Krankmeldung » Rechte und Pflichten am Arbeitsplatz

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Melden sich Arbeitnehmer krank, dann weisen sie damit nach, dass sie aufgrund einer Erkrankung für einen bestimmten Zeitraum nicht in der Lage sind, ihre vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erfüllen. Sobald Arbeitnehmer feststellen, dass sie nicht arbeiten können, wird die Krankmeldung fällig. Dieser Ratgeber soll darüber informieren, welche rechtlichen Vorgaben bei einer Krankmeldung einzuhalten sind und welche möglichen Konsequenzen Pflichtverletzungen haben können. 

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Krankmeldung – Kurz & Kompakt 

    1. Im Arbeitsrecht unterscheidet man zwischen Krankmeldung und Krankschreibung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Die Krankmeldung muss bereits am ersten Tag der Erkrankung erbracht werden.
    2. Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer informieren.
    3. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz ab dem vierten Krankheitstag vorzulegen.


Rechte und Pflichten bei Krankmeldung

Wer krank und somit arbeitsunfähig ist, muss nicht zur Arbeit erscheinen. Das gilt sowohl für den Weg ins Büro, als auch für den Gang zum heimischen Schreibtisch im Homeoffice. Denn wer krank ist, soll von seiner Erkrankung genesen können. Nicht immer ist es dafür notwendig, sofort zum Arzt zu gehen. 

Wann eine ärztliche Krankschreibung vorzulegen ist, regelt das Gesetz: Demnach wird eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung laut dem Entgeltfortzahlungsgesetz ab dem vierten Krankheitstag fällig. Doch die Unternehmen sind dazu berechtigt, festzulegen, dass die Bescheinigung bereits eher vorgelegt werden muss. Wer infolge von Krankheit unverschuldet arbeitsunfähig ist, ist von seiner vertraglichen Pflicht zur Erbringung seiner Arbeitsleistung befreit.

 

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Krankmeldung und Krankschreibung

Unterschieden werden muss zwischen der Krankmeldung und der Krankschreibung, besser Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung genannt. Die Krankmeldung muss durch den Arbeitnehmer selbst erfolgen. Er ist verpflichtet, dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Sie dient also als reine Information über eine Erkrankung. Diese muss auch ohne Gang zum Arzt erfolgen.

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Beispiel

Ein Arbeitnehmer fühlt sich aufgrund einer Erkältung nicht in der Lage, seine arbeitsvertraglich geschuldete Leistung zu erbringen. Er hält einen Tag Erholung zur Genesung für ausreichend und einen Arztbesuch für diesen einen Tag nicht für notwendig. Nach dem Gesetz muss er dafür auch keine Krankschreibung vorlegen. Dennoch muss er sich auch für diesen einen Tag unverzüglich bei seinem Arbeitgeber krankmelden.


Eine Krankschreibung hingegen wird durch einen Arzt ausgestellt, der die Arbeitsunfähigkeit bestätigt. Diese muss wiederum beim Arbeitgeber laut Gesetz spätestens ab dem vierten Tag der Krankheit vorgelegt werden. 

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Beispiel

Merkt der erkältete Arbeitnehmer, dass ein Tag zu seiner Genesung nicht ausreicht, muss er sich zwar ebenfalls beim Arbeitgeber krankmelden, aber auch einen Arzt aufsuchen, um spätestens am vierten Krankheitstag dem Arbeitgeber eine Krankschreibung vorlegen zu können.

 

Ablauf einer Krankmeldung 

Wann und wie erfolgt eine Krankmeldung?

Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) ist der Arbeitnehmer dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Unverzüglich bedeutet „ohne schuldhaftes Zögern“, demnach wird die Meldung zu dem Zeitpunkt fällig, sobald der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit feststellt.

Wer erkrankt ist, muss sich also, sobald er weiß, dass er nicht arbeiten kann, bei der Personalabteilung und/oder seinem direkten Vorgesetzten krankmelden, am besten noch vor Arbeitsbeginn. Wie die Krankmeldung zu erfolgen hat, darüber gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Grundsätzlich sind Arbeitnehmer darin frei, ob sie ihren Arbeitgeber telefonisch in Kenntnis setzen oder eine E-Mail schreiben. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Nachricht den Arbeitgeber auch zeitnah erreicht.

