Arbeitszeiterfassung – Kurz und Kompakt
- Arbeitszeiterfassung ist ab sofort Pflicht.
- Es handelt sich dabei um die lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit von Arbeitnehmern, aber auch von Abwesenheiten, Fehlzeiten oder Pausenzeiten.
- Die Arbeitszeiterfassung dient dem Schutz der Arbeitnehmer im Hinblick auf ihre physische und psychische Gesundheit.
- Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Mitarbeiter. Ausgenommen sind beispielsweise unter Umständen leitende Angestellte.
- Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kann auf Arbeitnehmer übertragen werden, wenn du eine korrekte Erfassung ermöglichst. Als Arbeitgeber hast du aber eine Kontrollpflicht.
- Zur Arbeitszeiterfassung gibt es verschiedene analoge und digitale Methoden: Ausgedruckte Formulare, Excel-Tabellen, Apps oder Softwarelösungen bzw. Zeiterfassungstools.
- Beim Erfassen der Arbeitszeit und dem Speichern dieser Daten spielt die Datenschutzgrundverordnung eine Rolle, da es sich um personenbezogene Daten handelt.
Arbeitszeiterfassung: Was ist das?
Zeiterfassung bzw. Arbeitszeiterfassung umfasst alle Möglichkeiten, die tägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmenden zu dokumentieren. Es handelt sich dabei um den Zeitraum, in dem ein Arbeitnehmer seiner vertraglich geschuldeten Arbeitspflicht nachkommt. Zu den erfassten Arbeitszeitdaten zählen zum Beispiel auch Abwesenheit, Fehlzeiten, Plus- oder Minusstunden, Pausenzeiten, Urlaubszeiten oder Weiterbildungszeiten.
Bisher war die Arbeitszeiterfassung nur für Überstunden, Arbeit an Sonn- und Feiertagen oder grundsätzlich für Minijobber und verschiedene Berufsgruppen verpflichtend. Allerdings muss nun die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer erfasst werden. Die Arbeitszeiterfassung dient dem Schutz der Arbeitnehmer im Hinblick auf ihre physische und psychische Gesundheit. Das gilt insbesondere für Mitarbeiter im Homeoffice, die öfter dazu tendieren, zusätzliche Arbeitszeit dranzuhängen.
Die Arbeitszeiterfassung ist aus betriebswirtschaftlicher Sicht dem Aufgabengebiet des HR (Human Resources, Personalmanagement) zugeordnet.
Wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Die kurze Antwort darauf ist – sofort. Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) im sogenannten Stechuhr-Urteil entschieden, dass zukünftig alle Unternehmen in der EU die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter aufzeichnen müssen. Das blieb relativ unkonkret, bis das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 entschieden hat, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit, die Arbeitnehmer leisten, erfasst werden kann. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich für das BAG bereits aus der unionsrechtlichen Auslegung.
Viele Arbeitsrechtsexperten werten dieses Urteil als ‘Paukenschlag’. Denn das könnte zugleich auch das Ende der reinen Vertrauensarbeitszeit, bei der Anwesenheitszeiten nicht geprüft und die konkrete Arbeitszeit nicht kontrolliert wird, bedeuten. Bei Vertrauensarbeitszeit vertraut der Arbeitgeber darauf, dass die vereinbarte Arbeitsleistung auch ohne Anwesenheitskontrolle erledigt wird.
Ob mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung flexible Arbeitszeitmodelle aufrechterhalten werden können, bleibt abzuwarten. Im Koalitionsvertrag hatte die Regierung aber bereits angekündigt, prüfen zu wollen, welche Anpassungen im Arbeitsrecht sie durch das Urteil sehen und dass flexible Arbeitszeitmodelle, z. B. die Vertrauensarbeitszeit, weiterhin möglich bleiben sollen.
Wenn du bis jetzt auf eine umfassende Arbeitszeiterfassung verzichtet hast, musst du nicht mit Sanktionen rechnen, da es diesbezüglich bisher keine gesetzlichen Regelungen gab. Allerdings musst du ab sofort Arbeitszeiten erfassen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Wenn du bereits ein System zur Arbeitszeiterfassung nutzt, besteht für dich momentan kein akuter Handlungsbedarf. Sobald der Gesetzgeber konkrete Vorschriften zur Erfassung der Arbeitszeit macht, könnten gegebenenfalls Änderungen notwendig sein, zum Beispiel in der Art der Erfassung. Für die Änderung deines Zeiterfassungssystems benötigst du allerdings die Zustimmung des Betriebsrates.
Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet und wer ist befreit?
