Auskunftspflichten nach DSGVO
Jede betroffene Person hat Auskunftsrechte, welche neben den Informationspflichten durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) festgelegt bzw. erweitert wurden. Die Umstellung der DSGVO musste bis spätestens 25.05.2018 erfolgen.
Die Erweiterungen der Auskunftspflichten erfolgt über eine Klausel in der Datenschutzerklärung. Fehlt diese Klausel ab dem genannten Stichtag, sind Online-Händler abmahngefährdet. Schütze dich vor Abmahnung und werde Mitglied beim Händlerbund.
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Wissenswertes zum Thema Auskunftspflichten nach DSGVO
Welche Informationen muss ein Händler auf Anfrage bereitstellen?
Hier sind die wesentlichen Inhalte, die ein Unternehmen oder eine Organisation offenlegen muss:
- Bestätigung, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden: Die betroffene Person hat das Recht, zu erfahren, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden oder nicht.
- Zwecke der Verarbeitung: Der Verantwortliche muss mitteilen, zu welchen Zwecken die personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
- Kategorien personenbezogener Daten: Die betroffene Person muss darüber informiert werden, welche Kategorien von Daten über sie verarbeitet werden (z. B. Kontaktdaten, Kaufverhalten, Gesundheitsdaten).
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern: Es muss offengelegt werden, an wen die personenbezogenen Daten weitergegeben wurden oder noch weitergegeben werden (z. B. Dienstleister, Partnerunternehmen, Behörden).
- Dauer der Speicherung bzw. Kriterien zur Festlegung dieser Dauer: Die betroffene Person muss darüber informiert werden, wie lange ihre Daten gespeichert werden oder nach welchen Kriterien die Speicherdauer bestimmt wird.
- Rechtsbelehrung: Es muss über die Rechte informiert werden, die der betroffenen Person zustehen, einschließlich des Rechts auf Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung. Die betroffene Person hat das Recht, ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern technisch möglich. Die anfragende Person muss zudem informiert werden, dass sie das Recht hat, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn sie der Meinung ist, dass ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden.
- Quelle der Daten (falls die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden): Wenn die personenbezogenen Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben wurden, muss die Quelle dieser Daten offengelegt werden.
Wie schnell muss auf ein Auskunftsersuchen reagiert werden?
Auf ein Auskunftsersuchen muss in der Regel innerhalb von einem Monat reagiert werden. Diese Frist beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem das Unternehmen das Ersuchen erhält. In komplexen Fällen oder bei einer hohen Anzahl von Anfragen kann diese Frist um maximal zwei weitere Monate verlängert werden, wobei die betroffene Person innerhalb des ersten Monats über die Verzögerung und deren Gründe informiert werden muss
Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur Auskunftserteilung?
In aller Regel müssen auf Antrag alle genannten Auskünfte kostenlos erteilt werden. Eine Ausnahme besteht bei offensichtlich unbegründeten und wiederholten Anfragen. Falls die Herausgabe der Daten aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen unmöglich ist, bist du nicht dazu verpflichtet. Wichtig ist, dass die Beweislast für das Vorliegen dieser Voraussetzungen beim Verantwortlichen liegt. Außerdem solltest du nicht untätig bleiben, sondern deine Weigerung begründen und den Antragsteller über seine rechtlichen Möglichkeiten aufklären.
Gibt es Ausnahmen, die nur in Deutschland greifen?
Das Bundesdatenschutzgesetz enthält weitere Ausnahmen. Zum einen kann eine Auskunft verweigert werden, wenn der Aufwand unverhältnismäßig hoch wäre und die Daten nur aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften gespeichert sind. Das Gleiche gilt für reine Archiv- und Protokollierungsdaten. Darüber hinaus besteht keine Auskunftspflicht, wenn ein Interesse an der Geheimhaltung besteht. Damit sind vor allem Daten gemeint, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften nicht herausgegeben werden dürfen. Relevant ist diese Ausnahme vor allem für Berufsgeheimnisträger wie Ärzte und Anwälte.
Wie können sich Unternehmen auf Auskunftsersuchen vorbereiten?
Die meisten Probleme entstehen durch einen Mangel an Wissen über die Relevanz von Auskunftsersuchen auf Grundlage der DSGVO. Unternehmen sollten alle Anfragen bezüglich personenbezogener Daten ernst nehmen und ihre Mitarbeiter darüber informieren, wie bedeutsam es ist, diesen Anfragen nachzukommen. Insbesondere in großen Unternehmen ist es sinnvoll, bestimmte Mitarbeiter für diese Aufgabe auszuwählen und ein einheitliches Vorgehen festzulegen. Dazu gehört auch ein bewusster und transparenter Umgang mit personenbezogenen Daten, denn es ist natürlich nahezu unmöglich, schnell vollständige Informationen herauszugeben, wenn der zuständige Mitarbeiter nicht weiß, wo und wie die Daten beispielsweise im Rahmen von internen Vermerken verwendet werden.
Was gilt bzgl. der Gebühren und Fristen der Auskunftserteilung?
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