Das Unternehmen kann allerdings auch festlegen, in welcher Form eine Krankmeldung zu erfolgen hat. Das kann in etwa der Fall sein, wenn es die Unternehmensabläufe nicht zulassen, dass ständig die neuesten E-Mails gelesen werden. Dann kann der Arbeitgeber vorschreiben, dass die Krankmeldung per Telefon erfolgen muss, um sicherzustellen, dass die Meldung auch beim Arbeitgeber ankommt. Diese vorgegebenen Formalitäten sind von den Arbeitnehmern einzuhalten.

Krankschreibung

Nach dem EntgFG muss ab dem vierten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden. Das Unternehmen kann jedoch auch  im Arbeitsvertrag oder einer Zusatzvereinbarung einen früheren Zeitpunkt bestimmen. Dann kann auch schon ab dem ersten Krankheitstag eine Bescheinigung fällig sein. Aber auch eine Vereinbarung über einen späteren als den vierten Tag kann getroffen werden.

Musste der Arbeitnehmer zuvor für die Krankmeldung noch selbst tätig werden und sich bei seinem Arbeitgeber melden, ist für den Erhalt einer Krankschreibung der Gang zum Arzt notwendig. Der behandelnde Arzt stellt dann nach einer Untersuchung die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus. 

Telefonische Krankschreibung

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Seit dem 7. Dezember 2023 ist die telefonische Krankschreibung dauerhaft möglich. Mit dieser Regelung sollen vor allem überfüllte Arztpraxen entlastet werden. Allerdings ist das nur unter gewissen Bedingungen zulässig. So muss die Patientin oder der Patient der jeweiligen Arztpraxis bereits bekannt sein und es muss sich um eine leichte Erkrankung handeln. Zeitlich ist die telefonische Krankschreibung auf einen Zeitraum von fünf Tagen begrenzt. Wurde schon eine Erstbescheinigung vom Arzt ausgestellt, kann eine Folgebescheinigung ebenfalls telefonisch erfolgen.

Krankschreibung einreichen

Seit dem 1. Januar 2023 gibt es den „gelben Schein“ nicht mehr. Abgelöst wurde er durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Betroffen sind davon die gesetzlich versicherten Arbeitnehmer. Diese müssen seitdem nicht mehr selbst den Schein an den Arbeitgeber übermitteln. Die Arztpraxen übermitteln nun die Informationen zur Krankschreibung digital an die Krankenversicherung des Patienten, welche wiederum alle Daten für die Arbeitgeber bereitstellt.

 

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Aber Achtung:

 Bereitstellen bedeutet nicht übermitteln! Die Krankenkassen müssen die Daten nur vorhalten. Für das Abrufen sind die Arbeitgeber selbst zuständig. 

 

 

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Dauer und Verlängerung

Arbeitnehmer sind bereits bei der Krankmeldung dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber über die mögliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit und ob ein Besuch beim Arzt geplant ist, zu berichten. Nach Erhalt der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss der Arbeitgeber über die genaue Dauer der Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Eine Gesundmeldung ist vom Gesetz nicht vorgesehen und damit auch nicht notwendig.

Fühlt sich der Arbeitnehmer auch nach Ablauf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung noch krank, muss eine Verlängerung bzw. eine Folgebescheinigung beim Arzt eingeholt werden. Der Arbeitgeber ist schnellstmöglich über die Verlängerung in Kenntnis zu setzen.

Datenschutz und ärztliche Schweigepflicht

Der Arbeitgeber muss zwar über das Bestehen einer Erkrankung an sich informiert werden. Welche konkrete Erkrankung der Arbeitnehmer hat, geht den Arbeitgeber aber nichts an. Daher muss der Arbeitnehmer nichts dazu berichten und auch der auf der Krankschreibung vermerkte Code ist für die Krankenkasse bestimmt und nicht für den Arbeitgeber. 

Ärzte unterliegen der Schweigepflicht und dürfen dem Arbeitgeber grundsätzlich nicht über die Erkrankung des Arbeitnehmers Auskunft erteilen.

 

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Langzeiterkrankungen

Dauert die Erkrankung des Arbeitnehmers länger als sechs Wochen an, hat der Arbeitgeber einen Anspruch auf die Information über das Vorliegen einer Fortsetzungserkrankung. Diese Informationen kann er gegenüber dem Arbeitnehmer oder auch der Krankenkasse geltend machen. Sinn und Zweck dieser Regelung ist es, dass der Arbeitgeber im Falle einer Folgeerkrankung erkennen kann, ob er weiter zur Entgeltfortzahlung verpflichtet ist. 