In einigen Branchen ist die Erfassung der Arbeitszeit schon seit längerem Pflicht, zum Beispiel im Baugewerbe, Personenbeförderungsgewerbe oder der Forstwirtschaft. Auch Paketzusteller und Minijobber müssen ihre Arbeitszeiten bereits dokumentieren.
Die vom EuGH beschlossene Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer. Ausgenommen sind derzeit lediglich leitende Angestellte, also Personen in Managementpositionen. Damit sind leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) gemeint, die zur selbstständigen Einstellung und Entlassung berechtigt sind.
Vorteile der Arbeitszeiterfassung
Die Erfassung der Arbeitszeit ist für dich natürlich ein kleiner Aufwand. Allerdings solltest du nicht nur aus rechtlichen Gründen keine Ausflüchte suchen, denn die Arbeitszeiterfassung hat auch Vorteile für dich. Mit dem Einsatz eines Systems zur Zeiterfassung, die oft auch zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel Urlaubsplanung übernehmen, sparst du dir beispielsweise Verwaltungsaufwand.
Grundsätzlich dient die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dazu, sicherzustellen, dass die zulässigen Arbeitszeiten nicht überschritten werden. Aufgrund deiner Fürsorgepflicht zeigt dir die Erfassung auch, wann du handeln und einschreiten musst. Denn durch die Arbeitszeiterfassung erfährst du, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten wurden.
Auch für Arbeitnehmer hat die Arbeitszeiterfassung Vorteile. Durch das feste Abstecken der Arbeitszeit können Arbeitnehmer nicht mehr aus Versehen Mehrstunden ansammeln. Überstunden werden also ordentlich erfasst. Durch die Zeiterfassung erhält der Mitarbeiter zusätzlich einen schnellen Einblick in seine geleisteten Stunden und seinen Resturlaub, wodurch er besser planen kann. Außerdem kann dein Mitarbeiter kontrollieren, ob du den Lohn auf Grund der erfassten Arbeitszeit korrekt abgerechnet hast.
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Arbeitszeitgesetz: Was muss ich als Arbeitgeber beachten?
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt beispielsweise die tägliche Regelarbeitszeit fest, die nicht mehr als acht Stunden umfassen darf. In engen Grenzen sind auch zehn Arbeitsstunden pro Tag möglich. Unter den Bedingungen eines entsprechenden Freizeitausgleichs ist gerade für Bereiche mit Schichtarbeit auch noch mehr erlaubt. Montag bis Samstag gelten dabei als Arbeitstage, sodass die gesetzliche Regelarbeitszeit 48 Stunden pro Woche ergibt. Eine Überschreitung von zehn Stunden täglich ist illegal.
Zuvor bestand für dich als Arbeitgeber auf Basis des Arbeitszeitgesetzes lediglich die Pflicht, die Arbeitszeit zu dokumentieren, die über acht Stunden täglich hinausgeht, sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Der deutsche Gesetzgeber hat das Urteil des EuGH bisher nicht in nationales Recht umgesetzt. Mit seiner Entscheidung ist das Bundesarbeitsgericht der Bundesregierung zuvorgekommen.
Zur Umsetzung der Arbeitszeiterfassung wurden durch das BAG-Urteil allerdings bereits einige Eckpunkte konkretisiert:
- Deine Verpflichtung, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Überstunden aufzuzeichnen
- Möglichkeit, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf deine Arbeitnehmer zu übertragen, insofern du eine korrekte Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden gewährleistest
- Aufzeichnung bzw. Erfassung der Arbeitszeit analog oder digital
Auf Basis der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts wird eine gesetzliche Grundlage für die Zeiterfassung verabschiedet. Die neuen Regularien sollen für alle Arbeitnehmer, wozu neben regulär Beschäftigten beispielsweise auch Auszubildende oder Berufskraftfahrer zählen, gelten. Ausgenommen sind unter anderem die Berufsgruppen Beamte, Soldaten oder Richter.
Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können schwerwiegende Folgen nach sich ziehen: Bußgelder bis zu 30.000 € oder auch Freiheitsstrafen sind mögliche Sanktionen. Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes wird von den Aufsichtsbehörden der Länder kontrolliert. Außerdem können deine Mitarbeiter Verstöße gegen das Gesetz beim Betriebsrat oder direkt bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden.
Was gehört alles zur Arbeitszeit?
Ohne sprichwörtliches Stempeln und klares Abgrenzen der Arbeitszeit ist oft nicht ganz eindeutig, wann die Arbeitszeit anfängt und wann sie endet. Beispielsweise zählt bei Berufen, für die eine Berufsbekleidung notwendig ist, bereits das Umziehen am Arbeitsplatz zur Arbeitszeit. Die sogenannte Rüstzeit, also die Zeit, die Mitarbeiter benötigen, um überhaupt mit ihrer Arbeit beginnen zu können (z. B. Hochfahren des PCs) gehört nur unter Umständen zur Arbeitszeit. Dies ist meist zusätzlich im Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung geregelt.
