Rechtssichere Datenschutzerklärung
erstellen lassen

Mit der rasanten Entwicklung des Internets geriet auch der Datenschutz auf Websites immer mehr in den Fokus der Verbraucher und des Gesetzgebers. Betreiber einer Website müssen sich an die Vorgaben aus mehreren verschiedenen Gesetzen halten.

Das Telemediengesetz (TMG)

Das TMG enthält Vorgaben für die Verwendung von Telemedien, zu denen auch Internetauftritte gehören. Ein Großteil der Paragraphen regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. § 13 Absatz 1 TMG beschreibt Informationspflichten des Dienstanbieters gegenüber den Nutzern.

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das BDSG enthält zahlreiche Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Nach § 1 Absatz 1 Satz 2 BDSG gilt es auch für nichtöffentliche Stellen, solange es sich nicht um rein private Angelegenheiten handelt. Die einzelnen Paragraphen zielen darauf ab, Nutzern ein möglichst großes Selbstbestimmungsrecht über die eigenen Daten zu verschaffen. Das heißt beispielsweise, dass so wenig Daten wie möglich erhoben werden sollten und dass der Nutzer über die Erhebung informiert werden und gegebenenfalls zustimmen muss.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO der Europäischen Union ist die bekannteste und wichtigste Rechtsgrundlage. Sie enthält einheitliche Regelungen für alle Mitgliedsstaaten und ist am 25. Mai 2018 in Kraft getreten. Viele der enthaltenen Vorschriften waren komplett neu oder haben die damalige gesetzliche Lage in Deutschland deutlich verschärft. Aus diesem Grund ergeben sich die in den folgenden Absätzen angesprochenen Anforderungen an die Datenschutzerklärung aus der DSGVO.

Eine Datenschutzerklärung informiert den Nutzer einer Website darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben und wie sie gespeichert und verwendet werden. Mit personenbezogenen Daten sind zunächst offensichtlich geschützte Informationen wie Name, Adresse und Telefonnummer gemeint. Darüber hinaus geht es aber auch um Daten, die der Nutzer nicht bewusst, sondern automatisch herausgibt. Dazu gehören insbesondere die IP-Adresse und die aufgerufenen Websites. Zur Erstellung einer solchen Erklärung werden oft Datenschutzerklärung-Generator oder Muster verwendet. Die Vor- und Nachteile erläutern wir weiter unten.

Sie brauchen eine Datenschutzerklärung, wenn durch den Besuch auf Ihrer Website personenbezogene Daten erfasst, gespeichert oder verarbeitet werden. Theoretisch ist es möglich, dass eine rein private Seite diese Voraussetzung nicht erfüllt. In aller Regel werden aber jedenfalls IP-Adressen oder Interessen der Nutzer erfasst. Selbst die kleinsten rein privaten Blogs verwenden mittlerweile Cookies oder Kontaktformulare und sammeln Daten. Aus diesen Gründen kommt es bei privaten Seiten nur sehr selten und bei geschäftsmäßigen Websites nie vor, dass rechtssicher auf eine Datenschutzerklärung verzichtet werden kann.

Die Existenz einer Datenschutzerklärung reicht für einen rechtskonformen Internetauftritt nicht aus. Stattdessen enthält die DSGVO hohe Anforderungen an den Aufbau und den Inhalt. Sie sind aller gleichermaßen bedeutsam, da jeder Fehler zu einer Abmahnung oder einem Bußgeld führen kann. Beim Händlerbund können Sie deshalb eine rechtssichere Datenschutzerklärung erstellen lassen, so dass Sie sich diesbezüglich keine Gedanken machen müssen.

Da der Zweck der Datenschutzerklärung die Aufklärung der Nutzer einer Internetseite ist, muss sie auch für Laien verständlich formuliert sein. Das heißt, die Sprache sollte zwar präzise, aber dennoch einfach und klar sein. Fachwörter und lange, verkastelte Sätze sind deshalb zu vermeiden. Empfehlenswert sind dagegen grafische Elemente wie Tabellen oder Aufzählungen.