 

Was Arbeitnehmer bei einer Krankmeldung dürfen

Sind Arbeitnehmer krank und bleiben aufgrund dessen der Arbeit fern, so müssen sie alles unterlassen, was ihre Genesung verzögern könnte. Das bedeutet nicht immer zwingend im Bett bleiben zu müssen. Entscheidend ist, was der Arzt verordnet. Einkäufe in Apotheken oder Supermärkten sind jedoch möglich, solange keine strikte Bettruhe verordnet wurde. Arbeitnehmer sind in der Verantwortung, alles dafür zu tun, schnellstmöglich wieder gesund zu werden.

Der Arzt bescheinigt mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung lediglich die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Genesen Arbeitnehmer bereits vor Ablauf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, dürfen sie auch ohne zusätzliche ärztliche Bescheinigung an den Arbeitsplatz zurückkehren. Sie sind dann ganz normal unfall- und krankenversichert.

 

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Arbeitnehmer haben nach § 3 EntgFG während der Zeit der Krankmeldung einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer nach dem Gesetz einen Anspruch darauf haben, ihren Lohn auch im Krankheitsfall zu erhalten. Für die ersten sechs Wochen erfolgt diese durch den Arbeitgeber. Danach ist die Krankenkasse dafür verantwortlich. In der Regel beträgt das durch die Krankenkasse ausgezahlte Krankengeld 70 Prozent des letzten Bruttogehalts, jedoch maximal 90 Prozent des Nettogehalts. 

 

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Konsequenzen bei verspäteter Krankmeldung

Halten sich Arbeitnehmer nicht an die Vorgaben, sich entsprechend der Förderung ihrer Genesung zu verhalten, droht ihnen eine Abmahnung im Arbeitsrecht und im schlimmsten Fall auch eine Kündigung. Das gleiche gilt auch, wenn Arbeitnehmer sich verspätet krankmelden. Bei einem einmaligen Verstoß wird eine Abmahnung noch nicht gerechtfertigt sein. Häufen sich verspätete Krankmeldungen oder Krankschreibungen, muss der Arbeitnehmer aber mit einer Abmahnung oder in extremen Fällen mit einer Kündigung rechnen. Entscheidend ist immer der Einzelfall.

 

 

Fazit Krankmeldung im Arbeitsrecht

Arbeitnehmer sind bereits ab dem ersten Tag einer Erkrankung dazu verpflichtet, sich unverzüglich bei ihrem Arbeitgeber krankzumelden. Spätestens am vierten Tag einer Erkrankung muss eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden. Die konkrete Art der Erkrankung darf der Arbeitgeber nicht erfragen. Wer unverschuldet arbeitsunfähig ist, ist gleichwohl von seiner Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung befreit. 

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FAQ Krankmeldung

Wie oft darf man sich krankmelden?

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie oft sich Arbeitnehmer krankmelden dürfen. Einzelne arbeitsvertragliche Regelungen dazu wären unlauter. Jedoch gilt ab 30 Fehltagen (sechs Wochen) eine mögliche Kündigung als zumutbar.

Muss ich im Homeoffice eine Krankmeldung abgeben? 

Auch im Homeoffice gelten die gleichen Voraussetzungen wie im Büro. Krankmeldung und Krankschreibung sind genauso einzureichen. 

Was tun bei Verdacht auf eine ungerechtfertigte Krankmeldung? 

Der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt ein hoher Beweiswert zu. Das hat die Rechtsprechung immer wieder betont. Hat der Arbeitgeber berechtigte Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit, ist der Arbeitnehmer beweispflichtig. 

Wie verhalte ich mich, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub krank wird?

Erkrankt ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs, verfallen diese Tage nicht. Schließlich dient der Urlaubsanspruch der Erholung. Diese kann im Krankheitsfall jedoch nicht stattfinden. Arbeitnehmer müssen sich also auch im Urlaub krankmelden, um den Urlaubsanspruch gutgeschrieben zu bekommen. Dieser muss dann neu beantragt werden und darf nicht eigenmächtig an die Krankentage angehängt werden. 

Kann ich einen Mitarbeiter um ein detailliertes Attest bitten?

Der Datenschutz verbietet es, den Arbeitnehmer nach genauen Details seiner Erkrankung zu fragen. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer seine Erkrankung meldet und über welche Dauer sie sich voraussichtlich erstrecken wird. Um welche Erkrankung es sich handelt, geht den Arbeitgeber nichts an.

 

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