Aufgrund des Persönlichkeitsrechts musst du als Arbeitgeber die persönlichen Bedürfnisse deiner Mitarbeiter respektieren. Das bedeutet, auch der Gang zur Toilette oder in die Küche (bzw. zur Kaffeemaschine) zählt zur Arbeitszeit. Rauchen dagegen wird nicht als ein persönliches Bedürfnis gewertet und müsste daher, abhängig von den Forderungen des Arbeitgebers, in die Pause verlegt werden.
Wenn du Mitarbeiter im Außendienst hast und diese morgens regelmäßig direkt von daheim zum ersten Kunden fahren, zählt dies bereits zur Arbeitszeit. Die Mittagspause dagegen ist kein Bestandteil der Arbeitszeit im Sinne des Arbeitsgesetzes, da es sich dabei um eine Ruhepause handelt.
Du als Arbeitgeber gibst die entsprechende Anweisung, welche Tätigkeiten zur Arbeitszeit gehören bzw. ist in den Betriebsvereinbarungen festgeschrieben, wann die Arbeitszeit beginnt und endet.
Wie vermeide ich Überstunden und Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz?
Am Wochenende schnell ein paar E-Mails beantworten, abends nach Feierabend noch ein dienstliches Telefonat einschieben oder noch ein paar Minuten dranhängen, damit die Aufgabe noch fertig wird. Dabei sammeln sich Minuten an und werden schnell zu ein paar nicht erfassten Überstunden – Verstöße gegen das Arbeitsgesetz. Verstöße zu vermeiden liegt auch in deinem Interesse, da du nicht nur von Behörden überprüft, sondern auch von deinen Mitarbeitern gemeldet werden kannst.
Die Pflicht zur Zeiterfassung hilft dir dabei, nicht erfasste Überstunden oder nicht eingehaltene Pausenzeiten zu verhindern. Dadurch schaffst du zusätzlich einen Rahmen für Arbeitszeit, an dem sich deine Mitarbeiter orientieren können. Das bedeutet aber auch, dass du deine Mitarbeiter dazu anhalten solltest, die getrackten Zeiten auch einzuhalten. Das hat den Vorteil, dass du ein gesundes Arbeitsumfeld erschaffst, in dem deine Mitarbeiter produktiv agieren können.
Pausenregelung im Arbeitsrecht
Kennst du dich schon aus mit der Pausenregelung im Arbeitsrecht? Denn du bist verpflichtet, deinen Mitarbeitern Erholungspausen zu gewähren. Wie Arbeitspausen gesetzlich geregelt sind, wann sie doch zur Arbeitszeit gehören und welche Sonderregelungen es gibt, erfährst du in unserem Ratgeber.
Methoden der Arbeitszeiterfassung
Momentan steht noch nicht fest, wie die Arbeitszeit erfasst werden soll. Der EuGH gab lediglich vor, dass das System zur Arbeitszeiterfassung objektiv, verlässlich und zugänglich sein muss. Das System soll nicht nur eingeführt, sondern auch ordnungsgemäß angewandt werden. Obwohl viele bei der Zeiterfassung an die traditionelle Stechuhr denken, gibt es heute durch moderne Softwarelösungen verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu dokumentieren.
Händische Aufzeichnung bzw. Erfassung der Arbeitszeit ist dabei sowohl analog als auch digital bzw. elektronisch möglich, zum Beispiel:
- Excel-Tabellen
- Ausgedruckte Formulare
- Zeiterfassungs-App
- Softwarelösungen
Gängig ist beispielsweise ein stationäres System für die Mitarbeiter in einem Büro. Diese melden sich an einem Terminal an, zum Beispiel mittels Karte, Chip, Fingerabdruck oder per Login in einem Tool. In einigen Branchen ist auch der altbekannte Stundenzettel noch üblich. Dabei tragen sich Mitarbeiter per Hand bei Arbeitsbeginn und -ende in eine Liste ein.
Bei der digitalen Zeiterfassung am Desktop oder Smartphone wird der Beginn per Mausklick aufgezeichnet und bei Arbeitsende melden sich die Mitarbeiter wieder ab. Laut BAG-Urteil muss ein System zur Arbeitszeiterfassung nicht nur gesetzliche Regeln zum Datenschutz einhalten, sondern auch die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer gewährleisten.
Was ist elektronische Zeiterfassung?
