Auskunftspflichten
nach DSGVO

Zur Auskunft verpflichtet ist der Verantwortliche. Laut Artikel 4 Nummer 7 DSGVO ist der Verantwortliche "die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet". Verantwortlicher sind Sie hiernach beispielsweise dann, wenn Sie als Online-Händler auf Ihrer Webanalyse-Tools einsetzen.

In aller Regel müssen auf Antrag alle genannten Auskünfte kostenlos erteilt werden. Eine Ausnahme besteht bei offensichtlich unbegründeten und wiederholten Anfragen. Falls die Herausgabe der Daten aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen unmöglich ist, sind Sie nicht dazu verpflichtet. Wichtig ist, dass die Beweislast für das Vorliegen dieser Voraussetzungen beim Verantwortlichen liegt. Außerdem sollten Sie nicht untätig bleiben, sondern Ihre Weigerung begründen und den Antragsteller über seine rechtlichen Möglichkeiten aufklären.

Das Bundesdatenschutzgesetz enthält weitere Ausnahmen. Zum einen kann eine Auskunft verweigert werden, wenn der Aufwand unverhältnismäßig hoch wäre und die Daten nur aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften gespeichert sind. Das gleiche gilt für reine Archiv- und Protokollierungsdaten. Darüber hinaus besteht keine Auskunftspflicht, wenn ein Interesse an der Geheimhaltung besteht. Damit sind vor allem Daten gemeint, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften nicht herausgegeben werden dürfen. Relevant ist diese Ausnahme vor allem für Berufsgeheimnisträger wie Ärzte und Anwälte.

Die meisten Probleme entstehen durch einen Mangel an Wissen über die Relevanz von Auskunftsersuchen auf Grundlage der DSGVO. Unternehmen sollten alle Anfragen bezüglich personenbezogener Daten ernst nehmen und ihre Mitarbeiter darüber informieren, wie bedeutsam es ist, diesen Anfragen nachzukommen. Insbesondere in großen Unternehmen ist es sinnvoll, bestimmte Mitarbeiter für diese Aufgabe auszuwählen und ein einheitliches Vorgehen festzulegen. Dazu gehört auch ein bewusster und transparenter Umgang mit personenbezogenen Daten, denn es ist natürlich nahezu unmöglich schnell vollständige Informationen herauszugeben, wenn der zuständige Mitarbeiter nicht weiß, wo und wie die Daten beispielsweise im Rahmen von internen Vermerken verwendet werden.

Im folgenden finden Sie einen beispielhaften Ablauf einer Auskunftserteilung mit allen wichtigen Schritten:

Das Auskunftsverlangen muss als solches erkannt und an die zuständige Person weitergeleitet werden.

Mithilfe der Anfrage müssen alle notwendigen Daten festgestellt werden. Insbesondere sollten Sie herausfinden, welche eindeutig identifizierbare Person, die Auskünfte verlangt. Wichtig ist darüber hinaus, was die Person wissen möchte.

Sie können prüfen, ob sie zur Herausgabe der Daten nach der DSGVO verpflichtet sind bzw. ob möglicherweise ein gesetzliches Verbot (bspw. wenn die gewünschten Daten Dritte betreffen) gegen die Herausgabe der Daten spricht.

Die notwendigen Daten müssen gesammelt und zusammengeführt werden.

Die Daten müssen so aufbereitet werden, dass der Betroffene sie leicht finden und verstehen kann. Darüber hinaus muss eine mögliche Weigerung bestimmte Daten herauszugeben begründet werden.

Die Auskünfte müssen fristgerecht an den Betroffenen übermittelt werden. Die DSGVO verlangt eine unverzügliche Übermittlung der Daten. Spätestens innerhalb eines Monats müssen die Auskünfte erteilt worden sein. Sollte diese Zeit beispielsweise aufgrund einer besonders hohen Datenmenge nicht ausreichen, kann die Frist auf drei Monate verlängert werden. Dies müssen Sie dem Betroffenen mitteilen und begründen. Hierbei kann u.a. ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter helfen.

Website-Betreiber müssen die gewünschten Auskünfte unentgeltlich zur Verfügung stellen. Die gewünschten Auskünfte müssen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags, dem Antragsteller zur Verfügung gestellt werden. Wir stellen Ihnen hierfür auch einige Muster für die Auskunftserteilung zur Verfügung.

Fristverlängerung: Eine Fristverlängerung um weitere zwei Monate ist möglich, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist.

Der Betroffene kann die zuständige Aufsichtsbehörde informieren. Diese wird den Fall prüfen und gegebenenfalls ein Bußgeld verhängen. Darüber hinaus haben Betroffene auch die Möglichkeit die Auskünfte einzuklagen. Dadurch entstehen Anwalts- und Gerichtskosten. Außerdem kann das Gericht ein Zwangsgeld verhängen.