Die DSGVO bestimmt nicht ausdrücklich in welchen Sprachen eine Datenschutzerklärung erstellt sein muss. Allerdings muss die Datenschutzerklärung für die betroffenen Personen verständlich sein (Art. 12 Absatz 1 Satz 1 DSGVO). Daher kommt es darauf an, an wen sich Ihr Angebot richtet. Wenn die komplette Website auf deutsch verfasst ist und Sie nur deutsche Kunden erreichen wollen, brauchen Sie eine deutsche Datenschutzerklärung. Richtet sich Ihr Angebot auch an Kunden aus anderen Staaten, ist die Datenschutzerklärung entsprechend zu übersetzen.

Die Informationspflichten ergeben sich aus den Art. 12 bis 15 DSGVO. Folgende Angaben muss die Datenschutzerklärung auf jeden Fall enthalten:

• Die Kontaktdaten des Unternehmens oder der Person, die für die Verwendung der personenbezogenen Daten verantwortlich ist und die die wesentlichen Entscheidungen trifft. Wer das ist, hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab.
• Sie müssen die Rechtsgrundlagen nennen, aufgrund derer Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Das kann beispielsweise Art. 6 DSGVO sein. Die konkrete Norm hängt von der Gestaltung Ihrer Website ab.
• Darüber hinaus müssen Sie den Nutzern Ihrer Website erklären, warum die Daten erhoben und verarbeitet werden und wie lange die Daten gespeichert werden.

Weitere Informationspflichten hängen von den Details des Internetauftritts und des Inhabers ab.

• Gibt es in Ihrem Unternehmen einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten? Wenn ja, müssen seine Kontaktdaten, beispielsweise seine E-Mail-Adresse, angegeben werden.
• Falls Sie die personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, deren Server außerhalb der EU liegen, müssen Sie dies erwähnen. Dazu gehört auch die Information, ob ein Datenschutzabkommen mit dem betreffenden Land besteht. Ein Beispiel dafür ist das Privacy-Shield-Abkommen mit den USA.
• Sammeln Sie Daten mit der Begründung, dass Sie ein berechtigtes Interesse haben, müssen Sie diese Interesse angeben.
• Wird ein Nutzer zur Eingabe von Daten aufgefordert, hat er ein Recht darauf zu erfahren, ob er dazu verpflichtet ist. Außerdem sollten Sie ihn darüber informieren, welche Konsequenzen entstehen, wenn es seine Daten für sich behält.

Die Nutzer von Websites haben unter anderem durch die DSGVO verschiedene Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Über diese Rechte müssen Sie die Nutzer Ihrer Internetauftritte informieren. Diese Aufklärung darf nicht zwischen den zahlreichen anderen Informationen untergehen. Deshalb ist es empfehlenswert diese Textabschnitte hervorzuheben, indem sie beispielsweise fett geschrieben werden. Folgende Betroffenenrechte haben Nutzer laut DSGVO:

• Widerspruchsrecht
• Widerrufsrecht
• Recht auf Auskunft
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
• Recht auf Datenübertragbarkeit

Sowohl der Europäische Gerichtshof als auch der Bundesgerichtshof haben festgestellt, dass Betreiber von Internetseiten verpflichtet sind, vor der Verwendung von Cookies hierfür die Einwilligung der Nutzer einzuholen. Zusätzlich muss darüber in der Datenschutzerklärung aufgeklärt werden, darauf sollte bei der Erstellung unbedingt geachtet werden.

Es gibt verschiedene Tools, die Sie zur Website-Analyse oder Marketing-Zwecke verwenden können. Falls Sie sich für ein oder mehrere Tools entscheiden, sind Sie verpflichtet für jedes Tool einzeln die oben genannten Pflichtangaben in der Datenschutzerklärung zu machen. Das heißt, dass Sie die Funktionsweise beschreiben und über das Widerrufsrecht und die Datennutzung aufklären müssen.