Mit der elektronischen Zeiterfassung, einer modernen Form der Erfassung, werden analoge Methoden abgelöst. Die Arbeitszeiterfassung kann dabei auf verschiedenen Wegen stattfinden, zum Beispiel per Terminal und Software, im Web oder über eine App.
Eine elektronische Arbeitszeiterfassung ermöglicht eine exakte Erfassung der geleisteten Stunden, wobei die technischen Geräte mitunter Täuschung oder Missbrauch ausschließen. Außerdem übernehmen diese Systeme unter anderem auch die Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub, wodurch deine Personalabteilung entlastet wird.
Im Moment steht noch nicht fest, auf welche Weise die Zeiterfassung erfolgen wird. Es ist allerdings wahrscheinlich, dass mit dem Gesetzentwurf der Bundesregierung eine elektronische Erfassung der Arbeitszeit Pflicht wird.
Unterschiede zwischen manueller und elektronischer Arbeitszeiterfassung
Manuelle Arbeitszeiterfassung meint die händische Aufzeichnung der geleisteten Stunden. Ob per Stundenzettel oder App, der Mitarbeiter muss seine Stunden eigenständig eintragen und die Übermittlung an seinen Vorgesetzten sicherstellen. Diese Handhabung ist einfach und zumeist kostengünstig. Allerdings können Printversionen schnell verloren gehen, der Aufwand zur Bearbeitung ist hoch und die Angaben möglicherweise nicht ganz korrekt.
Bei einer elektronischen Arbeitszeiterfassung nimmt dir ein System das Tracking der geleisteten Stunden und Pausen ab. Du nutzt dafür beispielsweise fest installierte Hardwareterminals, bei denen sich deine Mitarbeiter täglich über ein Erfassungsmedium selbst ein- und auschecken. Ein solches Medium kann eine Magnetkarte, ein Transponder oder gechipter Schlüsselanhänger sein. Diese Software legt die getrackten Zeiten automatisch in einer Datenbank ab, wo du sie jederzeit abrufen kannst.
Eine elektronische Arbeitszeiterfassung bietet dir einige Vorteile: Du hast weniger Verwaltungsaufwand, das System ist wartungsarm und die Arbeitszeiterfassung ist weniger fehleranfällig. Außerdem können deine Mitarbeiter die aufgezeichneten Arbeitszeiten jederzeit einsehen.
Allerdings ist eine elektronische Zeiterfassung per Terminal örtlich begrenzt, eignet sich also weniger für Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice. Außerdem kommen höhere Kosten auf dich zu, nicht nur für die Anschaffung der Hardware oder für Lizenzen, sondern zum Beispiel auch für den Ersatz des Erfassungsmediums.
Praktische Umsetzung der Arbeitszeiterfassung – Nutzung von Zeiterfassungstool
Eine weitere Lösung der Zeiterfassung können für dich webbasierte bzw. mobile Softwarelösungen oder sogenannte Zeiterfassungstools sein. Bei einer mobilen Lösung werden die Arbeitszeiten über ein portables Gerät an die Zeiterfassungssoftware übermittelt. Bei dem Gerät kann es sich um ein Smartphone, Tablet oder Barcodescanner handeln. Eine mobile Lösung eignet sich optimal für Mitarbeiter außerhalb des Büros, zum Beispiel auf Geschäftsreise oder im Homeoffice. Du profitierst außerdem von weniger Verwaltungsaufwand und geringeren Kosten. Die Arbeitszeiterfassung funktioniert automatisch und alle Mitarbeiter können die erfassten Daten jederzeit einsehen.
Viele dieser Systeme verfügen mittlerweile außerdem über Erweiterungen, sodass du über diese beispielsweise auch Urlaubsanträge abwickeln kannst. Das spart dir weitere Arbeit und Zeit. Nachteil dabei ist, dass jeder Mitarbeiter zur Erfassung der Arbeitszeit über ein eigenes Eingabegerät verfügen muss.
Webbasierte Softwarelösungen bzw. Zeiterfassungstools, die online bedient werden können, sind eine weitere Möglichkeit zur Zeiterfassung. Bei der digitalen Software erhalten Mitarbeiter ortsunabhängigen Zugriff und können ihre Arbeitszeit eigenständig tracken. Du benötigst dafür kein Terminal oder ein technisches Gerät. Deinen Mitarbeitern werden lediglich individuelle Nutzerprofile eingerichtet.
Die Bedeutung von Datenschutz und Datensicherheit bei der Arbeitszeiterfassung
Durch die digitalen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung spielen auch Datenschutz und Datensicherheit eine große Rolle. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist relevant, da es sich bei den Arbeitszeiten um besonders schützenswerte personenbezogene Daten handelt.
