Warum brauche ich ein Kontaktformular?
Die Kontaktdaten müssen in ein Formular eingetragen werden. Diese Daten müssen wahrheitsgemäß angegeben werden und eine Kontaktnachverfolgung ermöglichen. Es sind also die Daten zu erheben, die eine Erreichbarkeit der Person sicherstellen. Die erhobenen Kontaktdaten musst du innerhalb von vier Wochen nach der Erhebung löschen.
Vorschau Muster Kundendaten Formularvorlage
Das Formular, in dem deine Kunden ihre Daten eintragen, sieht für Dienstleister/Gastronomen in Nordrhein-Westfalen (NRW) beispielsweise so aus:
Formular zur Erhebung von Kundendaten zur Eindämmung der Corona-Pandemie
Zur Eindämmung der Corona-Pandemie, sind wir gesetzlich verpflichtet, Ihre nachfolgenden Daten zu erheben und zu speichern.
Sollten Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können wir die gewünschte Dienstleistung leider nicht erbringen und müssen Ihnen den Aufenthalt in unserem Geschäft verweigern.
Ausführliche Informationen zur Nutzung Ihrer Daten finden Sie in den Datenschutzhinweisen.
vollständiger Name: .............................................................
Adresse: .............................................................
Telefonnummer: .............................................................
Datum des Besuchs*: .............................................................
Tischnummer*: .............................................................
*vom Personal auszufüllen
Datenschutzhinweise zur Erhebung personenbezogener Daten zur Eindämmung der Corona-Pandemie
„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Zur Einhaltung der geltenden Corona-Schutz-Verordnung sind wir gesetzlich verpflichtet, Ihren Besuch in unserem Geschäft zu dokumentieren. Dies dient dem Zweck, eine Nachverfolgung von Infektionsketten zu ermöglichen sowie die Gesundheit unserer Kunden und Angestellten zu schützen.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 2a, 14 Abs. 1 Coronaschutzverordnung NRW, Punkt I. 4. der Anlage „Hygiene- und Infektionsschutzstandards“ zur CoronaSchVO NRW.
Die Daten verbleiben intern und werden nur auf Anfrage und unter Vorlage der entsprechenden Rechtsvorschrift seitens der Gesundheitsbehörde an diese übermittelt. So wird sichergestellt, dass der Zweck gewahrt wird. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht.
Nach vollständiger Vertragsabwicklung werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben für einen Monat gespeichert und dann nach Fristablauf gelöscht, sofern Sie der weitergehenden Verarbeitung und Nutzung nicht zugestimmt haben.
Rechte der betroffenen Person
Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte nach Art. 15 bis 20 DSGVO zu: Recht auf Auskunft, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit.
Kontaktieren Sie uns auf Wunsch.
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Wichtig
Aktuell ist es keine Pflicht das Formular zur Verfügung zu stellen.
Informationen zur Corona-Hilfe
Vor Abmahnungen schützen
Corona-Studien und Infografiken vom Händlerbund
FAQ Kundendaten für Online- und stationäre Händler
Auf welcher Rechtsgrundlage bezieht sich das Kontaktformular?
Rechtsgrundlage für die Erfassung von Kontaktdaten sind die Corona-Schutz-Verordnung (CoronaSchVO), die Corona-Notfall-Verordnung und die Corona-Bekämpfungsverordnung (CoBeVO). Die Erhebung, Speicherung und eventuelle Übermittlung von personenbezogenen Daten erfolgt an das entsprechende Gesundheitsamt, um die Nachverfolgbarkeit von Infektionen mit dem Coronavirus zu ermöglichen. Die Datenverarbeitung steht außerdem in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1. c der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Darf die Leistungserbringung von der Bereitschaft des Kunden, das Formular auszufüllen, abhängig gemacht werden?
Klares Ja. Wenn dein Kunde die erfragten Daten zur Nachverfolgung nicht angeben möchte, kannst du ihm deine Dienstleistung bzw. den Aufenthalt in deinem Geschäft verweigern.
Was gibt es bei den Formularen Wichtiges zu beachten?
Bei der Aufnahme der Kontaktdaten per Formular gibt es einiges zu beachten:
- Der Kunde muss klar darüber informiert werden, aus welchem Grund welche Daten unter welchen Bedingungen gespeichert werden.
- Die Datenerhebung erfolgt nur zum Zweck des Nachvollzugs der Infektionsketten. Sie dürfen daher für keinen anderen Zweck, z. B. für Werbung, verwendet werden.
- Jeder Kunde trägt sich eigenständig in ein eigenes Formular ein und unterschreibt dieses.
- Es dürfen nicht mehr Daten erfasst werden, als zur Nachverfolgung der Infektion notwendig. Dazu gehören: Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, Datum und Zeitpunkt des Betretens und Verlassens des Betriebs.
- Eine große bzw. lange Liste zur Aufnahme mehrerer Kundendaten ist nicht zulässig, denn die Daten sind vor Unbefugten zu schützen.
- Daher müssen die Kontaktformulare auch sicher außerhalb des Zugriffsbereichs von Dritten verwahrt werden, zum Beispiel abgeheftet in einem Ordner.
- Die Daten dürfen nicht länger als notwendig aufbewahrt werden. Maximal werden sie jedoch für vier Wochen gespeichert und dann so vernichtet, dass keine Daten mehr erkennbar sind, zum Beispiel durch Schreddern.
- Der Kunde hat zu jedem Zeitpunkt die volle Verfügungsgewalt über seine personenbezogenen Daten. Er hat also ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung der Daten, außerdem eine Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Er kann bei der zuständigen Aufsichtsbehörde jederzeit eine Beschwerde einreichen.
- Ohne die Angabe der Daten kann dem Kunden der Besuch des Betriebs untersagt werden.
Warum dürfen die Daten nicht öffentlich ausliegen?
Die Institutionen bzw. Verantwortliche, die Kontaktdaten erheben, haben sicherzustellen, dass eine Kenntnisnahme der Daten durch Unbefugte ausgeschlossen ist. Grundlage dafür ist § 28a Abs. 4 S. 2 Infektionsschutzgesetz (IfSG). Für den Vollzug der Verordnung sind neben den Gesundheitsämtern die örtlichen Ordnungsbehörden zuständig, sodass die Kontaktdaten auch an keine anderen Stellen übermittelt werden dürfen.
Wann muss ich die Daten löschen?
Die erhobenen Daten können nur für eine Dauer von vier Wochen gespeichert werden. Anschließend sind sie zu löschen bzw. zu vernichten und/ oder auf Anforderung an das Gesundheitsamt für den angegebenen Zweck zu übermitteln.
Geschrieben von
Sandra May
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