Da Social Media-Plattformen ein wichtiges Werbemittel sind, erfreut sich die Einbindung von so genannten Social Media-Plugins großer Beliebtheit. Gemeint ist damit beispielsweise ein Like-Button von Facebook, der in die Website integriert ist. Trotz aller praktischer Vorteile sollten Sie mit dieser Möglichkeit sehr vorsichtig umgehen, da Sie dadurch dafür mitverantwortlich sind, ob Facebook alle datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllt. Sollte Sie sich dennoch dafür entscheiden, gehört ein entsprechender Hinweis in die Datenschutzerklärung.

Neben den inhaltlichen Anforderungen ist auch die Platzierung der Datenschutzerklärung sehr wichtig. Sie muss von jeder Unterseite Ihres Internetauftritt erreichbar sein. Viele Betreiber verlinken die erstellte Datenschutzerklärung in einer Fußzeile (Footer), die auf allen Unterseiten zu sehen ist. Sie sollten kontrollieren, ob der Link auch während des Bestellvorgangs zu sehen ist. Außerdem darf er zu keinem Zeitpunkt von Animationen, Werbung oder Bannern verdeckt werden. Es ist nicht ausreichend, dass die Datenschutzerklärung auf der gleichen Unterseite wie das Impressum steht. Anders wäre das nur, wenn der Link beispielsweise als "Impressum und Datenschutz" bezeichnet werden würde. Kurz gesagt: Die Datenschutzerklärung sollte von überall mit nur einem Klick auf einen eindeutig bezeichneten Button erreichbar sein.

Der Nutzer muss nicht der kompletten Datenschutzerklärung zustimmen. Diese dient in erster Linie der Information des Nutzers. Allerdings gibt es einige Daten, die nur nach Zustimmung erhoben werden dürfen. Dies betrifft vor allem Cookies und die oftmals damit verbundene Werbeanalyse. Wichtig ist, dass die Zustimmung vor dem Zugriff auf die Daten erteilt werden muss. Zusätzlich besteht eine Hinweispflicht innerhalb der Datenschutzerklärung.

Als Betreiber einer Website sind Sie für eine korrekte Datenschutzerklärung verantwortlich. Dazu gehört selbstverständlich, dass die Datenschutzerklärung aktuelle Daten enthält und an die derzeitigen Gesetze angepasst ist. Aus diesem Grund sollten Sie regelmäßig kontrollieren, ob es Änderungen gegeben hat. Als Händlerbund-Mitglied werden Sie jederzeit auf dem aktuellen Stand gehalten, sobald eine Änderung Ihrer Datenschutzerklärung aufgrund gesetzlicher Neuregelungen erforderlich ist.

Die Datenschutzerklärung ist ein Rechtstext. Als juristischer Laie ist es schwierig sie korrekt zu verfassen. Im Internet gibt es zahlreiche Datenschutz-Vorlagen und Muster. Deren Verwendung ist jedoch mit hohen Risiken verbunden, da sie oftmals nicht aktuell sind und die Haftung für Fehler ausgeschlossen ist. Außerdem sind solche Vorlagen nicht auf die Besonderheiten der eigenen Website zugeschnitten. Es ist deshalb empfehlenswert einen Anwalt mit der Erstellung der Datenschutzerklärung zu beauftragen. Ein unter Anleitung von spezialisierten Rechtsanwälten erstellter Datenschutzerklärung-Generator hilft Ihnen als Händlerbund-Mitglied bei der Erstellung Ihrer Datenschutzerklärung. Zudem informiert Sie unser Update-Service über notwendige Änderungen, wenn sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen ändern.

Verstöße gegen die DSGVO können mit Bußgeldern geahndet werden. Je nach Einnahmen des Unternehmens können sie bis zu 20 Millionen Euro betragen. Neben den Staat können aber auch natürlich oder juristische Personen gegen Fehler vorgehen. Wenn der Betreiber eine gewerblichen Website keine oder eine fehlerhafte Datenschutzerklärung veröffentlicht, ist dies nach ständiger Rechtsprechung ein Wettbewerbsverstoß. Das hat zur Folge, dass Konkurrenten den Inhaber abmahnen dürfen. Das gleiche Recht haben Verbraucherschutzverbände. Eine Abmahnung ist regelmäßig mit Kosten verbunden. Teilweise entsteht auch ein Schadensersatzanspruch.