Einen Datenmissbrauch oder die unerlaubte Weitergabe der Daten solltest du daher unbedingt verhindern. Du kannst dabei auf verschiedene Kontrollprinzipien setzen:
- Zugangskontrolle zu den Systemen zur Zeiterfassung, damit diese nicht von Unbefugten genutzt werden.
- Kontrolle der Eingabe, damit Veränderungen von Daten nachvollziehbar sind.
- Bei der Übertragung musst du das Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten verhindern (Weitergabekontrolle).
- Schutz der Daten vor Verlust oder Zerstörung (Verfügbarkeitskontrolle).
- Verarbeitung der Daten zur Arbeitszeiterfassung getrennt von anderen Daten.
- Keine Verwendung der Daten aus der Arbeitszeiterfassung für andere Zwecke.
Einsicht und Aufbewahrung der Zeiterfassung
Auf die Arbeitszeit eines Mitarbeiters haben nur der Arbeitnehmer selbst, der Arbeitgeber und das zuständige Personal Zugriff. Dafür wird eine Verfügbarkeit der Einsicht geregelt, damit keine wahllosen Zugriffe möglich sind.
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz) ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Aufzeichnungen der Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Nach der Datenschutzgrundverordnung muss die Speicherung dabei so erfolgen, dass keine dritte bzw. unbefugte Person Zugriff auf diese Informationen hat. Außerdem dürfen die erhobenen Daten nur so lange gespeichert werden, wie für den Zweck erforderlich.
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Effektive Gestaltung der Arbeitszeiterfassung – Tipps vom Händlerbund
Die Zeiterfassung musst du sofort einführen. Dabei solltest du darauf achten, dass du ein System wählst, welches dem Schutz deiner Mitarbeiter und ihrer Daten am besten gerecht wird. Die Zeiterfassung sollte für deine Mitarbeiter möglichst einfach und unkompliziert sein, sowohl in der Erfassung als auch in der Übertragung.
Wir empfehlen dir auch, deine Mitarbeiter über die Vorgänge und Veränderungen ausreichend zu informieren. Du kannst sie in einem Meeting zum Beispiel persönlich informieren, die von dir gewählte Methode bzw. das Tool vorstellen und zusätzlich das Arbeitszeitgesetz zu Informationszwecken bereitstellen.
Durch die Zeiterfassung gibt es sowohl für dich als auch für deine Mitarbeiter einen wesentlichen Nachteil – der Vertrauensverlust. Deine Mitarbeiter fühlen sich womöglich überwacht bzw. kontrolliert, woraus im schlimmsten Fall negative Stimmungen oder sogar Motivationsverlust resultieren können. Das wirkt sich auch negativ auf das Betriebsklima aus. Mit deiner gewählten Methode zur Arbeitszeiterfassung musst du versuchen, dem entgegenzuwirken.
Wenn du bisher auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt hast, dann kannst du das trotz Arbeitszeiterfassung weiterhin tun. Es handelt sich dabei um ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem Mitarbeiter zumeist eigenverantwortlich festlegen, wann ihre Arbeitszeit anfängt und endet oder wann sie ihre Pausen abhalten. Im Fokus steht lediglich die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit, die Pausenzeiten und nun auch die Erfassung der geleisteten Arbeitszeit.
Da die Aufsichtsbehörden jederzeit sämtliche Auskünfte von dir verlangen können, solltest du die Arbeitszeiterfassung immer aktuell halten und die Datensätze pflegen. Die Mitarbeiter dieser Behörden dürfen die Arbeitsstätte übrigens während der Arbeitszeit besichtigen, was auch für Tätigkeiten im Homeoffice gilt.
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Fazit zur Arbeitszeiterfassung
Es ist wichtig für dich, dich an die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu halten, um Sanktionen zu vermeiden. Mit einer Erfassungsmethode, die am besten zu deinen Mitarbeitern und ihrem Arbeitsalltag passt, wird es auch nur eine kleine Umstellung sein. Du solltest deine Mitarbeiter einerseits zum korrekten Tracking und Einhalten der Zeiten anhalten, ihnen aber andererseits nicht das Gefühl geben, sie zu kontrollieren. Für ein produktives Arbeitsumfeld benötigen sie eine Atmosphäre des Vertrauens, die du mit einem eigenständigen Erfassen der Arbeitszeit zum Beispiel per Web oder App erhalten kannst. Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, die ortsunabhängig genutzt werden können, geben dir außerdem die Möglichkeit, flexible Arbeitsmodelle aufrechtzuerhalten.
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