach dem Bundesdatenschutzgesetz empfohlen, eine Verschlüsselung von E-Mails vorzunehmen.
Das sollte vor allem dann vorgenommen werden, wenn die E-Mail personenbezogene Daten des Empfängers enthält. Darunter fallen neben dem Namen und der Anschrift beispielsweise auch biometrische Daten, ethnische Herkunft oder Informationen über den Gesundheitszustand.
In einem E-Mail-Impressum musst du nicht alle Informationen rund um dein Unternehmen hinterlegen. Beispielsweise benötigt ein Impressum weder deine Steuernummer, noch deine Umsatzsteuer-ID oder deine Bankverbindung.
Inhaltlich hast du bei der E-Mail-Signatur keinen Spielraum, zur graphischen Darstellung gibt es allerdings keine Vorgaben. Du kannst die Signatur der E-Mail sowohl in den Header als auch in den Footer setzen.
Aber die E-Mail-Signatur soll auch bei deinen Kunden bzw. den Empfängern deiner E-Mail einen positiven und professionellen Eindruck hinterlassen, sodass du für die Ausgestaltung der Signatur verschiedene Möglichkeiten hast.
Du kannst deine E-Mail-Signatur daher um Verweise erweitern, zum Beispiel mit Links zu deiner Website, zur Newsletter-Anmeldung oder zu den Social-Media-Kanälen deines Unternehmens. Beschränke aber Farben und Schriftarten auf ein Minimum und verwende Tabellen, um dein E-Mail-Impressum übersichtlich zu halten.
Wenn du dich an die Vorgaben für die Inhalte des E-Mail-Impressums hältst, kannst du im Grunde nicht viel falsch machen. Vermeidbare Fehler sind also:
Das Einbinden einer E-Mail-Signatur mit den wichtigsten Angaben zu deinem Unternehmen (also dem Impressum) stellt eine gesetzliche Regelung dar. Wenn du dieser Pflicht nicht nachkommst, kann das verschiedene Konsequenzen haben. Zunächst ist das Registergericht befugt, ein Zwangsgeld festzusetzen. Das Bußgeld ist mehrfach festsetzbar, darf aber jeweils 5.000 € nicht überschreiten.
Eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung eines Mitbewerbers bzw. Konkurrenten ist bei fehlender E-Mail-Signatur nicht gerechtfertigt. Denn dabei handelt es sich nicht um einen Verstoß gegen das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb und die Interessen von zum Beispiel Verbrauchern werden nicht spürbar beeinträchtigt.
Möglich sind dennoch Schadensersatzansprüche, wenn der Tatbestand der Irreführung erfüllt ist. Das trifft dann zu, wenn absichtlich falsche oder unvollständige Angaben zur Identität des Unternehmens gemacht wurden.
Die Mitgliedschaftspakete vom Händlerbund sind auf die jeweiligen Bedürfnisse von Online-Händlern und Website-Betreibern zugeschnitten. Vom kleinen Händler, der einige wenige Rechtstexte benötigt, bis hin zu etablierten Größen, die eine umfassende Prüfung und Beratung benötigen – Wir bieten das passende Mitgliedschaftspaket für dich – zu fairen Preisen. Überzeuge dich von unseren Leistungen und werde Mitglied!
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